Estamos cambiando; ¿vamos todos hacia el mismo lugar?
En todo proceso de cambio organizacional es preciso que desde la dirección hasta las bases tengan claro cuál es la visión de ese cambio, así como el compromiso para recorrer ese camino y el tercer paso del Modelo de Cambio de Kotter lo señala perfectamente
Crear una visión que respalde el cambio
Todo inicia con ese sentido de urgencia, paso 1 del modelo; que intenta prever lo que sucederá en un futuro y cómo el cambio que la dirección propone enfrentará con éxito las posibles dificultades o bien cómo el negocio al visualizar nuevas oportunidades decide crearlas y abrirse a las posibilidades de aprovechar estas oportunidades.
Sea cual sea la situación, una vez que se decide el cambio este requiere planeación y seguimiento.
Aún cuando en los conceptos se puede estar de acuerdo es importante estar seguros de que el cambio significa lo mismo para todos, si cada uno de los líderes tiene su personal visión del cambio, matizado por sus paradigmas, preferencias, estilos y hasta conveniencias; sería un error no abrir un debate sobre la situación futura para que el equipo de líderes involucrados piense, refute, y llegue a las mismas conclusiones. Sólo si contamos con el apoyo de los que toman decisiones se puede intentar implantar el cambio con éxito.
El proceso de cambio inicia cuando se tiene una visión de cómo pueden o deben ser las cosas y hacer que esa visión sea clara y comprensible para todos los involucrados es fundamental para el cambio que se desea.
El enemigo del cambio es la resistencia es por eso necesario elaborar la visión, que ésta sea fácil de comprender y transmitir para que todo involucrado en el cambio tenga claro cómo ve la organización el futuro al aplicar el cambio, el lugar adónde se quiere llegar y la estrategia elegida para alcanzar las bondades que el cambio traerá.
Crear la visión requiere del trabajo en equipo, la colaboración e ideas de todos, definición de los valores fundamentales y el diseño conjunto de esa visión que será compartida una vez que nos hemos asegurado de que significa lo mismo para todos y para que los miembros de esta coalición puedan comunicar esa visión de manera clara y concisa.
Una herramienta práctica y hasta lúdica es el Canvas para la declaración de la visión De Cambio
Contexto del cambio
Se decide en el área de TI, de la empresa la implementación de Agilidad, algunos desarrollos se han iniciado con agilidad, otros se seguirán haciendo por la metodología de Waterfall, sin embargo, estos desarrollos dentro del área de TI han provocado una subcultura dentro del área, entre los que hacen agilidad y los que no.
En nuestro rol de equipo consultor y con Director y Gerentes; se decide como uno de los primeros pasos el definir cuál es la visión del área de TI para este cambio hacia la implementación Agile, se trabaja con ellos para encontrar en conjunto cuál es esa visión del cambio hacia agilidad, mismo que les ayudará no solamente a la implementación de Agilidad sino a la elección de la estrategia, trazar el plan de implementación, seguimiento y medición del éxito.
Para esta definición de la Visión elegimos el Canvas de Declaración de la Visión del Cambio
Haciendo una mezcla de trabajo individual y en equipos, esta herramienta permitió al equipo con el que se aplicó el llegar en dos sesiones de 2 horas, a la definición del cambio que quieren lograr.
Implementación:
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Utilizando esta herramienta se da acceso a cada participante a su propio Canvas de declaración de visión, y es en este mismo Canvas el que después llenaron en equipo, como se explica a continuación
SESION 1 (2 horas)
1. Se explicó que el objetivo del ejercicio era Diseñar la visión del cambio que estará viviendo la organización.
2. Cada uno de los 6 participantes trabajo en su Canvas Individual (20 minutos)
3. Cada uno de los participantes explicó su Canvas al grupo (5 minutos por persona)
4. Se hicieron 3 parejas y trabajaron en la creación de un Canvas conjunto por pareja (10 minutos)
SESION 2 (2 horas)
1. Cada pareja hizo la presentación de su Canvas de pareja (5 minutos)
2. Se hicieron 2 grupos (triadas) cada grupo refinó los Canvas de los trabajos anteriores (20 minutos)
3. Cada equipo presenta su trabajo final 10 minutos
4. En sesión abierta entre los dos equipos definieron la visión final con las dos opciones desarrolladas
Principales aprendizajes como facilitador
Ø El trabajo iterativo permitió a los participantes llegar al final con la propuesta que había pasado todos los filtros
Ø La discusión entre los participantes permitió la comprensión de las diferentes visiones del cambio y los objetivos, dependiendo del área y su perspectiva
Ø Al final los participantes se mostraron contentos con el resultado final, comprometidos ya que fue la creación de todos, con las visiones de todos, logrando de esta manera que compartir la visión tuviera menores resistencias ya que atendía a las inquietudes y necesidades de todos los involucrados en el proceso de cambio.
Ø Personalmente me pareció una herramienta práctica y sencilla que seguramente usaré en un futuro, ya que da estructura y dirección al grupo al momento de desarrollarla y permite encuadrar el trabajo del equipo en la visión, evitando las desviaciones del objetivo del ejercicio
En la búsqueda de seguir capacitándome y ampliar conocimientos la certificación Agile Change Leadership de F&M Consulting con Erick Masgo Dávila y Akira Bloise Molina, cumplió su objetivo. Mil gracias a Erik y Akira y a todos los participantes por hacer este entrenamiento interesante y ameno