Estos son los convocados al 'comité especial de costos' | por Juano Ramos

Ni hardware, ni software. Lo primero a considerar para alcanzar el éxito en la implantación de un sistema de contabilidad de costos, además de la convicción de que es necesario para la gestión del negocio, es el equipo humano de trabajo, en buena cuenta, son las personas y su nivel de compromiso las que llevarán a buen término un proyecto.

Cada organización precisa de soluciones a la medida de sus necesidades, el sistema de costos reales no es la excepción. La dinámica y controles de los procesos de producción pueden ser muy diferentes entre una empresa y otra, incluso perteneciendo al mismo rubro industrial.

La trascendencia del COMITÉ ESPECIAL DE COSTOS, radica en que sus integrantes son quienes mejor conocen los controles e información que generan sus respectivas áreas, y saben cómo pueden ponerla a disposición del proyecto.

Existen tres etapas para poner en marcha el sistema de costos: 1) Estudio y diseño del modelo de costos, 2) Implantación del sistema de costos, y 3) Análisis y evaluación de los resultados. A continuación, les detallo las funciones que deben desempeñar el "equipo estratégico" y el "equipo ejecutor", responsables de las dos primeras etapas, sabiendo que la tercera etapa aglutina a todos los mencionados.

1) Estudio y diseño del modelo de costos: EQUIPO ESTRATÉGICO

Montar un sistema de costos implica una etapa de definición del modelo que se debe aplicar, donde se establecen las necesidades de información y los parámetros clave para su funcionamiento. En un escenario promedio el EQUIPO ESTRATÉGICO estará conformado por:

• Gerente general, es quien posee la visión estratégica del negocio y tiene como responsabilidad llevar a la empresa a buen puerto, por consiguiente, conoce bastante bien el detalle de la información que necesita para tomar decisiones;
• Contador general, tiene a su cargo los registros contables y conoce la factibilidad de acumular los costos de producción mensual por cada etapa o segmento productivo;
• Gerente o jefe de producción, es quien gestiona los procesos de fabricación de la empresa y la utilización de los recursos para su operación, además conoce los controles existentes en planta y los datos con que se cuenta.

A mis alumnos de ESCUELA DE COSTOS siempre les digo que el "modelo de costos" viene a ser como el PLANO DE UN ARQUITECTO, debido a lo fundamental de esta etapa para lo que vamos a "construir" después. Ahora que tenemos claro lo que la gerencia necesita y los datos que cada área puede aportar, llegó la hora de poner "manos a la obra".

2) Implantación del sistema de costos: EQUIPO EJECUTOR

La implantación del sistema de costos significa hacer efectivo el modelo de costos diseñado, responsabilidad que recae en el EQUIPO EJECUTOR, a conformarse de la siguiente manera:

• Jefe o analista de costos, es quien se encarga que recibir los datos de Producción y Contabilidad, y procesarlos de acuerdo a los procedimientos establecidos en el "modelo de costos", además de elaborar los reportes y cuadros de mando (dashboards), que facilitarán el análisis gerencial;
• Auxiliar contable, es el delegado del departamento de Contabilidad, para coordinar con el analista de costos la entrega y validación de los datos que genera su área, como por ejemplo, los costos del mes agrupados por naturaleza y centros de costo;
• Asistente de producción, es el delegado del departamento de Producción, para coordinar con el analista de costos la entrega y validación de los datos que genera su área, como por ejemplo, los consumos de materias primas, los tiempos de proceso de cada lote, las unidades terminadas por producto, entre otros.
• Jefe de sistemas o TI, es el responsable de gestionar los sistemas informáticos de la empresa y, por tanto, será quien tendrá a cargo el desarrollo de las "interfaces automáticas de datos" para alimentar el sistema de costos.

Los responsables mencionados y el rol que cumplen, no deben ser tomados de una manera rígida. La realidad de cada empresa hace necesario que dejemos la puerta abierta para adaptarnos. Lo importante es saber que las funciones que se han detallado aquí, sí que deben ser cubiertas.

Armonizar el trabajo del COMITÉ ESPECIAL DE COSTOS depende de promover buenas relaciones entre las áreas. Habiendo participado como consultor de un importante número de implementaciones de sistemas de costos, puedo dar fe de la expectativa que genera un proyecto de este alcance, está en nosotros capitalizar ese interés en favor de la empresa.

Un abrazo,

Juano Ramos

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