Excel versus Sistema...

Hace unos días me llamó una amiga, con conocimientos básicos en Excel, capacidad para relacionarse, habilidad para manejar equipos de trabajo y toma de decisiones, experiencia en el área, necesitaba de mi apoyo en capacitarla en Excel desde el desarrollo de una matriz que le automatizara su proceso operativo.

Ella ha insistido que se debe realizar una inversión en actualizar los sistemas administrativos y adaptarla a los procesos operativos, ella considera que en su equipo de trabajo se hace un retrabajo en las actividades, ya que el sistema no está adaptado a las necesidades de su gerencia. Quizás para la empresa, no representa una prioridad ni una inversión, es posible que prefieran que sus empleados utilicen hojas de cálculo.

¿Qué pasa cuando la empresa no quiere invertir en actualizar los sistemas?

• Los tiempos de respuestas pueden ser largos, tiene que capacitar o contar con un personal que maneje hoja de cálculo.
• Se aplican más horas hombres para desarrollar otras alternativas paralelas al sistema.
• La información puede ser manipulada y con mayor grado de error humano.
• Subutilizas el sistema y no aprovecha las mejoras.

Contar con un sistema y actualizarlo representa para las empresas una salida en el flujo de efectivo, que debe ser contemplado dentro de la planificación y presupuesto financiero. Cuando se está comenzando, bien sea como emprendedor o microempresa, los controles financieros en algunas ocasiones se maneja a través de hoja de cálculos, en la medida de su crecimiento para mejorar y controlar procesos, se adquieren sistema adaptados a las necesidades.

Las hojas de cálculos son herramientas muy útiles y prácticas para desarrollar controles en los procesos operativos, sin embargo, contar con un sistema adaptado a las necesidades de las área trae como beneficios:

• La información sea "veraz" y "segura", al minimizar la vulnerabilidad de manipulación de los usuarios.
• Puedes contar con una auditoría del uso de cada usuario.
• Mejora los procesos operativos, tiempo de respuesta, horas hombres, ya que se adapta a las necesidades de las gerencia, departamento o áreas.
• Te permite emitir y adaptar reportes que facilita el análisis.
• Los sistemas actuales, te permiten mayores controles sobre proyectos, distribución de actividades e interconexión de los equipos de trabajo.

¿Qué herramienta te es más útil Excel o el sistema actualizado?