Expectativas: El Primer Pilar para el Éxito de un Proyecto

Cuando se inicia un proyecto, la claridad en el alcance es fundamental, pero aún más importante es comprender lo que realmente esperan los involucrados. La gestión efectiva de las expectativas es lo que transforma un proyecto bien diseñado en uno exitoso. En este artículo, quiero profundizar en cómo la recolección y gestión de expectativas puede marcar la diferencia entre el éxito o el fracaso de un proyecto.

Expectativas como Fundamento del Alcance

En tu plataforma de gestión, CONTROL, el primer hito clave es precisamente solicitar las expectativas a los interesados. Este proceso no es solo un trámite; es un paso estratégico. El alcance no es estático ni un documento unilateral; debe evolucionar en función de lo que los stakeholders esperan del proyecto. Recoger sus expectativas permite:

1. Identificar necesidades ocultas: Muchas veces, lo que los interesados quieren no está explícito en los objetivos iniciales.

2. Ajustar el alcance de forma realista: Al entender las expectativas, se puede ajustar el alcance para asegurar que sea viable y alineado con el propósito.

3. Gestionar riesgos anticipadamente: Conocer las expectativas desde el inicio ayuda a identificar posibles conflictos o áreas de riesgo que pueden abordarse proactivamente.

El Gran Potencial de las Expectativas en el Éxito del Proyecto

El éxito de un proyecto no solo se mide por la entrega a tiempo o dentro del presupuesto. Se trata de entregar valor. Cuando los interesados sienten que sus expectativas han sido escuchadas y gestionadas, se genera confianza y compromiso. Esto tiene varios impactos positivos:

• Mayor compromiso y apoyo del equipo: Un equipo que siente que sus opiniones importan es más propenso a colaborar y apoyar las decisiones del proyecto.

• Reducción de conflictos:Las expectativas claras desde el inicio evitan malentendidos y desacuerdos en fases posteriores.

• Mejora de la comunicación: Involucrar a los interesados en esta etapa crea un canal abierto de comunicación que es esencial para la gestión del proyecto.

Técnicas para Recoger y Gestionar Expectativas

Convocar a un grupo diverso de interesados no es una tarea fácil. Desde jefes de áreas, equipos técnicos hasta especialistas legales, cada uno tendrá su propia visión y prioridades. Para lograr una recogida efectiva de expectativas, se recomienda:

1. Reuniones de kick-off:Una reunión inicial donde se presenta el proyecto y se abre el espacio para que todos expresen sus expectativas.

2. Encuestas personalizadas:Herramientas digitales que permiten recoger información específica de cada interesado.

3. Entrevistas individuales:Para aquellos roles críticos o con influencia clave en el proyecto, como el gerente de la fábrica o el jefe de seguridad.

4. Mapeo de expectativas:Utilizar matrices para clasificar y priorizar expectativas según su impacto y viabilidad.

5. Comunicación transparente: Mantener informados a los interesados sobre cómo sus expectativas se integran en el proyecto o por qué algunas no pueden ser consideradas.

Reflexión Final

La gestión de expectativas no es solo una fase más del proyecto; es el cimiento sobre el cual se construye el éxito. Escuchar, entender y alinear las expectativas de todos los interesados asegura que el proyecto no solo cumpla con sus objetivos, sino que entregue verdadero valor. Como decía Stephen Covey:“Escucha con la intención de entender, no solo de responder.”

Este enfoque no solo mejora la entrega del proyecto, sino que también fortalece las relaciones y el compromiso de los equipos y stakeholders involucrados.