Facilitar es una tarea que lleva preparación. ¡Atención Scrum Master!

Cuando se comienza a trabajar con un enfoque ágil, para que los equipos sean auto-organizados, es importante contar con un buen facilitador. Aquí hay mucha tela por donde cortar, pero en mi afán de ser breve, me voy a referir a algunos problemas que he identificado en Scrum Masters novatos.

Suele pasar mucho, cuando no se entiende el rol de Scrum Master o no se cuenta con las habilidades necesarias como facilitador, que se influye en las decisiones del equipo imponiendo o incidiendo con el criterio personal sobre un determinado tema. Es necesario comprender, que el facilitador no debe interferir con las decisiones del equipo. En ocasiones se confunde el liderazgo del Scrum Master con el “hacer” lo que el Scrum Master dice.

Cuando se utiliza Scrum, el conjunto de actividades y eventos a facilitar por el Scrum Master está bien definido y para muchos Scrum Master novatos esa facilitación, se limita a estar presentes y medio “moderar” lo que sucede. Hay muchos elementos a tener en cuenta para una correcta facilitación de los eventos, pero me voy a referir a uno en particular: la preparación previa. ¡Las reuniones de equipo se preparan! ¡Sí! Ojalá no te estés enterando ahora, ¡las reuniones se preparan!

Hablaré de la reunión de planificación de Sprint por referirme a un ejemplo, pero aplica para todas. Esta reunión si no tiene una agenda clara, si no se ha citado debidamente a todos los participantes, si no se ha compartido esa agenda, si no se ha garantizado la sala, si todos los miembros del equipo no conocen los detalles del alcance que será presentado por el Product Owner, ya sea en historias de usuario, requisitos o funcionalidades en general, si todos los miembros del equipo no conocen el detalle de los PBI, ¿podrá el Scrum Master facilitar esa reunión? ¿Acaso está facilitando? ¿Se cumplirá el objetivo de la reunión? ¿Se respetará el time-boxing?

La preparación previa de una reunión de Planificación es un trabajo necesario y que puede determinar si será un éxito o si será un fracaso, si se cumplirán los objetivos y tendremos un equipo comprometido, o si afloraran las diferencias entre los miembros, desperdiciaremos el tiempo en conversaciones que no serán útiles y desmotivaremos a aquellos que estaban comprometidos. Un facilitador trabaja con personas y debe estar al servicio de esas personas para encontrar mejores maneras de realizar las cosas.

Dentro de esta preparación, debe tenerse una conversación previa con el Product Owner, para que establezca expectativas realistas, para confirmar que el alcance está priorizado y no tener la desagradable conversación de “todo es importante”, “todo es prioritario” a la hora de decidir qué podremos incluir y qué no en el siguiente Sprint. Debe validarse que los PBI cumplan con la definición de preparado, que el refinamiento se realizó y que TODOS conocen el detalle necesario.

El arte de facilitar lleva preparación, dedicación, y al igual que Scrum, es fácil de entender pero difícil de dominar. Hay más elementos que podemos analizar y quizás me anime a realizar 1 o 2 post más.

Y en tu equipo ¿tienen un facilitador?