Factura Electrónica con paso firme
La implementación de la factura electrónica en Colombia ha sido rápida y eficiente, lo cual es sin duda muy beneficioso para el país y para los sectores que deciden migrar hacia nuevas formas de conexión con los clientes en entornos eficientes.
No obstante, como toda evolución en los procesos, existen importantes desafíos que deben ser contemplados. Entre los principales retos a los que se enfrentan las organizaciones a la hora de implementar la factura electrónica se encuentran, la integración con los sistemas de información y el ajuste de los procesos internos asociados con la facturación. Para mitigar este impacto, es de vital importancia la experiencia con la que cuente el proveedor tanto desde la perspectiva tecnológica, como de procesos sectoriales, logísticos, administrativos y normativos.
Con base en la Ley de Financiamiento (Ley 1943 de 2018) y las Resoluciones 20 y 30 de 2019, se ha iniciado una nueva etapa de facturación electrónica en Colombia denominada “Factura Electrónica de Venta con Validación Previa a su Expedición” que ya cuenta con unas fechas de obligatoriedad para los años 2019 y 2020 de acuerdo al código CIIU de cada compañía. La fecha de obligatoriedad, depende entonces del sector de la industria clasificado en el CIIU.
En las nuevas definiciones de la factura electrónica también se crea el marco para el registro de las facturas electrónicas consideradas como título valor que circularán en el territorio nacional, permitiendo su consulta y trazabilidad. Esto promueve el factoring como instrumento de financiamiento y crecimiento de las empresas en Colombia, lo cual representa un gran avance.
La implementación de la factura electrónica es un buen ejemplo de Reinvención Digital, donde las empresas deben partir de la revisión de su proceso de facturación para luego implementar las soluciones tecnológicas que correspondan. Debe ser claro que el proceso de facturación, cuando es electrónico, debe cambiar y de dicho cambio depende su éxito y la magnitud del impacto positivo que pueda tener en la organización. Por eso es importante, contar con un proveedor tenga la experiencia necesaria para abordar el problema comprendiéndolo, para luego determinar cuál es la tecnología más adecuada. Un proveedor experto.
Si hablamos de los beneficios que arroja la implementación de la factura electrónica, encontraremos que permite ahorros entre un 20% y 40% en el proceso operativo de facturación, además de lograr eficiencias que se evidencian en: reducción en el capital de trabajo requerido, disminución de días de cartera por la entrega y aceptación de la factura en tiempo real al receptor, mejora el tiempo en el recaudo de cartera al poder radicar la factura en minutos, automatización y mejoramiento de procesos internos, mayor control de la facturación de la empresa al tenerlo sistematizado además de contar con analítica transaccional.
La factura electrónica debe verse mucho más allá de un cumplimiento normativo, ya que posterior a su implementación, traerá múltiples retos que se van a traducir en beneficios para la empresa y el estado, entre los cuales destacamos:
En primer lugar, el ciclo de facturación completamente digital: Hoy en día, muchas transacciones se realizan en línea (órdenes de compra, avisos de despacho y recibo, entre otros), sin embargo, el ciclo digital se interrumpía con la emisión de la factura física. Por eso, la factura electrónica permite completar el proceso de forma electrónica creando un camino directo desde la orden de compra hasta el pago, e incluso, hasta el descuento o factoring de la factura.
Por otra parte, la implementación de herramientas de analítica para la toma de decisiones: El tener la información de facturas emitidas y recibidas en medios digitales, abre grandes posibilidades para la conciliación, analítica fiscal, análisis de flujo de caja. De ahí se derivan opciones tanto de analítica descriptiva como predictiva para lograr mejores resultados e identificar información crítica y confiable, que permita tomar decisiones para el negocio en pro de mejorar ventas y optimizar procesos logísticos y productivos.
Finalmente, la conectividad directa entre las empresas, el estado y el ciudadano: Tener una conexión directa entre las empresas y el estado a través de la interoperabilidad organizacional de la factura electrónica y la administración electrónica de la información, permitirá que se puedan crear políticas públicas que beneficien los modelos de negocio de las empresas, especialmente de las pymes, cuyas soluciones se enfocan en satisfacer a los ciudadanos.
Para seguir avanzando, es recomendable hacer una aproximación diferente al “para qué” de la factura electrónica. Además de cumplir la normatividad, se presenta una oportunidad en trascender el requerimiento normativo y aproximar el proceso como un paso hacia la reinvención digital. Esto tiene como consecuencia un ecosistema empresarial con la capacidad de controlar, analizar y accionar en tiempo real sobre sus transacciones comerciales, compromisos fiscales, costos, etc., Es un ecosistema mucho más productivo y eficiente, lo cual se traduce eventualmente en crecimiento para el país.
Por lo tanto, la clave está en el resultado que buscamos y la reinvención del proceso de tal forma que la tecnología se convierta en un habilitador, aprovechando la oportunidad para además de cumplir la normatividad, mejorar nuestra productividad y toma de decisiones.