Forensics: su importancia a nivel corporativo

Conversamos con Nancy Yong Ch., socia líder de Servicios de Gobierno Corporativo, Riesgos & Cumplimiento / Servicios Forenses de PwC Perú. En esta entrevista nos explica la importancia de crear un sistema sólido de protección para que una organización esté preparada para enfrentar casos de corrupción y/o fraude.

¿Qué aspectos son imperativos en una organización para evitar casos de corrupción?

Un aspecto fundamental es el nivel de concientización, convencimiento y cultura al más alto nivel de la organización, respecto a la sensibilidad e impacto de este tipo de situaciones en la imagen y reputación, así como en la sostenibilidad y continuidad de sus negocios, dentro del marco de un robusto modelo de gobierno corporativo. Para ello es vital la implementación de un modelo de prevención, en sus cinco componentes: designación de un encargado del modelo de prevención, mapeo y actualización de las matrices de riesgo de fraude, contar con un canal de denuncias, capacitación especializada, supervisión y monitoreo del programa.

Esto debe ser complementado con políticas y procedimientos que soporten la viabilidad y el funcionamiento de dichas dimensiones, en plena coordinación con todos los grupos de interés que cada empresa individualmente debe identificar junto con sus expectativas. Un ejemplo son los requerimientos de cumplimiento regulatorio y normativo de cada industria, tales como los sectores salud, financiero, minería, petróleo, energía y telecomunicaciones, entre otros.   

El mapeo y permanente identificación de potenciales situaciones de fraude a las que puede estar expuesta una organización cobra relevancia para el diseño de los planes de acción y actividades de control que permitan su adecuada gestión y disminución de las brechas de control interno que sirven para la tormenta perfecta: configuración del triángulo del fraude.

 ¿Qué se necesita para crear un sistema sólido de protección? 

Para lograr los niveles de sensibilización y cultura que mencioné, podemos implementar programas de difusión que complementen las capacitaciones y deben caracterizarse por:

1. Ser una capacitación teórico-práctica soportada con mucha casuística aplicada a las operaciones de la propia empresa. 
2. Desterrar frases como: “todos lo hacen, es normal, nunca pasa nada”, lo cual implica “desnormalizar” las conductas corruptas.
3. Evitar la “viveza criolla”, verdadero cáncer que banaliza la gravedad de los hechos.
4. Concientizar al personal de los peligros a los que están expuestos ellos y la empresa, ante acciones corruptas, enfatizando las consecuencias penales y civiles, además de los impactos en la imagen y reputación.
5. Aplicar e informar oportunamente sobre las sanciones correctivas, para que todos los grupos de interés sean conscientes de las actividades proactivas y reactivas y de que efectivamente la empresa está “haciendo algo” contra este flagelo.
6. El comportamiento de los líderes de la organización siempre debe ser un modelo a seguir.

¿Qué entendemos por Forensics a nivel corporativo?

Forensics debe entenderse como la visión integrada y holística que toda organización debe tener respecto a la exposición a situaciones de fraude, tanto a nivel de acciones de prevención como de detección e investigación; así como su nivel de respuesta frente a la materialización de situaciones no deseadas que impacten directamente contra la imagen y reputación de la propia empresa, como de sus funcionarios y colaboradores.

 Respecto a la etapa de investigaciones, de ser requeridas y dependiendo de su naturaleza, se necesita la participación de profesionales certificados y de diversas especialidades que ayuden a la aclaración y definición de los hechos, así como la emisión de un informe de investigación forense que detalle de una manera objetiva e independiente, los hechos identificados, para que los potenciales lectores y usuarios lleguen a sus propias conclusiones y se tomen las medidas que se consideren necesarias.

 ¿Qué recomendación le darías a los líderes que enfrentan este tipo de problemas?

 Mi principal sugerencia es no esperar a que se evidencien este tipo de situaciones y se tome consciencia de la realidad empresarial de su negocio para ver qué tan expuestos están frente a escenarios de fraude, tanto desde el punto de vista de interacción con el sector público como en su relación con terceros privados.

En el supuesto negado que se materialice una acción dolosa, será importante realizar estas 3 acciones: reconocer que el sistema de control ha fallado y tomar una decisión inmediata sobre la brecha específica; reevaluar el sistema de control desde un punto holístico y considerar los procesos más críticos de "principio a fin", para así reducir el riesgo de situaciones similares en el futuro; y exigir a la dirección ejecutiva el apego absoluto a las buenas prácticas de hacer negocios "predicando con el ejemplo".