Formas de medir tu productividad y cuáles te permiten mejorarla
Lo que no se mide, no se puede cambiar. Pero no se puede medir de cualquier manera.
Si alguna vez has hecho algún comentario sobre tu nivel de productividad es porque de alguna forma, consciente o inconscientemente, estás midiendo tu productividad. ¿Cómo lo estás haciendo?
La forma en que medimos condiciona la valoración que hacemos de eso que medimos. No es lo mismo pedir tiempo que distancia cuando vas a entrenar como tampoco es lo mismo hacer unas medidas cuantitativas o cualitativas. He detectado varios modelos de métricas que podemos combinar o usar de forma aislada. Cada una tiene sus ventajas y sus inconvenientes.
Número de tareas que realizas
He escrito cinco emails, tenido dos reuniones y hecho dos propuestas comerciales.
La ventaja es que es fácil de contabilizar no requiriendo apenas ninguna herramienta o forma de medir. Además te da información de las acciones que en que has ocupado el tiempo.
Por otro lado, es difícil comparar los resultados de dos días distintos porque el tamaño de cada tarea puede ser distinto de un día para otro. Además la naturaleza de las tareas hace que sea difícil de saber qué es más productivo.
Si bien es una métrica útil y fácil, no debería ser nuestra única métrica y mucho menos la que nos guíe.
Tiempo que dedicas
He trabajado seis horas, he hecho ejercicio dos horas y he pasado una hora con mi familia.
Con esta forma de medir, empezamos a introducir una sensación de eficiencia y a poder comparar distintos momentos y hacer un análisis mejor informado.
Sin embargo, sólo medir sólo la cantidad de tiempo puede no ser un buen reflejo de la productividad. De hecho, nos puede hacer pensar que cuanto más tiempo es mejor y estamos siendo más productivos y, en realidad, pocas veces es cierto.
De nuevo se trata de una métrica interesante a tener presente que, combinada con las tareas nos empieza a dar una sensación de eficiencia.
Resultados obtenidos por las tareas
He terminado el análisis de riesgos del proyecto, hemos decidido cómo afrontar la campaña de comunicación y abierto relación con los involucrados.
Con esta forma de medir, empezamos a introducir un sentido no sólo de avance sino también de dirección. Empezamos a dotar de sentido a las tareas y al tiempo que dedicamos en nuestro día a día.
Por el contrario, los resultados suelen ser momentos puntuales en el tiempo que no dan sensación de tamaño.
Para completar esta forma de medir es útil unirla con las tareas y tiempo que nos permite tener información de la eficiencia a la hora de alcanzar los resultados.
Impacto que tus acciones tienen
Hemos adquirido diez nuevos clientes, aumentado firmado tres contratos comerciales y aumentado nuestra base de clientes un 10%.
Dejar de lado las tareas o las acciones concretas para enfocarse en resultados te hace levantar la cabeza y mirar al frente. Medir por impacto ayuda a tomar mejores decisiones en el corto plazo que, a menudo, se traducen en hacer menos cosas hoy.
Sólo mirar al frente pierde de vista el momento actual que te permitirá adaptar y mejorar la métrica o incluso cambiarla para adaptarte a las situaciones.
Te acercas o te alejas a tu objetivo
He terminado tres módulos del curso que estoy haciendo para dar un salto en mi carrera, he hecho cinco sesiones de inglés para alcanzar este año el nivel C1 y he terminado cuatro sesiones de entrenamiento para llegar a perder cinco kilos.
La clave de la productividad es saber qué deseamos conseguir. Cuando enlazamos nuestras acciones y no acciones a lo que deseamos conseguir, tenemos claridad en el corto y en el medio plazo para actuar y planificar.
Plantearse medir la productividad con vistas a los objetivos a cumplir, requiere un esfuerzo emocional de pararse a responder la pregunta ¿qué quiero conseguir? No siempre podemos responderlo o no siempre respondemos lo que de verdad queremos conseguir nosotros.
Medir la productividad conectada con tus objetivos crea un marco de acción donde el resto de formas de medir dan información relevante para sentirnos realmente productivos.
Hacer muchas cosas no tiene por qué significar ser productivo. Estar ocupado no tiene por qué significar ser productivo. Conseguir muchas cosas no tiene por qué significar ser productivo.
Avanzar, aunque sea un avance milimétrico, en línea de nuestros objetivos es ser productivo.