GASTOS OCULTOS: ¿Cuáles son los costos asociados a una mala Gestión Documental?

Los #gastos ocultos detrás de una incorrecta gestión documental suelen ser el talón de Aquiles de muchas #compañías. En la mayoría de los casos, esos #costos tienen que ver con #procesos mal diseñados y con la imposibilidad de generar una estructura de #organización, #previsión y #planificación. 

Hoy las #empresas precisan celeridad y es imposible lograrla sin una estructura organizada como sostén

De eso se encarga la #gestiondocumental: de encontrar el orden necesario, a partir de un #inventario y una correcta clasificación, guarda y #digitalización de los #archivos. 

A la vez, al generar ese mejor devenir en su #workflow, los gastos que estaban ocultos comienzan a salir a la luz y las proyecciones de #ahorro son significativas. 

Algunos de esos gastos pueden ser:

• Costos de fotocopias y papelería por falta de digitalización de #documentos; lo que no solo implica un costo directo en términos de papel, tinta y mantenimiento de impresoras, sino en tiempo de #personal dedicado a estas tareas.
• Almacenamiento de documentos en formato físico que requieren un espacio significativo, lo que puede decantar en el alquiler de oficinas más grandes. 
• Mantenimiento de archivos físicos que requieren la compra de gabinetes o estanterías y la #inversión en personas encargadas de la organización de estos documentos.
• Pérdida de documentos cuyo costo de reconstitución puede ser alto.  Además, la pérdida de documentos sensibles puede resultar en pérdidas financieras.
• Desgaste de equipos de oficina como fotocopiadoras, impresoras y escáneres para manejar grandes volúmenes de documentos físicos.
• Costos de transporte para trasladar documentos físicos entre las distintas sedes de una #empresa por no poder compartirlos de forma #digital.
• Seguros adicionales para proteger a los archivos contra #riesgos como incendios, humedad o robos. 

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