Gestión de auspicios para eventos especiales. Por dónde comenzar?

Levantar fondos, no es una tarea fácil, por más loable y pertinente que pueda resultar ser tu propósito como organización. Es así, como toda organización sin fines de lucro cuenta con distintas estrategias de recaudación, dentro de las cuales se encuentra la realización de eventos especiales.

Pero hay que tomar en cuenta lo siguiente: sólo la realización de cualquier evento ya comprende una inversión, que a veces resulta ser mucho mayor de lo que inicialmente pensamos.

 Por eso, como organización, antes de comenzar a darle vida a tu evento y construir la experiencia en espacios de auspicio para buscar a quién vendérselos, debes hacerte la siguiente pregunta:

 Cuál es el objetivo principal de mi evento?: 1. Obtener visibilidad? 2. Estrechar lazos con tu comunidad de donantes? O 3. recaudar los fondos que necesito para cubrir el costo de mis operaciones el siguiente año?

 Saber cuál es la razón principal para la realización de tu evento es el punto de partida para poder fijar un presupuesto de producción acorde con tu objetivo y no incurrir en gastos innecesarios. Para que tengas una idea, si tu objetivo principal es recaudar fondos para tu organización, el presupuesto para la realización del mismo no debería superar el 30% de lo que recaudes.

 Una vez que ya tienes claro el objetivo principal, podemos pasar ya a elegir los métodos de recaudación que tendrá tu evento, entre ellos, la gestión de auspicios.

Por otro lado, esta gestión de auspicios necesita tiempo de planificación y conocer detalles adicionales, tales como: si es la primera vez que realizas el evento, cuál es el público objetivo, la cantidad de asistentes que esperas tener, cuál es el formato del evento (será presencial o híbrido), tus canales de difusión (digitales y presenciales) y tus aliados estratégicos, que son quienes validan la credibilidad de tu organización en torno a su propósito. Además, es muy importante saber si ya cuentas con una comunidad de donantes corporativos ya que dentro de este grupo se encontrarán la mayoría de tus auspiciadores, inclusive si fuera la primera vez que llevas a cabo un evento de este tipo. Esto es posible porque conocen tu labor y creen en ella.

 Si por el contrario, aún no cuentas con esta comunidad fidelizada de aliados/donantes corporativos, y además es la primera vez que realizas un evento de este tipo, la tarea de recaudación puede resultar un poco más complicada pero no imposible. Lo importante es fijar metas realistas en torno a lo que esperas invertir y lo que esperas recaudar. Quizá podrías comenzar comprometiendo a auspiciadores "solidarios” no económicos que puedan aportar con el local o cubriendo otras necesidades del evento y así ir generando alianzas con un aporte económico para una próxima edición.

En conclusión, la gestión de auspicios es una muy buena herramienta, no sólo para generar recursos extras para tu organización a través de un evento especial y estrechar vínculos con tus donantes cautivos, sino para conseguir nuevos donantes en el camino e incluso comenzar a construir una comunidad si aún no lo has hecho. Sólo debes tener en cuenta el paso a paso para no generar falsas expectativas y sacar lo mejor de la experiencia.