Gestión del tiempo para mantenerme eficiente y enfocado. Mi agenda personal 2021.

Cada año siempre busco maneras de gestionar mi tiempo y organizarme con mi agenda. Aún me gusta tenerla en papel, pero nunca encuentro en el mercado la que se adapte a mis necesidades. Por tanto, me la hago yo mismo, de manera artesanal.

En esta ocasión he encontrado tres fuentes que me han servido de mucho y con ello he armado este esquema personalizado que quisiera compartir. Leo, analizo, selecciono y transformo a mi necesidad.

Esta es la imagen, y paso a explicar los diferentes apartados o secciones que contiene. Parto de una agenda sencilla de esquema semanal y la divido en áreas de trabajo.

La frase poderosa es de Peter Drucker: No hay nada tan inútil como hacer con gran eficiencia algo que que no debería haberse hecho en absoluto.

El esquema de trabajo y organización en vista semanal se me hace lo mejor para mis necesidades. Divido en tres bloques principales: Lo del día a día, Plan estratégico y Notas. La idea de fondo es tener presente siempre puntos claves a considerar en tu trabajo diario y conectar objetivos o metas con las tareas necesarias para conseguirlas. Así mismo, permitir evaluar tus resultados, para medir realmente la eficiencia en tu trabajo y en la consecución de las metas.

Áreas de la vida. Me permite tener presente siempre estos aspectos y reflexionar semanalmente sobre lo que hago en cada una de ellas: auto-conocimiento, salud, emociones, relaciones, trascendencia, dinero y carrera profesional. Pueden haber otras, cada uno debe elegir lo que mejor considere.

Metas. De largo plazo y de medio plazo. Aquí escribo la palabra clave de cada una de mis metas personales y profesionales. Siempre presente.

Metas Diarias y Meta semanal. En la sección del LO DEL DÍA, escribo lo relevante o puntos a recordar o tareas básicas. Igualmente anoto la meta diaria. Me gusta el concepto de Sergio Fernández, de Pensamiento Positivo, de establecer metas diarias en lo PROFESIONAL, en lo PERSONAL y en lo SOCIAL. En cuanto a la Meta semanal, anoto la principal que debo conseguir en este periodo.

Qué hice para lograr mis metas. Los dos puntos anteriores describen las metas, pero es importante dar un seguimiento a qué estoy haciendo para lograrlas. Todo aquello que no vaya enfocado hacia el objetivo realmente debemos identificarlo y eliminarlo. No siempre se puede, habrá semanas en las que no haya hecho nada, pero al menos lo tengo presente. Esto se me hace muy duro y generalmente pierdo enfoque. Espero este año con este esquema mejorar este apartado.

Hábitos. Un apartado para trabajar el hábito que quisiera mejorar o adquirir. En mi caso, es ... que me cuesta bastante!!

Networking. Qué contactos clave necesito hacer en la semana. Ampliar la red de contactos, aprender, enriquecer con personas que están mucho más avanzadas que tú.

Contenidos. Realmente no publico contenidos en redes sociales, es muy esporádico pero necesario para crear tu Marca personal. He visto una propuesta muy interesante de Inge Saez, no la he probado pero se ve muy buena. Para aquellos que sí publiquen constantemente se trata del Planificador de contenidos para Linked In.

Talento interno. Esto lo veo más enfocado al trabajo. Tengo un equipo y es importante mantener un contacto constante no sólo para sacar adelante el trabajo del día a día, si no también para tener presente que hay desarrollar competencias y liderazgo.

Crecimiento personal. Aquí apunto lo que estoy leyendo, cursos en proceso o planeados, etc... todo lo que me ayude a crecer personal y profesionalmente. Leer, leer, leer.

Aprendizaje. En retrospectiva, al final de la semana apuntar cuál ha sido la principal lección aprendida.

Acciones que generaron resultados. También al final de la semana, esto ayuda a identificar qué cosas hice que dieron el mejor resultado. De esta forma ir afinando y ser más eficiente.

Enfoque 4D. Del libro Clock Work de Mike Michalowicz. DO: Ejecutar tareas personalmente. DECIDE: Asigno tareas y le sigo dando seguimiento de manera personal. DELEGATE: Delego las tareas y entrego la responsabilidad de la ejecución. DESIGN: Diseñar el futuro, trabajo en la estrategia. Evalúo el porcentaje asignado a cada D. ¿Cúal es tu distribución?

Ideas. Apunto ideas que se me van ocurriendo.

Proyectos. Apunto lo que se ha convertido en proyecto ya real y ejecutando o por empezar.

Auto-evaluación. Al final de la semana se hace una evaluación honesta de todos los puntos anteriores. Aquí es donde nos contamos verdad.

Espero sea de utilidad y ayude a crear la vuestra propia.

FUENTES

Sergio Fernández de Instituto Pensamiento Positivo. Sergio Fernández Tiene una cantidad de recursos infinitos gratuitos. De aquí he tomado la parte de las Áreas de la vida, las metas diarias en el enfoque Profesional, Personal y Social, Hábitos y definición de metas.

Carlos Muñoz. Master Munoz Oficial

A partir de un video de youtube Aprende a administrar tu tiempo como CEO. Igualmente tiene contenido enorme a disposición.

Inge Sáez. Inge Sáez Díaz de Sarralde ✐ Aún no lo he probado, pero me suena muy interesante la parte de gestión de contenidos (Planificador de contenidos para LinkedIn). Sigo a Inge hace mucho tiempo y sus recomendaciones me han ayudado a mejorar mi uso de Linked In.