Going paperless

Lo que podés hacer HOY para dejar huella en tu gestión de CI.

Te propongo un plan para sentar las bases de un cambio cultural que va a marcar tu paso por la compañía en la que trabajás. 

Pensá un minuto en la calificación que le pondrías a una organización cómo éstas en términos de eficiencia, agilidad o clima laboral.

Se trata de cualquier oficina de los tribunales de justicia de cualquier país de América Latina.

Ahora te invito a mirar cómo son oficinas como las de Apple, Facebook o Google, o cualquier compañía culturalmente moderna.

Créase o no, la arquitectura y ambientación de una empresa hablan mucho de su cultura. Los dos extremos serían, por un lado, compañías modernas, transparentes, con open layout, notebooks, sin muchos muebles de guardado ni papeles. Por otro lado, tenemos organizaciones de puertas cerradas, con compartimentos sin tiro visual, tecnología vetusta y llenas de papeles. Las hay de ambas y no es que una tenga todo resuelto y la otra no. Pero si queremos lograr algunos cambios hay algo que podemos hacer desde nuestra área sin tener que mudarnos de oficina y generando grandes avances en innovación, eficiencia, cooperación, clima organizacional y cultura: despapelizar la oficina (todo lo posible).

¿A quién le compete este tema en una organización?

No tiene jurisdicción fija con lo cual es de todos - y de nadie a la vez. Pero claramente el área de Comunicación Interna debería meter allí sus narices porque hay mucho de cambio cultural y de cómo queremos ser como empresa cuando hablamos de cómo es el lugar donde trabajamos.

Vamos por partes entonces.

¿Qué vas a necesitar para poner en marcha este plan?

1) Escuchar. Casi todos los planes de comunicación empiezan por acá. Hacé un sondeo de todas las personas que podrían llegar a decidir sobre este tema y consultales hipotéticamente qué trabas imaginan (y qué ideas sugieren) para tenerlas en cuenta. La idea es que cuando tengas tu plan ya sepas que contás con el aval de todos y vayas a un resultado positivo seguro.

2) Hacé benchmark. Puede ser a través de una consultora que te asesore sobre cómo han resuelto otras empresas la misma situación o bien a pulmón investigando vos por tu cuenta.

3) Ser muy convincente. Si lo podés creer, lo podés crear. Armá un speech que vos sientas con todo tu ser para llevar adelante este proyecto y ponételo al hombro. Tantealo con cada uno de los líderes que escuchaste en primera instancia. (Más o menos así se promulga una ley en política, o sale adelante cualquier proyecto). 

4) Contar con un soporte creativo. Puede ser interno, de la organización (estamos hablando de diseñador, creativo y redactor) o también podés pedir ayuda externa.

5)   Ganas de marcar un hito en tu empresa, cueste lo que cueste.

6)   Presentar el plan. Guardate una yapa para el final. Como dicen los directores de cine: “Dazzle them in the end and you’ve got yourself a hit”.

Con solo ver el layout de una oficina y la ubicación de las áreas se puede obtener mucha información sobre lo que realmente cuenta en esa empresa. Por ejemplo: si la oficina de RH está muy alejada de la del CEO y la que tiene al lado es la de Finanzas, tenemos una pista sobre lo más valorado (y lo menos) en esa organización.

¿Qué beneficios obtengo?

Lo que siempre le pregunto: “si esto fuera exitoso, ¿cómo me daría cuenta?

A nivel personal:

1)   Te permite salir del casillero de CI dentro del organigrama y operar realmente cross a toda la organización.

2)   Interactuar con líderes y tomadores de decisión de tu organización, conocerlos más y que te conozcan.

3)   Ser el principal impulsor de un proyecto con impacto medible.

A nivel organizacional:

1)   Generar una excusa para trabajar en equipo dentro de la organización.

2)   Mejorar el espacio de trabajo de la gente en forma visible.

3)   Sentar las bases para mejorar la efectividad, transparencia y agilidad en el trabajo.

4)   Generar una experiencia de transformación concreta y visible.

5)   Contribuir con causas nobles.

6)   Mejorar la interacción de las personas en el trabajo: sea producto del trabajo realizado en el proceso o bien del layout obtenido como resultado.

Un estudio del MIT (Massachusets Institute of Technology) fue capaz de predecir el 35% de la performance de un equipo simplemente a través de la medición del número y calidad de interacciones entre los miembros de un grupo de trabajo. 

Bueno, ahora, algunas ideas para poner en marcha el plan:

Concurso papeles.

Armá una competencia por áreas o por pisos (según te cuadre mejor) para liberarse de papeles de una vez y para siempre.

Es muy importante hacer este proceso en un solo lapso de tiempo, lo más rápido posible (3 días, por ejemplo).

Según Marie Kondo, la best seller japonesa experta en orden, si la limpieza se hace de a poco, no se genera un cambio permanente. Si, en cambio, se hace rápidamente y de una sola vez, el shock del cambio es tan grande que no se vuelve a acumular otra vez.

La propuesta del concurso es liberarse de papeles compitiendo entre equipos. Y se suma el papel por peso. El equipo que más papel libera es el ganador, aunque luego festeja toda la empresa.

Concurso muebles.

Es un gran paso para tener un espacio de trabajo más agradable: eliminar el mobiliario que sobra. Se puede hacer una competencia por cantidad de muebles desocupados (optimizando el espacio) a continuación de la competencia para liberarse de papel. O se puede hacer en la misma iniciativa, lo que generaría aún más shock de cambio. Los muebles pueden venderse o donarse a múltiples organizaciones que proveen el servicio de retiro en forma gratuita, como por ejemplo Emaüs.

Frenar la producción de copias.

¿Cómo? Haciendo que sea cada vez más incómodo imprimir. Esto podés lograrlo alejando las impresoras (por ejemplo, tenerlas solo en el 5to piso), disminuyendo su cantidad, haciendo que haya que solicitárselo a una persona en particular e incluso llevando un control de quién o qué área imprime qué y publicándolo. Solo poniendo el tema en el foco se puede lograr un cambio significativo. Y hay herramientas para lograr esto, como Print Inspector, que es un software de trackeo de copias (si es que tu impresora no viene ya con este servicio).

Rearquitectura de procesos.

A veces, para lograr un cambio más profundo en la eliminación de papeles vamos a necesitar cambiar los procesos en los que se maneja la organización. Eso va a requerir un involucramiento mayor de algunas personas más de la organización responsables de cada proceso. Lo ideal es armar un equipo de trabajo interdisciplinario, que esté guiado por un externo y/o el responsable de CI, en el que se revisen punto por punto los procesos con mayor demanda de papeles para encontrar una salida que, no solo ofrezca reducir el impacto ambiental sino también mejorar la efectividad y reducir tiempos de trabajo. 

Muchas compañías están buscando formas ingeniosas de disminuir el papel. La cadena de supermercados inglesa Booths archiva el ticket de compra de los clientes en la nube personal de cada cliente. Y esto no solo ayuda al medioambiente, sino que también le permite al cliente analizar la información de sus compras en función del tiempo y categorías de productos.

Listo, ya tenés todo. ¡Éxitos! Y hasta la próxima.