GUIA BÁSICA DE IMPLEMENTACIÓN DE TELETRABAJO O TRABAJO REMOTO
En estos momentos complicados por la pandemia mundial del Coronavirus queremos contribuir con nuestros clientes y contactos empresariales compartiendo esta guía básica de implementación de Teletrabajo o Trabajo Remoto. Entendemos que todos los Líderes Empresariales debemos cuidar la salud de nuestros colaboradores y sus familias; y también asegurar la operación de nuestras empresas que son tan necesarias en estos momentos; no debemos parar las cadenas de abastecimiento de alimentos, los servicios de comunicación, los servicios de salud y tantos otros productos y servicios que son necesarios en estos momentos complicados. El Teletrabajo es una solución a la mano que debemos utilizar en esta situación.
Los consultores de Proefit Group aportamos nuestra experiencia como consultores de mejora de procesos, y tecnologías digitales para facilitar la implementación del teletrabajo, y les agradecemos nos envíen sus recomendaciones y aportes para mejorar este documento y compartirlo a todos.
Estoy seguro qué hay muchos otros especialistas de procesos que podrán ayudarlos, así que confíen en sus equipos de procesos o especialistas de procesos que seguramente hay alguno en su empresa. Ellos podrán ayudarlos a implementar estos cambios.
Esperamos que esta guía les ayude a realizar una implementación rápida y exitosa. Esta guía es un marco de referencia para que cada uno pueda trabajar con sus equipos internos y especialistas de procesos para que realicen un plan de trabajo interno y lo puedan implementar.
Esta guía se divide en dos partes:
1. Los 7 criterios que debemos asegurar para tener éxito en el Teletrabajo.
2. Los 6 pasos para implementar el Teletrabajo.
LOS 7 CRITERIOS QUE DEBEMOS ASEGURAR PARA TENER ÉXITO EN EL TELETRABAJO.
Los siguientes criterios deben estar presentes en cada paso y etapa para asegurar una implementación exitosa. Son los Directivos los que deben velar se cumplan estos criterios; cuiden celosamente que se cumplan en cada etapa de la implementación, y tendrán mejores resultados.
1. RESPONSABILIDAD DE LOS COLABORADORES Y LA CONFIANZA DEL EQUIPO.
El teletrabajo requiere confianza entre todo el equipo. Todos dependemos de los demás para poder cumplir nuestras tareas, por lo que la responsabilidad es clave. Nuestros compañeros y jefes necesitan estar seguros de que vamos a cumplir nuestras tareas para asegurar que todos puedan cumplir las suyas. Al no estar presentes físicamente se genera ansiedad en los equipos; hay que reducir este efecto con responsabilidad al cumplir nuestras tareas a tiempo y mantener una comunicación mas fluida de lo normal.
2. RUTINAS Y TAREAS DIARIAS CLARAS Y COORDINADAS.
Es necesario que se definan rutinas diarias coordinadas de cada miembro del equipo que aseguren la coordinación de los procesos a realizar. Por ejemplo, que pasa si un miembro del equipo decide unilateralmente realizar una tarea de forma semanal, que se requiere hacer diariamente; pues ese proceso tendrá un tiempo de realización de 7 días, a pesar que el resto del equipo lo realice diariamente.
Lo ideal en este punto es lo siguiente:
a. Definir los Flujos de Procesos que incluyan las actividades, responsables y tiempo cuando se espera se realice la tarea.
b. Desarrollar los Días Típicos o Agenda Típica por cada Puesto, que defina el día y hora que se espera realizar cada tarea. En una sola hoja las personas podrán ver sus horarios para realizar sus tareas. Este formato es muy similar a un formato de horarios semanales de clases de un alumno de universidad o del colegio.
c. Definir los resultados esperados de cada Proceso en cuanto a entregables y tiempos esperados. Esto es básico pues queremos que los equipos se enfoquen en resultados y no en tareas como muchas veces sucede.
d. Utilizar herramientas de flujos de procesos digitales como Kissflow, que recomendamos ampliamente por sus funcionalidades, mayor facilidad de uso y menores precios. Son de muy fácil uso, no se requiere ser programador, se parametrizan muy rápido, y son de bajo costo por usuario. En pocas horas se pueden tener procesos simples listos para ser usados en un smartphone. Existen varias herramientas disponibles de este tipo. En Proefit Group somos Golden Partner de Kissflow en Perú y Latam; facturamos y damos servicio local.
3. COMUNICACIÓN CONTINUA.
Es clave mantener una comunicación muy fluida pues al no estar presentes se genera la sensación de ausencia del equipo o colaboradores.
a. Se recomienda reportarse al inicio, durante y fin del día. Lo más recomendable es definir reuniones de equipos al inicio de día y fin de día. Esto ayuda a mantener coordinado al equipo, y tomar acciones correctivas rápidamente.
b. Se deben definir tiempos máximos de respuesta a mensajes, correos y llamadas. Por ejemplo las llamadas se deben contestar o devolver la llamada inmediatamente se pueda, los mensajes de texto se debe contestar en menos de 5 minutos.
c. Implementar rutinas de comunicación de acuerdo con el tipo de actividad que realizan.
d. Utilizar herramientas de colaboración tipo chats grupales por procesos o tareas. La plataforma Kissflow tiene una plataforma de colaboración que se integra a los workflow, también se puede usar Whatsapp, Chat de empresa, Hang out de Google, Workplace de Facebook, o Teams de Microsoft entre otros.
4. SUPERVISION DE TAREAS CON PUNTOS DE REVISION DE INICIO, AVANCE Y TERMINO DE TAREAS “DIARIAS”.
La supervisión es muy importante para que tenga éxito el Teletrabajo. Se recomienda realizar reuniones o llamadas de supervisión al inicio y fin del día. Así mismo durante el día se debe ir revisando el avance de las tareas definidas. Las reuniones se pueden realizar por videoconferencias o llamadas por conferencias.
5. FOCO EN LOS RESULTADOS.
Es importante que el Equipo conozca cual es el resultado esperado en los procesos que participa, no solo las tareas que le corresponde. Es importante que todo el equipo colabore para el logro del resultado. De esta forma se reforzarán temas importantes como la correcta comunicación y la responsabilidad.
6. AMBIENTES Y HERRAMIENTAS ADECUADAS DE TRABAJO EN CASA.
Es indispensable brindar herramientas a los colaboradores para que puedan trabajar desde casa. Las más importantes son:
a. Laptop o Tabletas
b. Smartphone con plan de datos y llamadas
c. Acceso a Internet o Wifi
d. Acceso a herramientas de trabajo digital:
e. Escritorio, silla ergonómica, extensión múltiple
f. Impresora o copiadora si se requiere.
7. USAR LAS HERRAMIENTAS TECNOLOGICAS.
Es muy importante utilizar herramientas tecnológicas por cada tipo de actividad. Las principales son:
a. Plataforma en la nube: Google Suite, Office 365. Estas cuentan con correo, chats, videoconferencias, Calendarios-agendas, archivos en las nubes compartidos, hojas de calculo compartidos, entre otras herramientas colaborativas.
b. Colaboración: Chats grupales, Whatsapp, Kissflow, Workplace de Facebook, Teams de Microsoft, entre otros
c. Videoconferencias: Hang out, Meet, Skype, Zoom, Gotomeeting entre otros
d. Herramientas de Flujos de Procesos Digitales (Workflow Digital): Kissflow, Cotalker, Sharepoint, entre otros
e. Herramientas de Asignación de Tareas (Task Management): Kissflow, Meister Task, Monday, entre otros
f. Herramientas de Gestión de Proyectos: Kissflow, Trello, Asana, entre otros.
g. Encuestas o Consultas en grupos: Typeform, Google Forms, etc
h. Indicadores y Reportes: PowerBI, Tableau, etc
LOS 6 PASOS PARA IMPLEMENTAR EL TELETRABAJO:
1. DESARROLLAR LAS RUTINAS DIARIAS DE TRABAJO POR CADA POSICIÓN, ALINEADA A LOS PROCESOS DE TRABAJO.
Se requiere desarrollar los flujos de los procesos y las rutinas diarias por cada puesto, estos dos deben estar alineados para asegurar se cumplan las tareas. Esto puede ser una labor ardua y que toma tiempo.
Una forma rápida y simple es reunir a cada equipo para definir las actividades que se realizan y sus responsables. Definir un horario, día y la frecuencia con que cada actividad se debe realizar. Esto debe generar un calendario semanal por día y hora de cada actividad por puesto. Este calendario se debe respetar y supervisar su cumplimiento.
2. DEFINIR RUTINAS DE SUPERVISIÓN DIARIAS.
Se deben definir rutinas de supervisión de los avances del equipo. Sugerimos se realice en reuniones diarias de inicio y fin de día, para informar las tareas, revisar el avance, informar obstáculos y acordar mejoras. Adicionalmente se debe realizarse seguimiento al cumplimiento de las tareas durante el día. Las herramientas de flujo de proceso, gestión de tareas y gestión de proyectos cuentan con herramientas para realizar este seguimiento. Pero si no se cuenta con estas, una llamada en conferencia o videoconferencia puede servir para realizar esta tarea.
3. DEFINIR LAS HERRAMIENTAS DIGITALES PARA REALIZAR LAS TAREAS. ALGUNAS HERRAMIENTAS QUE RECOMENDAMOS POR TIPO DE TAREAS.
Es importante que se defina las herramientas de trabajo a utilizar por el equipo, para tener estandarizado este punto ya que existen muchas herramientas para cada tema. Escoja las herramientas que el equipo debe utilizar.
a. Sistemas transaccionales con acceso remoto: SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, etc.
b. Plataforma en la nube: Google Suite, Office 365
c. Colaboración: Kissflow, Hang out, Workplace de Facebook, Teams de Microsoft, etc
d. Videoconferencias: Skype, Meet, Zoom, Gotomeeting, etc
e. Herramientas de Flujos de Procesos Digitales (Workflow Digital): Kissflow, Cotalker, etc
i. Herramientas de Asignación de Tareas (Task Management): ): Kissflow, Meister Task, Monday, entre otros
f. Herramientas de Gestión de Proyectos: Kissflow, Trello, Asana, etc.
g. Encuestas o Consultas en grupos: Google form, Typeform, Survey Monkey
h. Indicadores y Reportes: Power Bi, Tablaeu, etc
4. DEFINIR PARAMETROS BASICOS QUE DEBE TENER EL AMBIENTE DE TRABAJO DEL COLABORADOR
Definir por cada posición un check list de los equipos y ambientes que debe contar el trabajador y si se le va a subvencionar algunos gastos como internet, o planes de datos.
5. DEFINIR METAS DE RESULTADOS DEL EQUIPO Y DARLE SEGUIMIENTO DIARIO CON TODO EL EQUIPO
Definir los resultados esperados por cada equipo y procesos, estos deben ser de corto plazo, semanal es recomendable, para llegar después a metas diarias en el futuro.
6. IMPLEMENTAR POR SPRINTS SEMANALES: CAPACITAR–IMPLEMENTAR-EVALUAR Y CORREGIR // CAPACITAR-IMPLEMENTAR- EVALUAR Y CORREGIR // CAPACITAR-IMPLEMENTAR- EVALUAR Y CORREGIR
Al inicio van a darse errores y demoras, es muy importante que se aprenda rápido y se corrijan rápidamente. Siguiendo las metodologías agiles se sugiere realizar sprints o periodos iterativos de implementación. Lo recomendable es semanal.
Cada semana se debe iniciar con una capacitación del método de trabajo y/o ajustes al mismo, se implementa y al final de la semana se evalúan los resultados. Al inicio de la siguiente semana se deben implementar las mejoras acordadas. Este ciclo se repite hasta tener el proceso estable.
Este tema da para mucho pero este documento es una guía básica inicial. Sugerimos que se reúnan con sus equipos para revisar estas recomendaciones y realizar con esta base un plan de trabajo detallado para iniciar el Teletrabajo.
En los próximos días estaremos dando mas recomendaciones que vayan resolviendo dudas.
Les agradeceremos nos hagan llegar sus sugerencias y experiencias a mi correo: eduardo.flores@proefitgroup.com para poder enriquecer este documento, y compartirlo a todos.
Para ponerse en contacto también pueden ir a www.proefitgroup.com
Atentamente
Eduardo Alejandro Flores Sauceda
Managing Partner
Proefit Group
Lima, Perú. 15 de marzo del 2020.