Hablemos de "Reunionitis"
¿Cuántas veces te encontraste participando en reuniones a las que no sabes para qué fuiste invitado? ¿Alguna vez sentiste que llegas al final de un día largo de reuniones con la sensación de que fue muy poco productivo? Incluso, la mitad de las veces, tu bandeja de entrada está desbordada de emails que no pudiste leer y no avanzaste nada en las tareas que tenías planificadas para ese día.
A la necesidad extrema de debatir y reunirse permanentemente, se la acuña como “Reunionitis”, un término que hace referencia a la “enfermedad” de estar en reuniones constantemente.
Esto se da ya que solemos creer que quienes están reunidos y debaten sobre ciertos temas son efectivos en su trabajo, pese a que, muchas veces, esto está ampliamente alejado de la realidad.
Pasamos horas y horas reunidos para no llegar a conclusiones concretas o, por el contrario, para llevarnos una lista interminable de tareas que no podemos cumplir por la falta de tiempo y el exceso de reuniones.
Las reuniones han sido el asesino silencioso de la productividad, con tasas en alza durante y luego de la pandemia, a un ritmo tan frenético que hay semanas en las que seguramente tu agenda no tenga ni un hueco libre.
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Por supuesto, no quiero que me malinterpreten, las reuniones bien realizadas son necesarias y son claves para lograr el éxito en nuestro mundo laboral. Así mismo, las que no se realizan adecuadamente, acaban siendo el mayor benefactor de la baja productividad y de un pobre salario emocional.
Entonces, ¿qué podemos hacer? Acá te dejo algunas sugerencias simples para que las reuniones se vuelvan algo que anheles tener en tu agenda semanal:
- ¿La reunión es necesaria? Parece resaltar lo obvio, pero este es el primer y mas importante paso que hay que dar. Si lo puedo resolver con un llamado telefónico, un email o acercándome hasta un colega, no debería existir una reunión.
- Check in: toda reunión debe tener un responsable, un objetivo claro y una duración máxima para llegar a conclusiones útiles.
- Check out: toda reunión debe tener un resumen de decisiones y acciones, que luego es distribuido entre los participantes.
- Parking lot: es normal que las reuniones traigan nuevos topicos a colación. La labor del responsable es apuntar los temas importantes que se deban tratar off line. Seguramente surjan excelentes ideas, pero no será el momento ni el lugar para debatirlas.
- Invitar a los participantes adecuados: “por las dudas lo invito” seguramente te resulte familiar... Contar con las personas claves es de vital importancia para el éxito de la reunión. Ante la duda, es preferible colocar una nota en la invitación solicitando que la extiendan a quien consideren necesario.
- Directo, corto y al punto: en otras palabras, sin anestesia. Las reuniones deben ser breves y enfocadas. Ser simple, concreto y centrado es fundamental para garantizar que la reunión se lleve a cabo en el tiempo establecido.
- Valorar el factor tiempo: ser puntual para iniciar y terminar, aprovechar la duración de la reunión y no tener miedo a salir de la sesión si no estamos aportando nada. El aprovechamiento de las sesiones es tanto de quien las organiza, como de quien participa en ellas. Ser conscientes y consistentes con el aprovechamiento de nuestro tiempo es fundamental para mantenernos motivados, participativos y creativos.
- Utilizar por defecto menos tiempo: la mayoría de las aplicaciones toman franjas de 30 en 30 minutos. ¿Y si probas con bloques de 15 minutos por defecto?
- Regla 10to10past: ir de reunión en reunión sin descanso no es productivo ni saludable. Marcar el inicio 10 minutos pasada la hora o el fin 10 antes de la hora puede ser de gran ayuda para tener un break entre una cita y la otra.
Recorda que tener reuniones ineficientes acarrea un costo muy alto, no solo en el plano financiero sino principalmente en el emocional ya que resulta agotador, torna ineficaz la toma de decisiones, empeora el trabajo en equipo y, paradójicamente, ¡genera más reuniones!