Hazlo simple siempre.

Por Ramón Guzmán.

Hace una semana y media, en medio de ésta nueva realidad laboral de teleconferencias y relaciones a distancia platicaba con un amigo del sector financiero (una SOFOM que da créditos a personas y PYME) sobre los retos que estaba enfrentando la firma para la que trabaja. Me comentaba que en esta nueva realidad los clientes nuevos son muy difíciles de encontrar, pues los ejecutivos comerciales que regularmente andaban cambaceando para crecer los clientes, ahora solo trabajan con los clientes que ya tenían en la cartera de la empresa. Que los Directores están invirtiendo una buena partida del presupuesto en comprar un sofisticadísimo software de CRM, unas bases de datos de clientes potenciales con un proveedor que les vendío la luna y las estrellas. También hicieron cambios en la estructura organizacional y ahora tienen una división de Marketing Digital que reporta a la dirección de ventas de la empresa.

Mi amigo está un poco nervioso porque dos semanas antes de nuestra conversación la empresa hizo un ajuste organizacional por costos operativos y separó a casi el 15% del headcount total de la organización. El ajuste se respiraba según me cuenta de esta forma: "hay dos tipos de personas en la organización, las que venden y las que no venden, así que si no estás directamente en los equipos que contribuyen de manera directa al negocio, tu posición esta en riesgo". Así que tras un "concienzudo" análisis de talento hicieron un mapa para determinar que personas eran indispensables, clave, relevantes y no relevantes. Ejecutaron el plan pero dejaron el ambiente muy "pesado" ya que mi amigo percibe y siente como cuatro colegas de un total de ocho de su área ya no están para enfrentar juntos la incertidumbre, no así su subdirector, ni su director.

El área de mi amigo fue clasificada por el comité de ajuste organizacional como relevante, no clave, no indispensable. Me sorprendió un poco pues el trabaja en BI (Inteligencia del negocio) que es un área que muchas empresas en el sector o subestiman, o la tienen porque si estás en el sector financiero: "debes" tenerla.

Calmé con un HAZLO SIMPLE SIEMPRE a mi amigo quien trabaja todos los días hasta muy tarde (desde el ajuste) haciendo grandes procesamientos de información para elaborar unos reportes que muestran que clientes de los ya existentes pueden ser más rentables vendiéndoles más productos con el riesgo de sobre endeudarlos "un poquito" dice él, nervioso. Le conté el caso de negocio de la caja de jabón vacía, ¿te la sabes?

"Uno de los más recordados casos de estudio de la gestión industrial japonesa fue el de la caja de jabón vacía, el cual ocurrió en una de las más grandes empresas de cosméticos de Japón.

La compañía recibió la queja de un consumidor que compró una caja de jabón y estaba vacía. Inmediatamente la gerencia de la empresa aisló el problema a la cadena de montaje, que transportaba todas las cajas empaquetadas de jabón hacia el departamento de despacho y reparto.

Por alguna razón, una caja de jabón pasó vacía por la cadena de montaje. Los altos ejecutivos pidieron a sus ingenieros que encontraran una solución buena y rápida del problema. De inmediato, los ingenieros iniciaron su labor para idear una máquina de rayos X con monitores de alta resolución, manejados por dos personas y así vigilar todas las cajas de jabón que pasaran por la línea para asegurarse de que ninguna fuera vacía. Sin duda que estos ingenieros trabajaron duro y rápido, pues en apenas tres meses ya tenían el nuevo sistema de control instalado y funcionando.

Pero cuando a un empleado común de producción de una empresa de cosméticos pequeña, le plantearon el mismo problema, no entró en complicaciones de rayos X, robots, equipos informáticos o complicados; en lugar de eso presentó otra solución: Compró un ventilador industrial y lo apuntó hacia la cadena de montaje. Encendió el ventilador, y mientras cada caja pasaba por el ventilador, las que estaban vacías simplemente salían volando de la línea de producción".

No compliques tu trabajo le comenté. Concibe la solución más simple. Aprende a centrarte en las soluciones y no en los problemas. ¡Eso es todo!

Hacerlo simple siempre es más fácil de lo que te imaginas así que le pregunté: ¿hace cuanto hiciste una revisión de la calidad de tus datos? ¿cómo esta la arquitectura de tus datos para su pronta explotación?. Las respuestas me dejaron en shock. La calidad de datos se descuido desde inicios de la pandemia, peor aún, la llegada de una nueva plataforma de ventas digitales contamina algunas de las tablas fuente de sus querys diarios, la depuración les toma horas, de la arquitectura ni hablamos dice que en sus tres años en la empresa nunca se ha tocado el tema porque "cuesta mucho" hacerlo bien.

Le sugerí que limpiara sus tablas fuente, que revisara a conciencia que campos utiliza para sus consultas y procesos, que le diera un sentido simple a la mineria de datos de la firma: Clases, Clusters, Asociaciones y Patrones.

Lo conforté diciéndole que lo apoyaría para lograr que el temido "comité de ajuste organizacional" viera el valor de su trabajo. Yo también lo hice simple pues multipliqué la rentabilidad promedio de cada cliente por el volumen de clientes no procesados debido a la información corrompida e incompleta y el resultado fue de un par de cientos de miles de pesos diarios en cartera.

Esperaré unas semanas y les contaré cómo se va desarrollando todo.

¡Háganlo simple, siempre!