Hoshin Kanri La mejor forma de implementar cualquier sistema (incluido un plan de Mantenimiento)

Compañeros, antes que nada, quiero agradecerles por su apoyo, esta semana ya llegamos a los 400 seguidores, aunque para muchos puede ser un logro menor, para mi es uno muy grande, sobre todo por que me he dado cuenta que todos ustedes tienen mucho mas conocimiento que yo en muchas áreas, y el hecho de que compartan mis artículos me hace sentir capaz de continuar con este sueño, que es ayudar a las empresas e ingenieros de América latina a mejorar la eficiencia de nuestras actividades.

¡Muchas gracias!

Bueno, esta semana quería escribir sobre el diseño e implementación de un programa de mantenimiento. Lo quería hacer con un enfoque simple siguiendo estas dos frases.

"La simplicidad es la máxima sofisticación." Leonardo Da Vinci

"Todo debe hacerse tan simple como sea posible, pero no más que eso." Albert Einstein

A medida que escribía surgieron los recuerdos de mis primeros años de carrera, como a pesar de tener ideas que yo consideraba buenas, me era imposible implementarlas. Muchas veces la idea y su implementación duraban solo unas cuantas semanas. En este momento en el lugar donde trabajo, hay un compañero, un nuevo líder en nuevo puesto que esta pasando por ese problema. Como lidiar con la resistencia al cambio y lograr que se mantengan los cambios.

Aunque no lo parezca, nosotros estamos viviendo en un sistema de rutinas, en gran parte inconscientes, que nos permiten tener los resultados que actualmente tenemos, ya sea de forma personal, en nuestro trabajo, en los departamentos que dirigimos, con nuestros compañeros o en neutras empresas.

Si estas pasando por una situación igual, y quieres cambiar algo en tu vida personal, en tu trabajo, en tu departamento o en tu empresa, te invito a que te quedes a descubrir esta herramienta.

Como siempre, cual merolico, pido tu apoyo, compartiendo este artículo, o haciendo una donación simbólica, esta la usar para comprar una PC y el equipo para comenzar a grabar videos, al final del articulo dejare los formatos que te permitirán establecer el plan de trabajo para cambiar casi “cualquier” ámbito de tu vida o trabajo, si te apegas al plan. la inversion por los formatos es de 2 dolares.

Para tu tranquilidad, no es un sistema milagro, es la columna vertebral sobre del cual se implementa la metodología Toyota en Japón, pero que no se ha difundido de forma correcta en occidente, espero poder ayudar a hacerlo.

Sin mas que decir… Demos comienzo al espectáculo

Hoshin Kanri, es un método para el despliegue de una estrategia, es un método que fue diseñado para capturara y cimentar objetivos estratégicos, mientras dota al personal de intuición sobre el futuro, así como los medios para llevarlos a la realidad, mientras se asegura la cooperación de todas las áreas y miembros de la empresa

Hoshin Kanri integra, planeación estratégica, gestión del cambio y administración de proyectos, mientras hace uso de herramientas de la gestión del desempeño, con el objetivo de asegurar resultados.

Los subprocesos de este sistema son:

• Identificar las áreas criticas de mejora o vulnerabilidad de la organización 
• Identificar las principales áreas de mejora
• Establecer los objetivos del negocio, los cuales abordan las cuestiones más urgentes
• Establecer los objetivos de mejora de desempeño de la organización
• Definir los cambios en las estrategias de la organización para alcanzar los objetivos del punto anterior
• Desarrollar hojas de seguimiento a indicadores para cada uno de los cambios estratégicos
• Crear las definiciones operacionales de desempeño para los procesos clave
• Definir los indicadores para cada subproceso a nivel operativo

Ahora bien, se que esto suena medio complicado, e intentar implementar esta idea suena descabellado, sobre todo por que hay empresas que cobran millones de dólares por enseñarla, pero como mi objetivo es desmentir esto y facilitar el conocimiento a la mayoría de las personas. Vamos a hacer un ejercicio de implementación personal.

Así como suena, lo implementaras en tu vida.

Suena bien, no?

Vamos a usar Hoshin Kanri para cambiar algo en tu vida, basándonos en la idea de que, si lo puedes hacer en tu persona, extenderlo a tu grupo de trabajo o empresa será más fácil.

Comenzemos con el ejercicio

El primer paso que haremos es escanear tu vida personal, para esto necesitas:

1.  Desarrolla tu misión personal
2.  Define tus valores personales
3. Define cual es tu estado personal actual
4. Define cuál es tu visión personal
5. Diseña tu estado personal futuro deseado
6. Identifica las diferencias entre el estado actual y tu estado futuro deseado
7. Prioriza las diferencias, lo que conoceremos como prioridades personales
8. Objetivos SMART

1.      Desarrolla tu misión personal: lo que buscamos es que definas cual es la razón de tu existencia, en un sentido práctico, considerando los roles que debes cumplir. Ejemplo:

a.      Roles: esposo, padre, jefe de ingeniería, hermano, hijo, tío, miembro de la comunidad y amigo

b.      Propósito: cumplir con mis roles de la mejor manera, tomando responsabilidad sobre mi felicidad.

2.      Define tus valores personales: los valores son los principios que te rigen y guían. Sirven como la base para la toma de decisiones y sirven como reglas para la comunicación con todos los miembros de la sociedad. Ejemplo:

a.      La lista de valores que me ha enseñado mi religión y familia, como la honestidad, integridad y disciplina.

3.      Define cuál es tu estado personal actual: da un paso a atrás y obsérvate con total sinceridad, al igual que cuando vas a comprar una casa usada contratas a una persona especializada que la revise para poder mejorarla, de la misma forma debes hacer una revisión crítica (mas no destructiva) de tu estado actual, para hacerlo más fácil comienza a examinar vida trabajo con una tabla como la siguiente:

4.      Define cuál es tu visión personal: es tu sueño de futuro. ejemplo:

a.      Ser lo mejor que pueda ser en los roles de mi vida, siendo saludable, feliz y exitoso.

5.      Diseña tu estado personal futuro deseado:  para el siguiente punto se debe establecer un periodo de tiempo te recomiendo un año, en esta parte estableces como te quieres ver en el plazo de tiempo establecido. Para este ejercicio observa lo que no te gusta de la tabla estado actual y pregúntate ¿Cómo me quiero ver en un año? E intenta poner la respuesta de un modo cuantificable. Por ejemplo, si quieres hacer mas ejercicio, una forma cuantificable seria 1 hora 5 veces a la semana. Ejemplo

6.      Identifica las diferencias entre el estado actual y tu estado futuro deseado, compara las dos tablas, estado actual y estado futuro, las diferencias o gaps, como su nombre lo indica son esas diferencias entre el estado actual y el futuro, es decir las cosas que requieren un cambio. ejemplo:

a. Perder 10kg

b. Bajar mi nivel de colesterol

c. Trabajar menos

d. Pasar más tiempo con mi esposa

e. Pasar más tiempo con mi hijo

f. Leer más por placer

g. Salir con mis amigos

h. Ver a mis padres

7.      Prioriza las diferencias, lo que conoceremos como prioridades personales, ahora que tienes identificadas las diferencias, tienes que decidir en cuales te enfocaras, por que recuerda que todos tenemos recursos limitados, para esto usamos la tabla “urgente vs importante”

Ahora bien, es hora de desarrollar un plan, pero como te darás cuenta, las iniciativas que tengas no solo dependen de ti, dependen también de otras personas, por ejemplo, si quieres ver a tus padres 2 veces por mes, tendrías que preguntarles si ellos tienen tiempo de verte. De tal forma que elaboraras los planes que tienes para cumplir con tu nueva visión de ti, y se los compartirás a ellos para que te retroalimenten.

Ejemplo:

Tras una sesión de retroalimentación con su familia, llegaron a la conclusión de que todos estaban dispuestos a comer mejor, y apoyarme para tener tiempo para ejercitarme, al mismo tiempo organizó mi trabajo y delegue mas actividades para poder salir a mi horario.

8.      Objetivos SMART, con los datos anteriores debes fijarte dos objetivos los cuales deben ser, específicos, medibles, asignables, realistas, alcanzable en el tiempo.

a.      Perder 10 kg en 6 meses a partir de hoy

b.      Pasar al menos 60 de tiempo con mi familia

Elabora el plan

Con el objetivo anterior debo hacer un análisis de como puedo alcanzar estos objetivos, dado que yo soy el experto en mi vida, yo debo saber como resolver los problemas que me impiden alcanzar el objetivo. Una de las herramientas es la tabla siguiente:

Medir el progreso y retroalimentar, la forma más fácil de hacerlo es mediante una tabla de la siguiente forma:

Aquí anotaremos el resultado de nuestro desempeño, una vez que estamos realizando las actividades establecidas en el plan, del cual todos los miembros formaron parte en la decisión.

Por ultimo

1. Ejecuta el plan

2. Revisa los resultados

3.  Ajusta

4.  Ejecuta el plan

5.  Revisa los resultados

6.  Ajusta

7.  Repite 1

Ejemplo:

se ejecutó el plan

Se revisa Durante el primer mes tuve los siguientes resultados

Como los resultados fueron buenos, no se necesita ajustar y se mantiene el plan

Se ejecuta el plan

Se revisa el segundo mes y estos fueron los resultados

En la discusión con su familia para revisar resultados, mis hijos me mencionaron, “te amamos, pero necesitamos espacio” así que se decide cambiar el objetivo para el siguiente mes, con ese tiempo podre leer un libro al mes.

Se cambia el plan y se ejecuta

Se hace la revisión mensual y estos son los resultados

En la reunión todos estaban de acuerdo con los resultados y se sigue con el plan.

Que es lo que me gustaría que se quedaran ustedes des pues de leer este artículo.

1.      Antes de implementar debes hacer un estudio profundo para detectar cuales son las áreas de mejora. Tómalo seriamente es tu vida. Invierte el tiempo necesario para poder revisar tu estado actual y detectar las áreas que quieres mejorar. Gastar tiempo y energía intentando cambiar algo que no te beneficia sería muy tonto.

2.      Encestas un equipo que este alienado a tus objetivos, necesitas que el personal esta dispuestos a realizar los cambios necesarios y trabajar a tu lado.

3.      Retroalimentarte con el equipo y viceversa, acostúmbrate a tener conversaciones francas, escucha y ajusta el plan cuando algo está saliendo mal.

4.      Prioriza, recuerda que debes seleccionar lo importante y no lo urgente

5.      Enfócate, limítate a pocos objetivos que puedan tener un gran impacto.

6.      Aplica el ciclo PHVA, planea, haz, verifica y actúa.

7.      Usa un registro visual para llevar el control de tus avances.

Sin mas por el momento me despido, no sin antes agradecerles el tiempo que se tomaron para leer este artículo.

Y como siempre, cual limosnero, pido tú ayuda, comparte este articulo y si puedes ayúdame con la compra de los formatos, estos me ayudasen a poder traer mas y mejor contenido para ustedes.

Me despido

Muchas gracias