I Levantando datos fundamentales antes de parametrizar iZi Parte No. 2 Por: Eduardo Botero Heron, eboteroh@sw.co

En la primer parte de nuestro artículo  aclaramos conceptos fundamentales que debemos tener presente antes de iniciar las actividades correspondientes de nuestro proyecto de automatización de procesos mediante iZi

En este punto ya debemos tener claro:

1.   La definición del alcance del proceso que vamos automatizar con iZi, con la identificación de las actividades que lo conforman (no las tareas).

2.   Los puntos de control o actividades de control.

3.   Los datos de entrada y salida del proceso.

4.   Los objetivos de desempeño y los indicadores de gestión, para determinar parámetros como tiempos máximos para ejecutar actividades y estadísticas para controlar la calidad durante la ejecución del proceso.

Para explicar el levantamiento de los datos fundamentales y proceder a automatizar un proceso en iZi, vamos a tomar el proceso de correspondencia el cual está modelado y hace parte de uno de los módulos pre configurados.

El instrumento a explicar puede ser tomado como guía, aclarando que dependiendo de la experiencia de quien esté levantando la data y posteriormente vaya a modelar – parametrizar el proceso en iZi, podrá emplear otros instrumentos como casos de uso, diagramas tipo BPMN, diagramas interfuncionales de procesos, entre otros. En este punto lo importante es que realice un ejercicio previo para levantar datos y cuente con todo el apoyo y respaldo del dueño del proceso a ser automatizado.

1.   Definir el alcance del proceso que vamos automatizar con iZi, por medio de la identificación de las actividades que lo conforman (no las tareas).

Para el caso de nuestro ejemplo práctico del proceso de correspondencia, definimos como la primer actividad el diligenciamiento de los datos fundamentales para radicar la correspondencia, terminando con el envío de la respuesta al interesado.

Imagen No. 1

De esta forma, determinamos que el proceso de correspondencia con el alcance previamente descrito, está conformado por 4 actividades (ver columna A de la imagen No. 1)

·     Diligenciar el formulario

·     Asignar correspondencia

·     Revisar correspondencia y dar respuesta.

·     Revisar respuesta

·     Enviar respuesta

De manera seguida, determinamos quienes son los responsables de ejecutar las actividades del proceso (Ver columnas B y C de la imagen No. 1)

·     Parte interesada: Cualquier cliente, cliente potencial y proveedor, entre otros, responsable de registrar la correspondencia.

·     Correspondencia: Es un grupo conformado por uno o múltiples usuarios, responsable de revisar y asignar la correspondencia.

·     Responsables de correspondencia: En este caso está conformado por un grupo al cual pertenecen varios empleados o contratistas de la organización, responsable de revisar la correspondencia y proyectar la respuesta en caso de requerir respuesta.

·     Jefes: Es un grupo conformado por los jefes de la organización, responsable de revisar y aprobar la respuesta generada.

2.   Identificar los puntos de control o actividades de control.

Los puntos de control normalmente están asociados con las compuertas en nuestro flujos de trabajo. Para nuestro caso del ejemplo de correspondencia, contamos con múltiples puntos de control, como el mostrado en la imagen No. 2, en el cual contamos con un dato denominado “Requiere re asignarse”, ver columna O de la imagen No. 2, cuya respuesta determina el flujo del proceso, de tal forma que el curso del mismo puede quedar bajo responsabilidad del usuario que tiene la responsabilidad de analizar y proyectar la respuesta, o en su defecto devolver el curso del flujo del proceso al miembro del equipo de correspondencia quien realizó la asignación debido a no es la persona competente para brindar la respuesta a la parte interesada.

Imagen No. 2

Identificados los puntos de control y los datos que son evaluados en cada una de las compuertas, estaríamos preparados para terminar de levantar el resto de datos a ser gestionados a lo largo del proceso. Tenga presente que por lo general, como fue indicado previamente, los puntos de control están relacionados con las compuertas existentes en nuestro flujograma de proceso tal como se muestra en la imagen No. 3

Imagen No. 3

De esta forma, contamos para el caso de correspondencia los siguientes puntos de control:

·     Requiere re asignarse

·     Requiere respuesta la correspondencia

·     Requiere revisión por un jefe superior

·     Aprobada la respuesta proyectada

3.   Identificar los datos de entrada y salida del proceso.

La identificación de los datos de entrada y salida de cada actividad del proceso nos permite contar con buena parte de los datos gestionados por cada actividad, ver imagen No. 4.

Imagen No. 4

Estos datos por cada actividad conforman los campos de los formularios digitales que deben ser gestionados por actividad del proceso, ver Imagen No. 5, y pueden ser de estos tipos:

·     Editables (E): Corresponde a los datos que deben ser gestionados en la actividad

·     Editables pero a su vez obligatorios (EO): Son datos a ser gestionados y que son de carácter obligatorio.

·     Visibles (V): Son los datos gestionados en actividades previas del proceso pero que son presentados en una actividad para efectos informativos.

Imagen No. 5

Hay datos que no hacen parte de la entrada o salida de cada actividad y que tienen relación con los puntos de control. Las columnas O, S y V del instrumento mostrado en la imagen No. 4 son ejemplos de datos que son empleados para ser evaluados y tomar un curso específico en el flujo de trabajo. Algunos de estos datos nos sirven para contar con estadísticas sobre calidad del proceso, los cuales podrán alimentar indicadores de calidad. Por ejemplo, el registro de datos para la variable ¿La respuesta es aprobada?, ver columna V en la imagen No. 4, nos permitirá llevar registros de re procesos asociados con falencias en la calidad de las respuestas proyectadas por los usuarios.

4.   Los objetivos de desempeño y los indicadores de gestión, para determinar parámetros como tiempos máximos para ejecutar actividades y estadísticas para controlar la calidad durante la ejecución del proceso.

Finalmente, los objetivos de desempeño nos deben orientar respecto a:

1.   Tiempos (Ver columnas D y E de la Imagen No. 1): Los tiempos máximos para ejecutar cada una de las actividades que conforman el proceso por cuanto el tiempo de ciclo total del proceso corresponde a la suma de los tiempos asociados a cada una de las actividades del proceso, claro está, cuando no existen re procesos.

2.   Calidad: Estas estadísticas estarán asociadas por lo regular en los puntos de control para asegurar el adecuado tratamiento del “producto no conforme”, de esta manera, y como se indicó previamente, existen datos que no corresponden a datos de entrada o salida de una actividad, si no que son empleados para asegurar la conformidad del servicios respecto a un estándar de calidad

En nuestro próximo artículo llamado “Modelando el proceso en iZi”, vamos a mostrar cómo es posible recrear la gran mayoría de los reglas que regulan los procesos de su organización, empleado el modelador de proceso de iZi .