¡Ideas para hacer que trabajar en casa funcione!

¡Ideas para hacer que trabajar en casa funcione!

Julio Zelaya y Dave Ulrich

¿Cómo pueden los líderes empresariales y de recursos humanos gestionar los desafíos y encontrar oportunidades en la nueva realidad de trabajar en casa?

El COVID-19 ha sacudido al mundo entero. Estamos preocupados por la salud y la seguridad, y lloramos con los que lloran por sus seres queridos aislados o que no lograron sobrevivir.

En medio de esa sensación de pérdida y solidaridad, esta pandemia nos obliga a reconfigurarnos lo más aceleradamente posible.  No deseamos sonar insensibles, pero esta nueva realidad plantea retos económicos y laborarles alarmantes para quienes vivamos para contarlo. Así que es impensable detener nuestro enfoque hacia el desarrollo y la reactivación. En otras palabras, si no logramos visualizar y desarrollar opciones, la realidad nos arrastrará y no podemos permitir que eso suceda.

De primera mano, el trabajo se ha reacomodado. Frente al necesario distanciamiento social, urgente y obligadamente nos sumergimos en una modalidad de trabajo en línea, virtual, remoto, teletrabajo o como escojamos nombrarlo. El aislamiento, el cierre de centros corporativos y de oficinas por cuarentenas, la necesidad de refugiarnos en un lugar, la selección de negocios esenciales, todo esto está reinventando dónde y cómo trabajamos.  

Hace unos años, el SOHO (oficina individual, oficina en el hogar), se perfilaba como novedoso y reservado para cierta élite. Ahora, es una realidad dominante para casi todas las organizaciones.

Entonces, ¿cómo pueden los líderes empresariales y de recursos humanos gestionar esta nueva realidad laboral?

Muchos han ofrecido consejos administrativos y logísticos útiles: usar tecnología, encontrar un espacio para trabajar y manejar las distracciones. Además de estas valiosas recomendaciones,  hemos examinado la literatura al respecto, entrevistamos a ejecutivos de negocios y de recursos humanos para adaptar los conocimientos del futuro laboral. Por supuesto, los temas logísticos y administrativos son ineludibles, ya que ofrecen orientación sobre cómo superar cuatro desafíos y cómo prestar atención a tres factores clave para una exitosa experiencia de teletrabajo. Trabajar en casa es realmente una herramienta para fortalecer el talento y el liderazgo, además de brindar respuestas a la crisis actual.

Cuatro desafíos y soluciones para trabajar en casa

Basándonos en las reflexiones de algunos colegas a quienes entrevistamos, vemos que algunos desafíos del trabajo en el hogar son: ¿cómo administro mi tiempo en el trabajo versus el tiempo con la familia?, ¿cómo me conecto con los demás? ,¿cómo construyo confianza y relaciones?, ¿cómo me aseguro de que mi trabajo se note? Veamos sugerencias valiosas:

1. Encontrar equilibrio vida /trabajo. Trabajar en casa elimina los límites tradicionales y se genera la sensación de que se está mezclando todo. Es un reto trabajar mientras se intenta cuidar de los niños, especialmente cuando ellos también deben estudiar el casa, y se requiere disciplina para evitar distracciones como la televisión, el internet, las tareas domésticas y los asuntos familiares. Precisamente por eso, creamos los ambientes laborales, pero ahora debemos integrarlo todo. Los líderes deben alentar a los empleados que trabajan en casa para que establezcan normas y rutinas; por ejemplo, responder las llamadas dentro de ciertos horarios, encontrar un espacio privado para trabajar, diferente al que se usa para descanzar, y priorizar las tareas que deben realizarse.

2. Superar el aislamiento laboral. El aislamiento es una de las principales causas de mortalidad, y trabajar en casa, a menudo, distancia a los empleados entre sí. Los líderes pueden promover las interacciones entre los miembros del equipo con contactos frecuentes (correo electrónico, videollamadas), además de proporcionar asesoramiento y tutoría mediante seguimiento personal sobre el desempeño. Es importante alentar a los empleados a conectarse entre sí.

3. Compensar la falta de comunicación cara a cara. La confianza cognitiva y emocional a menudo proviene de interacciones cara a cara que son más difíciles cuando se trabaja en casa. Para compensar esta carencia, los líderes pueden hacer videollamadas grupales donde los empleados pueden mostrar su personalidad de alguna forma lúdica, por ejemplo usando alguna vestimenta especial, estableciendo nuevos ambientes o compartiendo momentos personales.

4. Compensar la falta de visibilidad. Los empleados quieren saber cómo les va y que se reconozcan sus contribuciones. Estos momentos de celebración, a menudo, ocurren a través de comentarios simples y casuales en la oficina, pero ya no se dan en el trabajo en casa. Los líderes deben establecer conscientemente mecanismos para celebrar el éxito en entornos remotos al compartir historias de éxito, ofrecer comentarios personales a los empleados, compartir las mejores prácticas y dar crédito a los empleados que ofrecen resultados. Las conversaciones de rendimiento positivo pueden ocurrir de forma remota y frecuente para ayudar a los empleados a sentirse visibles.

Cuando los líderes reconocen y enfrentan estos cuatro desafíos, los trabajadores remotos se sienten menos aislados, experimentan más conexión, por lo que aumentan su productividad y bienestar.

Tres factores clave de éxito para el trabajo en casa

Existen empresas que han gestionado exitosamente el teletrabajo; por ejemplo: Best Buy, el gobierno de EE. UU., Yahoo! y Automattic. Analizando sus experiencias, hemos encontrado tres factores comunes de éxito que son clave para garantizar que los empleados se sientan parte de una cadena de valor. Estos tres factores son: creer (compartir significado), convertirse (aprender y crecer dentro de la empresa) y pertenecer (sentirse parte de una comunidad). Para fomentar estos ingredientes básicos es necesario tomar en cuenta tres aspectos:

1. Coordinación.  Dividir un proyecto general en tareas específicas es importante para que un trabajador remoto puede centrarse en una asignación, que luego se combina con otras para dar forma al resultado colaborativo. Esta planificación de tareas requiere de un líder enfocado en empoderar y dar dirección a la fuerza laboral. La idea es que los equipos trabajen juntos para lograr un resultado que impacta a otro equipo. Esta cadena nos vincula a todos. Los líderes deben indagar constantemente qué están haciendo para asegurase de trabajar como un equipo integrado.

2. Comunicación. Sin duda, los líderes necesitan comunicarse más aún cuando sus colaboradores trabajan desde casa. Esto significa desarrollar protocolos para mantenerse en contacto, tener reuniones virtuales, compartir aún más información y participar en comunicaciones formales e informales. Los líderes deben preguntar continuamente a los empleados qué tan actualizados están sobre lo que sucede en la organización y compartirles la forma en la que ellos encajan en dicha realidad.

3. Cultura. La identificación con la empresa es clave. Significa que la cultura comienza definiendo la marca, identidad o reputación de una organización. Para los trabajadores, esto significa asegurarse de que las promesas a los clientes: innovación, servicio, relaciones, se cumplan también internamente. Los líderes deben monitorear cómo se cumplen las promesas externas dentro de las relaciones laborales internas. Se pueden preguntar: "¿Qué tan bien estamos modelando lo que prometemos a nuestros clientes?"

Las empresas que prosperan tienen un enfoque holístico para trabajar en casa. Al prestar atención a la coordinación, la comunicación y la cultura, los empleados se conectan con las creencias (significado y propósito), se disponen a convertirse (aprender y crecer) y desarrollan pertenencia (sentirse parte de la comunidad).

Implicaciones del trabajo remoto para el talento, el liderazgo y la organización.

Creemos que los desafíos del trabajo remoto pueden convertirse en oportunidades para mejorar el talento, el liderazgo y la organización, lo que es determinante para responder a esta crisis. En RBL (www.rbl.net), recientemente hemos realizado academias de recursos humanos y liderazgo para empleados que trabajan en casa, con el objetivo de mejorar las habilidades personales y desarrollar capacidades de organización que favorezcan el tener éxito corporativo y personal en todo tiempo.

También hemos realizado proyectos de consultoría para recopilar datos y resolver problemas virtualmente. Finalmente, nuestras medida de indicadores de última generación, formuladas con información obtenida a través de métodos remotos, resultan valiosas para navegar en estos tiempos complejos. Esperamos contribuir contigo para ayudarte a mejorar el talento, el liderazgo y la organización del trabajo de tu fuerza laboral remota.

La pandemia del COVID-19 eventualmente disminuirá, pero las ideas sobre trabajar en casa trascenderán. Al enfrentar los desafíos y reconocer las oportunidades, podemos imaginar una nueva normalidad sobre dónde y cómo se realiza el trabajo con excelencia.

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por Julio Zelaya - Director de The RBL Group, Director LATAM, jzelaya@rbl.net, y Dave Ulrich - Rensis Likert Profesor, Ross School of Business, Universidad de Michigan; Socio, The RBL Group, dou@umich.edu