Identificar, analizar y mejorar procesos inestables

Bienvenido a nuestro newsletter donde abordaremos 1) cómo identificar síntomas de inestabilidad de procesos y 2) desplegar una metodología para su análisis y mejora.

Lo primero es desarrollar el “ojo crítico” para identificar los síntomas de un proceso inestable, los cuales se caracterizan por:

• Variabilidad en las operaciones principales (errores que conllevan a retrabajos, operaciones que duran más de lo estimado, demoras recurrentes, información y/o comunicación incorrecta),
• Multitareas permanentes,
• Imprevistos,
• Quejas y reclamos de clientes/ proveedores,
• Producto/ Servicio final no aceptable.

Cuando detectamos un síntoma la mejor forma de proceder es “levantar la mano” e invertir recursos en un diagnóstico preciso. Si proseguimos sin cambiar nuestro enfoque, adoptamos la costumbre de solucionar únicamente los síntomas, sin abordar la causa raíz para prevenir su repetición en el futuro. Es precisamente en este punto donde nos enfocamos en nuestro segundo tema del newsletter.

Una vez identificada la inestabilidad, es importante realizar un análisis detallado para entender la causa subyacente de la inestabilidad. Un buen análisis de contexto y causas, con un relevamiento de los datos históricos del proceso, es nuestra recomendación. La colaboración entre equipos y la recopilación de datos son fundamentales en esta etapa.

Existen diversas herramientas y nuestra preferencia es la metodología A3.

El método A3 es una técnica de resolución de problemas que proviene del enfoque Lean y se centra en sintetizar la información clave en una sola hoja de papel A3 (de ahí su nombre). Este método proporciona una estructura visual y concisa para entender, analizar y resolver problemas.

Aquí te dejamos un esquema básico de cómo podrías aplicar el método A3:

1. Descripción del síntoma: Define claramente cuál es la inestabilidad en el proceso que estás abordando.
2. Antecedentes: Una descripción de toda la información pertinente necesaria para comprender el alcance del síntoma en cuestión.
3. Condición actual: Ayuda a desarrollar una comprensión de lo que está sucediendo.
4. Análisis de causas: Utiliza herramientas como el diagrama de Ishikawa o cualquier otra técnica para identificar las causas subyacentes de la inestabilidad.
5. Definición de Objetivos: Establece metas claras para la mejora del proceso. ¿Qué se espera lograr al abordar la inestabilidad?
6. Plan de Acciones: Describe los pasos que deben completarse para realizar las mejoras descritas. Esto puede incluir cambios en los procedimientos, capacitación del personal, etc.
7. Indicadores de Rendimiento: Define métricas clave para medir el éxito de las acciones implementadas. Establece un sistema para monitorear continuamente el proceso.
8. Evaluación de Resultados: Analiza el impacto de las acciones tomadas en términos de estabilidad del proceso. ¿Se lograron los objetivos?

Este método ayuda a visualizar la situación de manera integral y a comunicar eficazmente los planes de acción a todo el equipo involucrado.

A continuación te compartimos un link para que puedas descargar un modelo de hoja A3 desde la página web de asq.org e implementar la metodología: link de descarga

El propósito es estabilizar el proceso para que el producto/ servicio sea predecible en el tiempo y pueda cumplir satisfactoriamente con los requisitos de los clientes y demás partes interesadas.

Gracias por dedicarnos estos minutos. Si tienes preguntas o temas que te gustaría que abordemos en futuros newsletters, no dudes en hacérnoslo saber.

¡Hasta la próxima!

Eliana

inProcess Consultoría en Calidad y Gestión

“Potenciamos a las organizaciones en el camino de la mejora”

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