Implementando procesos de negocio con las soluciones Dynamics 365

Aunque ha ido cambiando, aún leemos y escuchamos frecuentemente en el ecosistema de Dynamics 365 que se necesita un consultor experto/senior con experiencia en el módulo de XYZ de Dyn365F&SCM o Dyn365BC o Dyn365CE (Sales, CS, FS) o Dyn365HR o cualquier otra solución. También vemos en LinkedIn C.V. que indican que se es experto en el módulo de XYZ, también los Head Hunter te preguntan en las entrevistas si sabes del módulo XYZ, encuentras empresas que te ofrecen entrenamientos en el módulo XYZ. Bueno, esto es un enfoque antiguo, que ya no funciona así y ante el cual debemos romper paradigmas.

En un proyecto de implementación de las soluciones Dynamics 365 (y obviamente aplica para cualquier otra solución World Class o local) lo que se implementan son macroprocesos de negocio que están apoyados tecnológicamente con una o varias soluciones Microsoft Dynamics 365, dependiendo de las necesidades de cada Cliente.

Existen definidos 15 macroprocesos de negocio que listo a continuación, en los que en algunos mantuve su nombre en inglés, al no encontrar una traducción apropiada al español. Estos son:

1. Order to Cash: gestiona todo el proceso de pedido de ventas, desde la recepción del pedido hasta el cobro de efectivo.

2. Source to Pay: gestiona los procesos de adquisición desde el abastecimiento hasta el pago.

3. Planificar para producir: convierte los planes de producción en productos manufacturados.

4. Adquirir para disponer: gestiona el ciclo de vida de los activos desde la adquisición hasta la disposición.

5. Caso hasta la resolución: maneja casos de servicio al cliente desde el inicio hasta la resolución.

6. Concepto al mercado: supervisa el proceso de llevar un nuevo producto desde la idea hasta el lanzamiento al mercado.

7. Design to Retire: gestiona el ciclo de vida de los productos desde el diseño hasta el retiro.

8. Previsión a plan: convierte las previsiones de demanda en planes de producción ejecutables

9. Hire to retire: gestiona el ciclo de vida de los empleados desde la contratación hasta la jubilación.

10. Inventario para entregar: supervisa la gestión de inventario y los procesos de entrega.

11. Project to Profit: supervisa la gestión del proyecto desde el inicio hasta la obtención de ganancias.

12. Prospect to Quote: gestiona el proceso de ventas desde la identificación de prospectos hasta la provisión de cotizaciones y ganar las ofertas presentadas.

13. Registro para informar: maneja los procesos de cumplimiento e informes financieros.

14. Service to Cash: gestiona los procesos de facturación y prestación de servicios.

15. Administrar para operar: supervisa los procesos administrativos y operativos.

Estos macroprocesos son mejores prácticas de gestión de procesos que nacieron en los años 90 para mejorar el desempeño de las empresas desde el punto de vista de la gestión de sus operaciones, buscando también estandarizar procesos por industrias y poder medir la eficiencia de estos. Recordemos la famosa frase de William Thomson, acuñada en el siglo XIX “lo que no se mide no se puede mejorar”.

Todas las áreas de una empresa o institución pública se componen de áreas, entendidas como departamentos, unidades o cualquier otro nombre, las cuales no funcionan aisladamente, unas necesitan de otras y las salidas de un área se convierten en entrada por otra área. Este paso de entradas y salidas que se vuelven entradas, están siendo gestionadas por personas y por soluciones tecnológicas para soportar un proceso de negocio y al final de este, tener una carita feliz en el otro lado (cliente, proveedor, colaborador, ciudadano).

Gestionar las empresas privadas o las instituciones públicas por procesos es algo que no es nuevo, pero cuando llegamos a las implementaciones, a veces nos cuesta verlo con esta misma mirada. Así como las empresas se gestionan por macroprocesos de negocio que deben estar engranados y aceitados adecuadamente para que todo funciona correctamente, la implementación de una solución tecnológica debe tener la misma mirada al abordar su implementación. Incluso desde la preventa debe abordarse con esta mirada.

Los módulos de una solución per-sé no le sirven a ninguna empresa para soportar tecnológicamente sus procesos y automatizar operaciones diarias o hacer más eficiente la operación o ser más competitivos. Pero, varios módulos pueden apoyar tecnológicamente un macroproceso / proceso de negocio. Ejemplo: El macroproceso de Order to Cash requiere de los módulos de Contabilidad, de Ventas, de Clientes, de Inventario, por mencionar los más relevantes. Y con todos esos módulos soportamos procesos tales como manejar operaciones de las tiendas, gestionar ventas, facturar a clientes, entre muchos otros. Por lo tanto, la interacción de estos módulos de manera coherente y acorde a los procesos de negocio del cliente, hacen que el macroproceso de Order to Cash quede bien implementado y el Cliente tenga la capacidad de calcular el ROI y medir que tanto ha mejorado su operación con la nueva solución tecnológica.

Pues bien, cuando nos enfrentamos a una implementación de una solución tecnológica Dynamics 365 o cualquier otra como comenté anteriormente, debemos abordar la misma como la implementación de varios de estos macroprocesos de manera total o parcial. Esto es, algunos de estos macroprocesos y dentro de cada macroproceso, algunos procesos de negocio que hacen parte de ese macroproceso. Cada uno de los procesos serán abordados con mayor o menor complejidad, dependiendo de cada cliente.

Esto hace una gran diferencia en las implementaciones y quizás lo hacemos así, pero no nos damos cuenta de lo que acá menciono y seguimos hablando de implementar módulos, buscamos consultores que conocen un módulo, estimamos las horas de implementación por módulo, etc., etc.

Los invito a reflexionar de este tema y darle otra mirada a la forma en que se abordan los procesos de implementación. Es un cambio de chip y de cultura que debe darse de ambas partes (cliente y empresa consultora). Muchos clientes ya han hecho el cambio desde hace varios años y tienen constituida un Area de Procesos, así que debemos bailar al mismo ritmo que ellos.

Todos sus comentarios son bienvenidos, porque enriquecen y aportan en este tema tan relevante dentro de las prácticas de consultoría en el mundo.

Un saludo.