Indicadores de gestión en Supply Chain

Como bien dice la frase, “Lo que no se mide no se sabe”, la cadena de suministro como parte importante de toda organización debe tener claro sus indicadores de gestión o KPI para controlar cada parte del engranaje.

Los indicadores de Gestión o en ingles Key Performance Indicators ( KPI ) no son más  que las métricas definidas con parámetros establecidos que se van a utilizar para cuantificar y definir el desempeño de la cadena de suministro. Estas métricas se pueden usar a lo largo de toda la cadena y pueden variar por departamento, pero principalmente por el tipo de empresa y tipo de actividad.

Por eso no me voy a dedicar a listar todos los indicadores de gestión que se pueden tener pero si entender la importancia de medir el desempeño en las áreas claves para controlar y sobre todo mejorar cada una de las etapas y lograr el objetivo de la empresa que debe ser principalmente un servicio al cliente optimo y que permita lograr las metas financieras.

Estas métricas lo que quieren medir es la gestión de cada departamento, el desempeño que puede ser por persona o por área y controlar de forma consistente cada uno de estos para lograr los objetivos o encaminar los procesos a tiempo.

También existen diferentes marcos de referencia y estructuras dentro de las cuales los indicadores puede ser implementados de acuerdo a los usuarios que lo van a ver y medir y que permitirán una mejorelectura y perspectiva acorde a las necesidades y responsabilidades de cada uno.

Algunos ejemplos claros son:

• Balanced Scorecard
• Lean Manufacturing
• Economic Value Added.

Dependerá de muchos factores elegir cual metodología e indicadores serán los mejores para su organización, pero lo importante es iniciar con la medición en cada área para llevar el historial que poco a poco permitirá mejorar y controlar cada proceso. 

Dicho esto, entonces ¿Qué indicadores debo elegir o medir para mi organización?

No existe un listado especifico por tipo de negocio y como mencione va a depender de la actividad y objetivos de la empresa. También que no todas las áreas deberán medir lo mismo o revisar los mismos indicadores, no es lo mismo los indicadores de producción que los que debe revisar y dar seguimiento la gerencia general. Pero cuales serían los pasos o puntos para considerar al momento de definir estos indicadores:

·      Indicadores Internos e Internos: encontrar el balance perfecto para definir los indicadores internos de los departamentos de la empresa como indicadores externos que influyan principalmente en la actividad de la empresa.

·     Consistencia: el conjunto de indicadores elegidos, así como la metodología de la recolección y almacenamiento de información, y principalmente el procedimiento cálculo de cada indicador, deben estar muy bien definidos, documentados y elegirse de manera cuidadosa para que no sea necesario modificarlos en un futuro próximo. El verdadero valor que ofrece un indicador es la comparabilidad en meses o periodos para realmente ver si vamos por el camino deseado o si se requiere hacer ajustes en los procesos no en las métricas.

·     Síntesis: Todos los extremos son malos, por un lado tenemos la extrema simplificación en donde definir un sistema de indicadores muy sencillos que no permiten ver a fondo la realidad del desempeño del departamento o la compañía. Por otra parte, tenemos el polo de la extrema complejidad donde un mar de indicadores y métricas harán complicado el control para los usuarios en una cantidad muy amplia de información que no permitirá tomar buenas decisiones. Un lugar en el medio de estos dos extremos es la perspectiva adecuada, integrando la información que merece ser sintetizada y a su vez dejando ver los aspectos que verdaderamente son importantes.

·     Financieros y No Financieros: Debemos incluir indicadores financieros importantes que permitan medir los objetivos y metas monetarias como también no financieros de la operación que son mas que todo cualitativos como cuantitativos que no necesariamente se miden en términos de dinero, ganancia o pérdida. 

Parte importante de definir los indicadores, que se va a medir por área, como se va a medir, bajo qué proceso, etc. es la tecnología que hará la medición más fácil y ahorrará tiempo en recopilar información de forma manual para luego analizar. La tecnología o un sistema de gestión de indicadores permitirá que los recursos de la empresa utilicen su tiempo para revisar los resultados de los indicadores y encontrar mejoras en el proceso y no tomar la mayor parte de su tiempo en tomar la data y manualmente crear un dashboard. Existen muchos sistemas que pueden ayudar con esta gestión de manera accesible. 

Les dejo aquí un listado del top 10 de los indicadores de gestión de Supply Chain

 ·      Cash-to-cash Time Cycle: Tiempo que toma convertir tus recursos en dinero disponible.

·      Freight Bill Accuracy: Facturacion de carga correcta ( mide los errores en facturación)

·      Perfect Order Rate: Ordenes entregadas perfectas sin incidentes

·      Days Sales Outstanding (DSO):Mide el tiempo la empresa el cobrar o generar ganancia.

·      Inventory Turnover:Cantidad de veces que el inventario se ha vendido en un tiempo establecido.

·      Gross Margin Return On Investment (GMROI):Ganancia neta por cada dolar del promedio invertido para hacer el inventario

·      On-time  and In Full Shipping (OTIF): Entregas en tiempo y forma

·      Return Reason: RAzones de Retorno

·      Inventory Velocity (IV): Inventario Proyectado que se consumirá en el siguiente periodo.

·      Inventory Days Of Supply: Cantidad de Dias de Inventario en Bodega

Estos son solo un ejemplo de indicadores que tienen una mezcla entre financieros y no financieros pero cada empresa puede tener la combinación que más le ayude por su tipo de actividad y objetivos.

*Fuentes: Editorial. Logistica.LA y The DataPineBlog