Innovación y Teletrabajo en tiempos de COVID-19 y recesión

En estos días vivimos situaciones muy complejas desde una perspectiva personal, social y empresarial. Afrontamos una situación de emergencia sanitaria por contagios de COVID-19, que afecta de forma muy desigual a las personas que la padecen. Además necesitamos involucrarnos personalmente para, entre todos, cambiar nuestros usos y costumbres evitando la propagación del virus.

Para ilustrar el contexto, recupero la charla TED 2015 de Bill Gates ¿El próximo brote? No estamos preparados en la que cuenta las lecciones que él y muchos profesionales sanitarios pudieron aprender al enfrentar la crisis del ébola Seguro que después de ver la charla se cuestionará si realmente escuchamos y comprendimos su advertencia.

Si algo nos está quedando claro de todo lo que ha pasado las últimas semanas, es que el COVID-19 va a cambiar todos los aspectos de nuestra vida profesional. En términos de negocio, el primer mensaje que tenemos que tener claro: nada va a salir como lo planeamos. Este primer trimestre seguramente no va a cerrar como proyectábamos y de aquí en adelante el resto del 2020. El panorama no es muy alentador como nos están alertando diversas fuentes autorizadas.

El confinamiento obligado de la mayoría de la población en sus domicilios. Este es el efecto secundario del coronavirus al que ahora nos enfrentamos, porque es ahora cuando se verá realmente cómo han adaptado las empresas eso que llaman “Transformación Digital”. Lo que antes era una opción, hoy es una necesidad estratégica esencial. Cualquier empresa que no esté en proceso de transformación o lo haga mal, lo tendrá muy difícil para sobrevivir al nuevo entorno que el coronavirus nos plantea y que, sin lugar a dudas, redefinirá para siempre los retos ya que pone a prueba a las empresas en su totalidad: cultura, personas, estrategia, productos, servicios, propuesta de valor y modelo de negocio.

La verdadera Transformación Digital empieza dentro de las empresas con las personas, pero se refleja de manera externa en el valor que ofrecen, en sus productos y en sus servicios.

Para todas aquellas compañías que trabajen con la información y el conocimiento, será relativamente sencillo seguir proporcionando valor, sin embargo, quien dependa en exclusiva de un producto, de un modelo de distribución, de una fuerza de ventas tradicional, o de un canal físico, la situación para sobrevivir será muy compleja.

Centremos el foco en cultura y personas para entender el impacto de la actual crisis COVID-19 y disrupción que esta provocando. Y mi reflexión va sobre lo que no hemos aprendido sobre Innovación y Teletrabajo, al que en este momento todo tipo de instituciones y empresas de cualquier tamaño están obligadas a implementar para dar continuidad a las operaciones. Ahora todos los colaboradores deben teletrabajar a la fuerza y, de inmediato, cuestión que quizá para algunas PYMES y emprendedores puede significar el punto de inflexión para sobrevivir o liquidar la empresa.

Si la cultura organizacional hubiera dado al Teletrabajo un lugar central en su estrategia de recursos humanos, no se estaría improvisando como sucede ahora en la mayoría de empresas. Esta improvisación obligada va a ser una odisea pese a que ya hay herramientas disponibles y de bajo coste. El hecho de que tener que implementar el trabajo remoto en los equipos será el punto de quiebre para la cultura organizacional a futuro, los más conservadores se van a preguntar por qué no lo habíamos implementado antes y después de la crisis. La consecuencia futura, los miembros del equipo no van a querer volver a la misma dinámica de tener posiciones 100% presenciales.

Ante este escenario, se va a necesitar liderazgo para enfrentar la crisis y animar a los equipos a explorar nuevas formas de trabajar. Todos deberíamos tener claro que lo que hace posible que existan las empresas y aporten valor, son sus personas. Y precisamente es ahora, más que nunca cuando se expone el valor de las mismas.

No solo mediante la imposición del Teletrabajo, sino también por la capacidad de liderar, integrar y gestionar equipos remotos con alta eficiencia y productividad.

Si analizamos bien los retos empresariales que plantea la crisis del coronavirus, no son diferentes a otros sufridos en anteriores crisis sanitarias ó económicas. La diferencia radica en que ahora, no se trata de hablar, se trata de actuar rápido frente un entorno incierto que nos golpea desde muchos frentes. El daño es ya inevitable y no podemos esperar una recuperación sin sacrificios y buena dosis de creatividad.

En este sentido, si queremos actuar lo mejor es buscar o consultar diferentes soluciones para implementar un sistema ágil de Teletrabajo y gestión de equipos remotos como nuevo modelo organizacional y de empresa futura. Se trata de trabajar tres dimensiones: Empresa, Equipo y Empleado.

La dimensión Empresa impacta en varias áreas y funciones:

• Negocio: redefinición del modelo, migración a canales 100% digitales, enfocada hacia el futuro.
• Personas y Cultura: seguridad, capacitación y desarrollo de talento.
• Comunicación: empleado como stakeholder más importante, plan de comunicación.
• Tecnología: provisión de equipamiento, herramientas y ciberseguridad.
• Legal: protección de datos, acuerdos entre empresa y empleado.
• Administración y Finanzas: certificado digital, gestión bancaria y fiscal.

La dimensión Equipo articulado mediante metodología Agile / Scrum (Sprints), con tareas definidas para alcanzar objetivos estratégicos:

• Roles: dirección, gestión, facilitador, líder, coach.
• Reuniones: durante un Sprint remoto para definición, planificación, retrospectiva, seguimiento, evaluación.
• Herramientas: gestión equipos, comunicación, ejecución, seguimiento, transferencia de conocimiento.

La dimensión Empleado para organizarse, crear un ambiente y mantener el bienestar:

• Organización personal: horarios, orden y checklist de tareas, visibilidad, disponibilidad.
• Espacio de trabajo: ambiente sin distracciones, convivencia con familia.
• Bienestar: descansos, desconexión, mantener la rutina.

Estas tres dimensiones forman la estructura de un plan de implementación de Teletrabajo, a nivel estratégico y operativo para toda empresa con alto rendimiento y continuidad en sus procesos. De nada sirve este plan sino le dotamos de un modelo de control y análisis del retorno, protocolo de comunicación y kit de herramientas digitales imprescindibles según infraestructura y stack tecnológico vigente (o futuro) en la empresa.

Todo modelo y sistema ágil de Teletrabajo se tiene que adaptar a la situación de cada organización, en función de la apuesta y compromiso de todos los actores implicados. Desde un plan de contingencia como solución inmediata ante la crisis del COVID-19, hasta un plan de adopción integral como modelo de trabajo a largo plazo para equipos y empleados.

Con seguridad vienen unas semanas (confiemos no sean meses) críticas para los negocios. Sin embargo, no se puede saber con certeza qué va a pasar después que superemos la pandemia. Todas las industrias van a perder demanda y reducir ingresos con impacto en el flujo de caja en algún momento, unos más que otros pero nadie saldrá indemne.

Por el momento, mi sugerencia es dar respuesta a la urgente necesidad para (re)diseñar, implementar, gestionar y optimizar el modelo de Teletrabajo sin bajar la productividad y rentabilidad del negocio. Tomemos buena nota de las startups (Uber, Airbnb) y gigantes tecnológicos (Google, Facebook, Amazon) que en tiempos de crisis y recesión crecieron gracias a la reducción de costes, flexibilidad, conciliación y metodologías ágiles adaptadas al escenario de trabajo.

Como nos advirtió Bill Gates en su charla TED, la pregunta que debemos hacernos ¿estaremos preparados para la próxima pandemia o recesión?.

Yo que usted intentaría poder responder de forma favorable para garantizar su futuro.

#QuédateEnCasa #StayAtHome

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Si necesita dar respuesta inmediata, junto a mis colegas Julio García y Juan Pablo Espinosa de TRIBU INNOVACIÓN hemos desarrollado un programa 100% online + acompañamiento: "Programa de gestión ágil de Teletrabajo para empresas y equipos remotos con alto rendimiento". Todo el detalle del programa con gusto se lo podemos hacer llegar, mi contacto rafael.igual@tribuinnovacion.com o vía InMail de LinkedIn.

Rafael Igual | @rafaigual

Speaker, Facilitador, Coach y Consultor en Transformación Digital, Innovación y Crecimiento para Empresas, Startups, Universidades e Instituciones Públicas.