Introducción a Power Automate

Hace poco escribí un artículo de Automatización de procesos digitales que puedes checar en mi perfil de Linkedin. Ahora, es momento de empezar a tocar ciertas herramientas que nos permiten lograr esto, entre ellas tenemos a Power automate, un software desarrollado por Microsoft principalmente para automatizar tareas repetitivas. Durante esta lectura estaré basandome en la documentación que Microsoft nos brinda para comenzar a usar esta herramienta.

¿Para que puedo usar Power Automate?

Algunos de los escenarios que la documentación nos muestra en donde podemos usar esta herramienta son:

• Automatizar tareas repetitivas, como trasladar datos de un sistema a otro.
• Guiar a un usuario a través de un proceso para que pueda completar las distintas etapas. Por ejemplo, una organización de ventas podría querer guiar a los vendedores a través del proceso de venta de productos a los clientes.
• Automatizar los procesos basados en el escritorio y en el sitio web con funciones de automatización robótica de procesos (RPA). Por ejemplo, un usuario que trabaja en un banco necesita actualizar diariamente los tipos de cambio. El usuario utilizaría RPA para iniciar sesión en el sitio web y recuperar los tipos de cambio. A continuación, guardaría estos tipos en su escritorio y los actualizaría en una hoja de cálculo de la empresa.

Este tipo de tareas podemos automatizarlas con Power automate a través de flows que son flujo básicamente que podemos automatizar una actividad.

¿Qué tipo de flujos existen?

Podemos encontrar 3 tipos de flujos:

1. Flujo de procesos de negocios: Básicamente son aplicaciones en donde se le indica al usuario un proceso que debe seguir para completar una actividad, pero como siempre es mucho más fácil entender con un ejemplo. Un caso muy común que encontre en la documentación son los centros de asistencia pueden crear flujos (flows) de procesos empresariales centrados en el servicio que guíen a los agentes a través del proceso de creación de un caso, resolución del caso y, por último, resolución del caso.
2. Flujos de nube: Son los flow más utilizados, lo que hacen es que a partir de conectores se puedan crear proceso interacciones con diferentes servicios como Google, Salesforce, Oracle, y otros productos que no sean de Microsoft originalmente. Uno de los ejemplos más comunes que encontre fue para lanzar cargas diarias de datos a Microsoft SharePoint o a una base de datos en un horario específico.
3. Flujos de escritorio: Son flujos muy parecidos a los flujos de nube, pero estos a diferencia a los de las nubes utilizan la aplicación de escritorios para crear RPA´s (mirar concepto en mi artículo de Automatización de procesos digitales) y utilizan algo muy parecido a macros (procesos pre grabados para completar una acción) en vez de API´s como se hace en los flujos de nube. Un ejemplo de este flujo puede ser una interacción con un sitio web específico, como el de los tipos de interés, en donde el usuario después translada esa información en otra aplicación, como una hoja de cálculo Excel.

¿Dónde puedo usar Power automate?

Actualmente existen tres versiones de esta herramienta: Portal, versión mobile y escritorio.

Portal:

Como te puedes dar cuenta es una interfaz muy intuitiva, en la barra izquierda puedes ver opciones como crear flow, ver tus flows e incluso con learn aprender más sobre el uso del portal. Obviamente como es una introducción a esta herramienta no vamos a abordar cada sección, pero no te preocupes que paso a paso se llega a roma.

Mobile:

Siempre tenemos el celular a la mano a diferencia del computador, por lo que una versión mobile facilita mucho las cosas cuando necesitamos ciertos requerimientos, por ejemplo:

• Ejecutar flujos instantáneos: Cualquier flujo instantáneo que haya creado está disponible aquí. Al seleccionar el flujo, éste se ejecuta.
• Gestionar actividades: Proporciona un fácil acceso a cualquier elemento que requiera su aprobación y a cualquier notificación.
• Crear nuevos flujos: Se pueden crear nuevos flujos en la nube directamente desde la aplicación.
• Gestionar flujos existentes: Supervise fácilmente y realice cambios en cualquier flujo de nube que haya creado.

Este tipo de acciones nos puede salvar en muchas ocasiones por lo que es recomendable también tener la aplicación instalada en el celular.

Versión Desktop

Tal como muchas versiones de escritorio, tener este tipo de aplicativos nos puede generar más comodidad a la hora de trabajar.

Componentes de un Cloud flow

Ahora vamos a ir abordando algunos conceptos básicos para empezar a crear nuestros flow. Lo primero que tienes que saber son los componentes de uno, cuando hablamos de cloud flow (el más común) encontramos 2:

1. Trigger: Determinar qué inicia el flujo
2. Actions: Determina lo que hace el flujo

Triggers

Los famosos desencadenantes son esa chispa que hacen que la orquesta empiece a sonar, pueden haber diferentes chispas, pero las más comunes y las que encontramos en la documentación son:

• Cuando algo cambia: puede ser cuando se crea un nuevo item en un sharepoint o cuando recibimos un correo electrónico.
• En un horario: De los más comunes, simplemente es cuando le indicas a que horas debe comenzar el flujo.
• Al pulsar un botón: Muy útil cuando integras el flow en una aplicación.

Actions

Aquí es donde construyes toda la secuencia de acciones que va a hacer tu flujo, una vez recuerdo que era algo tan simple como convertir con power bi builder un reporte a pdf y después pasarlo a un sharepoint que se enviaría más adelante por correo electrónico.

En estos momentos, ya tienes el suficiente conocimiento para crear tus flow, pero esto la vamos a ir haciendo en otras secciones. Si te gusto este artículo no se te olvide darle like y compartirlo.

Att: Wherelucho