Jerarquía de Comunicación Empresarial

En estos días de la revolución de las comunicaciones, estamos usando nuevas formas de comunicación y –tal vez- olvidando el principal propósito del proceso. En HSE, donde la comunicación es clave tenemos que estar seguros que lo que queremos comunicar alcanza de la misma forma a los receptors y puede generar lo que queremos que ésta genere. Esa es nuestra responsabilidad.

Aquí algunos principios:

1) El mensajero es responsible de la recepción del mensaje: A veces estaos pensanod que con tan solo enviar un email, o dejar un SMS o un whatsapp es suficiente para comunicar lo que tenemos que decir. Sin embargo, no estamos seguros si la otra persona recibió el mensaje. Expresiones como: “yo le mandé el email” o “le envié un mensaje whatsapp y no me respondió” vienen a ser nuestras excusas, perdiendo la responsabilidad de asegurarnos de lo que queremos comunicar alcanza efectivamente el receptor (es decir, a quien iba dirigido el mensaje).

2) Sé amable, y más aún cuando escribes. Recuerda siempre el dicho: Las palabras (que tu dices) se las lleva el viento… pero no cuando las escribes. Cualquier cosa que escribas puede ser usado en contra tuya (y créeme, cuando tus enemigos puedan usarlo, lo usarán). No escribas absolutamente nada cuando estés enojado. Espera a la oportunidad cuando estés calmado y lee tu mensaje 3 veces antes de que lo envies a cualquier persona.

3) La major manera de comunicarse, es frente a frente: A veces no nos gusta converser cara a cara porque en ese momento estamos en contacto con el lenguaje no verbal. Con eso, aún cuando decimos algo, nuestro cuerpo, nuestros gestos podrían decir algo absolutamente contrario. Cuando usamos un emoticon en nuestra conversación, asumimos que el otro entiende que estamos alegres, sonriendo o enojados, cuando muchas veces no es verdad. Así, podemos esconder nuestras emociones y sentimientos tras una pantalla o un mensaje. Seamos directos y hablemos cara a cara.

4) Utilice los canals adecuados par alas circunstancias adecuadas: En estos tiempos de social networking, tenemos, por ejemplo, 2 diferentes tipos de redes sociales: Facebook y LinkedIn. La primera es más cool que la segunda, que es más profesional y relacionada a negocios. Cuando mezclamos los contenidos (e inclusive las fotos o tetes que posteamos) podríamos reflejar falta de profesionalismo o extrema seriedad. Use una carta para comunicar algo forma, y una conversación para algo informal o coloquial. Claro que existen etapas en medio que pueden ayudar a comunicar un mensaje.

 5) Siempre conteste un mensaje: Existen 3 maneras de la cual puede responder un mensaje:

- Respondiendo la presunta o solicitud

- Solicitando más información

- Indicando que usted recibió el mensaje y que volverá con la respuesta cuando la haya terminado de colectar, en un tiempo aproximado. No contestar podría ser mostrado como falta de respeto. Realice su mejor esfuerzo para hacerlo.

La Jerarquía de Comunicación: Existen algunos factores que pueden server para evaluar el uso de esta jerarquía: La Urgencia, Importancia y Formalidad. De acuerdo a ello, podemos usar la siguiente escala:

- Cara a Cara: Como fue establecido, la major manera de decir algo importante, urgente y formal. Refleja fortaleza, que tu quieres ser directo y necesitas una respuesta urgente.

- Por Teléfono: Es menos formal, pero cuando algo es verdaderamente importante de ser comunicado y su presencia no es posible, entonces se puede usar. Tendrá la certeza de que el mensaje llegó al receptor efectivamente.

- Por Mensaje (whatsapp o SMS): Esta etapa es mucho menos formal y debería ser usada cuando necesite hablar con alguien y esta persona está ocupada para attender su llamada o hablar con usted en persona.

- Por Email: Cuando la formalidad es necesaria y es algo importante que se debe comunicar. Por si mismo, un email no es urgente.

- Por Carta: Esta es la forma más formal para expresar algo, pero no la forma más urgente.

Cuando usted sienta que algo que desea comunicar es formal y urgente, debería ir a la base de la comunicación, es decir, hablar con la persona cara a cara y expresarle: “Te envié un email (o una carta), por favor, revísala y cuéntame lo que piensas”. Si usa un mensaje, no asuma que la otra persona ya leyó su información enviada. Asegúrese que mostrándose personalmente o al menos llamando a la persona con quien se quiere comunicar, está consciente de que le envió un mensaje.

En HSE y en la vida misma, es muy importante que podamos saber que y como comunicar, porque la mayoría de nuestras tareas se realizan de acuerdo a ellas. Si una persona que trabaje en HSE no sabe cómo comunicarse, el está perdiendo una forma ponderosa de alcanzar sus metas. No lo desperdiciemos.