Knowledge Management Strategy Planner (esp)

Uno de los factores clave para el éxito en la implantación de una estrategia de gestión de conocimiento reside en la conexión que tenga para apalancar o impulsar el desarrollo y la competitividad de la organización, sin perder de vista que esto ocurre sobre la base de dinámicas de intercambio y colaboración que suponen, por sí mismas, importantes retos culturales, lo cual hace necesario realizar una definición que parta de inquietudes del negocio y a la vez se ajuste a la realidad y madurez de la organización para asegurar su asimilación y aprovechamiento. En este sentido, una adecuada estrategia o modelo de gestión debe tener un carácter sistémico, que articule tres elementos clave:

1. Vinculación con el negocio. Una estrategia de gestión de conocimiento debe canalizar este activo (el conocimiento) a los procesos y retos de la organización. No busca el conocimiento como fin, sino que lo considera como un recurso fundamental para impactar al negocio.
2. Cobertura organizativa. La gestión del conocimiento no ocurre a través de programas o iniciativas o momentos aislados, para que tenga éxito debe integrarse/aprovechar espacios, procesos y canales que formen parte de la arquitectura y del quehacer diario de la organización.
3. Actitudes y aptitudes. Las personas, son en definitiva la fuente y el driver para generar, desarrollar ideas y conocimiento, por lo tanto, es fundamental considerar acciones que busquen impulsar, motivar e implicar a todos los integrantes de la organización en los procesos y espacios que se dispongan para favorecer el aprendizaje, la colaboración y la aplicación (puesta en valor) del know-how que se vaya generando y así crear impactos y mejora.

Teniendo todo esto en cuenta hemos creado un instrumento de análisis que en formato de CANVAS, nos permite explorar de forma ordenada 8 bloques de trabajo (ver figura) para facilitar el diseño de una estrategia de gestión de conocimiento que cumpla las premisas mencionadas.

Descripción de los bloques de trabajo del KMS Planner

1. Focos de negocio. ¿Qué queremos impactar? Aquí se establecen los focos de negocio a los que apuntarán las iniciativas de gestión de conocimiento. Se busca crear direccionamiento para orientar iniciativas de gestión de conocimiento en función de los retos estratégicos y necesidades de mejora o transformación de los procesos clave de la organización. Para ayudarnos podemos preguntarnos si la organización necesita: internacionalizarse, crear nuevos negocios, mejorar la rentabilidad y eficiencia de un proceso, incrementar los niveles de calidad, entre otras.

2. Retos de conocimiento. ¿Cuáles son los retos de conocimiento relacionados con el reto de negocio? Definir en este caso las principales inquietudes que tiene la organización desde una perspectiva de capacidades y conocimiento. Por ejemplo: ¿La organización se enfrenta a la necesidad de asimilar o incorporar una nueva tecnología para lo cual necesita nuevo know-how?, ¿hay problemas de retención de talento joven?, ¿es importante identificar expertos y asegurar la preservación de conocimiento y mitigar riesgo de pérdida?

3. Conocimiento clave: ¿Qué sabemos o qué debemos saber para cubrir las necesidades planteadas?Aquí es importante vincular las temáticas o áreas del saber hacer que influyen o pueden influir en los retos planteados. No se trata de realizar un ejercicio exhaustivo para crear un diccionario temático, sino de identificar familias de conocimiento que nos aporten una visión de alto nivel. Por ejemplo, conocimiento sobre: disciplinas técnicas, tecnologías o herramientas concretas, disciplinas de gestión, normativas o legislaciones, procesos industriales o comerciales, entre otros.

4. Procesos de Conocimiento. ¿Cómo gestionar los dominios de conocimiento clave?En este plano se enunciarán las distintas iniciativas que pueden facilitar la gestión eficiente (desarrollarlo, socializarlo, aplicarlo) del conocimiento clave identificado con el propósito de contribuir a que este llegue a las instancias necesarias para atender a las necesidades de negocio. Podremos formular iniciativas alrededor de cuatro procesos clave:

• Conectar: Identificar y acceder a las fuentes de conocimiento de interés para la organización (procesos de vigilancia tecnológica e inteligencia organizativa).
• Ordenar: Identificar, explicitar, catalogar y hacer accesibles contenidos en función a las áreas de conocimiento clave para el negocio (procesos de gestión documental y mapa de capacidades).
• Socializar: Instrumentar rutinas de intercambio de prácticas y experiencias (procesos de transferencia y preservación de conocimiento experto).
• Desarrollar: Mecanismos de aprovechamiento, desarrollo y generación de capacidades (procesos de aprendizaje e innovación).

5. Reguladores. ¿Cuáles son las reglas de juego?Establece las directrices de la gestión de conocimiento para mantener la cohesión, regular y moderar el desarrollo de los procesos de conocimiento, todo esto en armonía con el conjunto de valores corporativos.

6. Habilitadores. ¿Qué usaremos?Canales tecnológicos para facilitar los procesos de registro, organización y difusión de contenidos, y entornos presenciales de colaboración para facilitar la transferencia de conocimiento.

7. Dinamizadores. ¿Cómo estimularemos los procesos de conocimiento?Plantea la consideración y/o despliegue de instrumentos de comunicación, sensibilización y reconocimiento, así como también la dedicación de recursos (económicos y de tiempo) que incorporen la energía necesaria, para estimular a las personas de la organización, en la participación en los procesos de generación, asimilación, intercambio y renovación de conocimiento.

8. Indicadores. ¿Cómo mediremos el impacto de la gestión de conocimiento? Propone indicadores de seguimiento para valorar la salud e impacto de la gestión de conocimiento en tres dimensiones:

• Indicadores de actividad.  Medir el nivel de uso y aprovechamiento de los distintos procesos y canales de gestión de conocimiento.
• Indicadores de conocimiento. Medir el nivel de conocimiento generado/registrado, su agrupación por temas (densidad) y nivel de uso o aprovechamiento.
• Indicadores de negocio. Indicadores de beneficios cuantitativos y cualitativos generados en los retos de negocio definidos, como consecuencia del aprovechamiento de las iniciativas de gestión de conocimiento instrumentadas.

Recorriendo estos 8 planos de trabajo, no sólo se podrá definir y visualizar una estrategia de gestión de conocimiento vinculada a las necesidades del negocio, sino que nos aseguraremos de articular y aprovechar de forma sistémica iniciativas que quizá puedan estar aisladas maximizando así su rendimiento y efectividad.