Líder de proyecto versus gerente de proyecto: las 7 habilidades esenciales de liderazgo de proyectos

¿Cuál es la diferencia entre un director de proyecto y un líder de proyecto?

Si alguna vez buscó una respuesta definitiva a esta pregunta, probablemente terminó decepcionado.

Dependiendo del tamaño, las políticas y la administración de su empresa, estos términos pueden usarse indistintamente o pueden significar roles muy diferentes. El liderazgo es un tema candente en cada parte de un negocio en crecimiento. Y si tiene la ambición de liderar un equipo de proyecto, entonces debe comprender exactamente qué hace que un líder de proyecto sea diferente de un gerente de proyecto.

Entonces, ¿qué hace falta para conseguir su equipo en la parte superior de sus escritorios de pie recitando “ O capitán, mi capitán! " ¿para ti?

En esta guía, cubriremos la diferencia clave entre algunos de los roles de administración de proyectos que suenan más similares, definiremos las características clave de ser un líder de proyecto y brindaremos algunas formas simples en las que puede comenzar a mostrar sus habilidades de liderazgo de proyectos hoy.

Antes de sumergirnos: al final del día, sus roles y responsabilidades dependen de lo que se espera de usted en su empresa, independientemente del cargo. Si no está seguro de lo que se espera de usted, siempre es mejor hablar con un gerente o RR.HH. para eliminar cualquier duda.

• ¿Cuál es la diferencia entre un líder de proyecto y un gerente de proyecto?
• El líder y el gerente del proyecto no siempre son roles distintos
• Por qué un líder de proyecto no es un líder de proyecto o un gerente de producto
• Las 7 habilidades esenciales de liderazgo de proyectos
• 1. Gestión de equipos
• 2. Resolución de conflictos
• 3. Liderazgo de servicio
• 4. Motivación
• 5. Comunicación
• 6. Proponer y pastorear cambios
• 7. Creando soluciones

¿Cuál es la diferencia entre un líder de proyecto y un gerente de proyecto?

Como escribió el experto en gestión de proyectos Jim Highsmith en su libro Agile Leaders , “la mayoría de los proyectos están sobre gestionados y mal dirigidos”.

La razón por la que es tan difícil encontrar definiciones claras entre lo que hacen un gerente de proyecto y un líder de proyecto es que sus trabajos a menudo se superponen. En muchas situaciones, un líder de proyecto es un gerente de proyecto (solo con responsabilidades adicionales).

Sin definiciones claras para trabajar, la forma más fácil de ver la diferencia entre los dos roles es mirar sus responsabilidades clave. Así es como se ven normalmente:

Un director de proyecto es responsable de:

• Implementar la estrategia del producto, incluida la mejora del producto, la priorización de funciones , el cálculo de costos y el lanzamiento.
• Establecer plazos y garantizar que los proyectos se mantengan según lo programado
• Seguimiento de los entregables del sprint y suministro de actualizaciones a las partes interesadas relevantes
• Asegurarse de que el proyecto se apega al presupuesto acordado
• Gestionar cada parte móvil en relación con los hitos, incluidos los horarios, la documentación, la dotación de personal y, a veces, las preocupaciones de recursos humanos.

Mientras que un líder de proyecto es responsable de:

• Comunicarse con los miembros del equipo, incluida la transmisión de resúmenes, la conexión de las tareas diarias con objetivos más amplios y la provisión de contexto y apoyo.
• Asegurarse de que el equipo se mantenga enfocado y encaminado, incluida la resolución de conflictos o cuellos de botella.
• Crear una visión en torno al proyecto para proporcionar a los miembros del equipo un sentido de propósito y motivación.
• Ofrecer un apoyo menos tangible y más emocional para ayudar a un equipo a mantenerse enfocado en el objetivo final.
• Fomentar una atmósfera en el lugar de trabajo que ayude a sacar lo mejor de su equipo.

Si bien existen similitudes innegables entre los dos roles, la diferencia principal clara es que el líder de un proyecto se centra más en las personas que en los aspectos más técnicos de un proyecto determinado.

Hay una razón por la que las responsabilidades de un líder de proyecto incluyen palabras como "visión", "apoyo emocional" y "propósito".

Al igual que en otras partes del mundo empresarial, el liderazgo es a menudo más un arte que una ciencia y requiere el desarrollo de habilidades blandas específicas y únicas junto con las habilidades duras más típicas que se enumeraron en la descripción de su trabajo. (Las habilidades blandas son rasgos clave que a menudo se aplican a la comunicación, la toma de decisiones, las habilidades de liderazgo, la actitud, los instintos y la ética laboral).

La razón por la que estas habilidades son tan importantes es que los líderes de proyectos a menudo trabajan en áreas grises. En lugar de entregables y cronogramas claramente definidos, se ocupan de los aspectos intangibles que mantienen unido a un equipo y lideran un proyecto para que tenga éxito.

Los gerentes de proyecto, por otro lado, trabajan con tareas, cronogramas, presupuestos y alcance conocidos. Tienen un papel más en blanco y negro y más fácil de comunicar en papel. Los gerentes están constantemente enfocados en el resultado final, presionando los plazos y las aplicaciones prácticas necesarias para lograr un proyecto.

El líder y el gerente del proyecto no siempre son roles distintos

Esto no quiere decir que estos sean siempre dos roles distintos.

De hecho, un líder de proyecto podría muy bien ser un gerente de proyecto, manejando las tareas técnicas del día a día de hacer avanzar el proyecto mientras también lidera, inspira y motiva al equipo para que haga su mejor trabajo.

En muchos casos, el tamaño del equipo determina si estos roles son diferentes o están conectados. Es menos probable que los equipos pequeños tengan un “líder de proyecto” dedicado, al menos en términos de un título oficial.

Algunos equipos, por otro lado, son lo suficientemente grandes como para tener varios líderes de proyecto.

Recuerde: si está tratando de averiguar cuál de estas descripciones se adapta mejor a su función, eso probablemente significa que también está trabajando con otras personas que necesitan una aclaración. E independientemente de si es un líder de proyecto o un gerente de proyecto, es crucial que conozca sus responsabilidades para asegurarse de que puede hacer su trabajo lo mejor que pueda y para evitar pisar los dedos de los demás.

Por qué un líder de proyecto no es un Jefe de proyecto o un gerente de producto

Antes de pasar a las habilidades clave que lo convierten en un líder de proyecto, asegurémonos de tener muy claro de quién estamos hablando. Para complicar aún más las cosas, agreguemos un par de términos más a la mezcla: líder de proyecto y gerente de producto .

Estos son otros títulos comunes que escuchará en el mundo de la gestión de proyectos y, a menudo, pueden parecer similares a los roles que acabamos de discutir. Pero de nuevo, no lo son. Así que aclaremos quiénes son estas personas y cómo se relacionan con su rol como gerente o líder de proyecto.

En primer lugar, un jefe de proyecto es una persona del equipo que es responsable de aspectos o módulos específicos de un proyecto (como una característica o alguna funcionalidad). Esto es especialmente importante cuando un proyecto se distribuye entre varios equipos o departamentos.

Por ejemplo, un líder de proyecto asumirá la responsabilidad de la contribución de otro equipo a un proyecto, ya sea presentando los presupuestos necesarios o simulando muestras.

A continuación, un Gerente de Producto se conoce como "el CEO de sus productos". Son responsables de generar la visión detrás de ciertos productos, analizar la investigación de mercado relevante y calcular los costos de las proyecciones, y luego ejecutar la estrategia necesaria para que pasen la línea de meta y lleguen a las manos de los consumidores.

El producto es, en otras palabras, su bebé, de principio a fin.

Por otro lado, como dijimos antes, un líder de proyecto se diferencia al enfocarse en las personas, los procesos y el ambiente de trabajo relacionados con el proyecto en general, en lugar de los aspectos técnicos de lo que se está construyendo, o un aspecto más estrecho del proceso.

Las 7 habilidades esenciales de liderazgo de proyectos

Ahora que tenemos un poco más claro la distinción entre un líder de proyecto y las otras personas que ayudan a impulsar su proyecto, profundicemos en la siguiente gran pregunta: ¿Qué se necesita para ser un líder de proyecto exitoso?

Las habilidades de liderazgo son a menudo más difíciles de definir, ya que se refieren a personas, no a productos y procesos.

Como señaló el astronauta Chris Hadfield:

“En última instancia, el liderazgo no se trata de actos de coronación gloriosos. Se trata de mantener a su equipo enfocado en un objetivo y motivado para hacer todo lo posible para lograrlo, especialmente cuando hay mucho en juego y las consecuencias realmente importan. Se trata de sentar las bases para el éxito de los demás y luego dar un paso atrás y dejarlos brillar ".

Desafortunadamente, aunque es inspirador, esto realmente no incluye las habilidades tangibles que necesita para liderar. Para ser más específicos, hemos elaborado una lista de las habilidades esenciales de liderazgo de proyectos:

1. Gestión de equipos

Los líderes de proyecto son el capitán de su equipo. Esto no significa que sean necesariamente los mejores jugadores. Pero que sepan cómo configurar su equipo y cada miembro individual para el éxito.

Si bien los líderes de proyectos siempre deben estar atentos al premio cuando se trata de completar sin problemas cualquier proyecto, también son responsables de los mecanismos diarios de armonía del equipo. En otras palabras, esto significa asegurarse de que todo el equipo se mantenga concentrado y trabaje sin problemas en conjunto hacia una visión compartida.

Pero la gestión de equipos no se trata solo de lo que está trabajando hoy. Los líderes de proyectos se distinguen al identificar y elevar a los compañeros de equipo adecuados a la posición correcta para que realmente puedan brillar.

Un gerente de proyecto puede dedicar mucho de su tiempo a hacer que un proceso funcione en papel, pero un líder de proyecto dará vida a ese proceso en el contexto de un equipo. Para hacer esto, usarán herramientas de gestión como porristas, motivación , establecimiento de objetivos y otras, según sea necesario.

Por ejemplo, un líder, reconociendo que su equipo ha estado dedicando horas extra a un proyecto, podría proponer una recompensa especial, como una cena especial para el equipo juntos o un día libre después del proyecto, para demostrar tanto su agradecimiento como su incentivo. trabajo duro.

2. Resolución de conflictos

Nada frena un proyecto como el conflicto. Pero es un sueño pensar que su equipo pasará todo el día trabajando felizmente juntos. En cambio, la resolución de conflictos es fundamental para ser un buen líder.

En un equipo más grande, esto podría significar la resolución de conflictos entre varios directores de proyectos. Como cada gerente tiene como objetivo forjar su contribución al rompecabezas más grande, es esencial mantener canales de comunicación abiertos, garantizar que las personas puedan trabajar juntas de manera productiva y sentirse más grandes que la suma de sus partes.

Por ejemplo, digamos que tiene dos equipos trabajando en partes dependientes de un proyecto, pero no están sincronizados entre sí y sienten que están retenidos. De repente, no cumplen con los plazos y se señalan con el dedo.

En este punto, un líder de proyecto debe intervenir, reducir la escala y hacer que los equipos vuelvan a trabajar juntos de manera productiva.

La respuesta más simple aquí sería reunir a los dos gerentes de proyecto y profundizar en la cartera de proyectos y la planificación de sprints futuros .

Verifique que sus sprints propuestos incluyan el trabajo que libera al otro equipo para hacer su mejor trabajo. Luego, asegúrese de que sus tareas actuales que están trabajando hacia ese hito estén asignadas correctamente y se les dé una mayor prioridad.

En la teoría de la gestión de proyectos, esto se denomina confrontar (o más generalmente, resolver problemas, integrar, colaborar o ganar-ganar). Sin embargo, no todos los conflictos son escenarios fáciles de ganar-ganar como este. Como líder de un proyecto, también debe estar al tanto de los escenarios en los que alguien se sentirá como en el lado perdedor.

Y recuerde: hay una diferencia entre ser un líder y un microgestor.

Crear un entorno exitoso no significa estar siempre en los negocios de todos para garantizar que todo funcione sin problemas. Sea claro sobre los límites y luego dé a los miembros de su equipo el espacio para florecer.

3. Liderazgo de servicio

Un líder de proyecto sabe que las personas no son tareas.

En esencia, los líderes de proyectos son los llamados líderes de servicio . Esta es una filosofía de liderazgo en la que el objetivo principal es atender las necesidades del individuo y no solo los intereses de la empresa.

Esto no significa que pueda olvidarse de cumplir con los plazos y los hitos. En cambio, piense en ello como la misma cualidad que hace a un gran scrum master . No solo está ayudando a guiar al grupo en su conjunto, sino que también está haciendo ajustes en función de los comentarios que recibe de cada miembro de su equipo.

Un buen líder de proyecto siempre está buscando formas de sacar más provecho de su equipo, no porque mejorará el resultado final, sino porque la inversión más importante es en el equipo que ha construido.

En un rol de líder de proyecto, no se considere solo un maestro; también eres estudiante y puedes aprender mucho de cada miembro de tu equipo.

4. Motivación

Casi todos los proyectos alcanzan lo que se llama el "miedo desordenado" . Aquí es donde la claridad y la energía que había desde el principio desaparecen repentinamente y su equipo siente que cada día es un trabajo duro hacia ninguna parte.

Esto puede suceder por varias razones. Tal vez la retroalimentación temprana sobre su trabajo no sea lo que se esperaba. O llegó una parte interesada que quería cambiar el alcance. O tal vez simplemente están perdiendo fuerza por las largas horas y las altas expectativas.

Cualquiera que sea el caso, un buen líder de equipo podrá leer los signos de desánimo, e incluso agotamiento, e implementar estrategias para asegurarse de que las personas se mantengan inspiradas y encaminadas.

Esto es más que una palmada en la espalda o un "¡buen trabajo!" Debe conocer la psicología de la motivación y cómo mantener a su equipo enfocado e inspirado.

Por ejemplo, un estudio reciente publicado en Harvard Business Review encontró que los trabajadores que pasan 15 minutos al final de cada día escribiendo reflexiones sobre lo que hicieron bien, lo que hicieron mal y lo que aprendieron, pudieron mejorar su desempeño al 20%.

Hay muchas otras formas de ayudar a su equipo a ser más productivo y motivado. La clave es comprender que estas pequeñas prácticas pueden tener un impacto enorme en la capacidad de su equipo para hacer las cosas y sentirse bien con su progreso.

No solo eso, sino que le brinda retroalimentación tangible con la que trabajar para que pueda continuar optimizando sus roles y responsabilidades para sus fortalezas y debilidades.

5. Comunicación

Uno de los roles más importantes que puede desempeñar un líder de proyecto es el de comunicador principal.

La comunicación puede cubrir mucho terreno, incluido persuadir a los miembros del equipo para que colaboren de una manera a la que no están acostumbrados, negociar con diferentes partes interesadas del proyecto sobre los plazos y expectativas, y eliminar cualquier ambigüedad sobre lo que se espera de cada miembro del equipo.

Además de mantener a los miembros de su equipo productivos y sentirse apreciados, es probable que tenga que interactuar con las partes interesadas y los clientes, actualizándolos sobre el progreso, gestionando sus expectativas y comunicando sus comentarios a su equipo.

Pero más que simplemente transferir conocimiento e información, un líder de proyecto se diferencia por su capacidad para ser visto como objetivo, transparente, digno de confianza, enfocado y seguro. Aquí hay un poco más sobre cada una de estas cualidades y cómo puedes cultivarlas:

• Confiabilidad: sobre todo, los líderes de proyectos deben ser confiables. los estudios demuestran que la confianza es la principal característica definitoria de los mejores lugares de trabajo. Para ser considerado digno de confianza, debe poner sus palabras en práctica. Esto significa confiar en los compañeros de equipo para hacer las cosas sin microgestión o incluso simplemente expresar que confías en ellos para hacer lo que dicen.
• Transparencia: la transparencia va de la mano con la confianza. ¿Cómo puede tu equipo confiar en ti si les estás ocultando cosas? Los mejores líderes de proyectos saben que es más importante ser abiertos y honestos sobre lo que está sucediendo y trabajar juntos como equipo para lograr una mejor solución. No hay agendas ocultas ni lecturas entre líneas.
• Objetividad y equidad: los proyectos complejos significan que es probable que tenga conflictos y desacuerdos. Y los líderes de proyectos no pueden considerarse favoritos. Los líderes de proyectos fuertes escuchan activamente a todas las partes y trabajan sin prejuicios.
• Enfoque y estabilidad: los líderes de proyectos deben ser inquebrantables en su capacidad para trabajar bajo presión. No todos los proyectos saldrán según lo planeado, pero su habilidad como líder es poder dirigir el barco sin importar cuán agitado esté el mar.
• Confianza: Por último, las partes interesadas, los ejecutivos y los miembros del equipo quieren un líder de proyecto que confíe en sus conocimientos y habilidades (¡sin ser engreído!) Sea claro en su lenguaje, directo en sus sugerencias y honesto y abierto con sus comentarios.

6. Proponer y pastorear cambios

En el transcurso de un proyecto, especialmente un proyecto grande con una línea de tiempo larga y muchas partes móviles diferentes, se propondrán cambios y el plan original podría comenzar a cambiar. Tal vez un cliente vea la primera maqueta o borrador y se dé cuenta, ¡ oye, esto no era lo que estaba pensando! O tal vez su principal competidor sale con un cambio drástico y su empresa de repente está reconsiderando su estrategia.

Como líder de proyecto, su equipo debe mirarlo durante estos momentos de incertidumbre. Y aunque ciertamente puede ayudar a identificar y proponer cambios, sus verdaderas habilidades de liderazgo se obtienen al ayudar a su equipo en estos tiempos turbulentos.

Esto significa comunicar nuevos flujos de trabajo o procesos y asegurarse de que su equipo tenga acceso al conocimiento que necesita. 

7. Creando soluciones

Por último, un gran líder de proyecto no solo aborda los problemas; crean soluciones.

Un buen líder de proyecto podrá detectar problemas e, idealmente, problemas potenciales y luego presentar e implementar soluciones que satisfagan a su equipo y a las partes interesadas relevantes. Debes ser visto como una persona que busca soluciones y que siempre busca lo positivo en lugar de ahogarse en lo negativo de problemas inesperados.

Parte de esto es mantener una actitud positiva y concentrarse en lo que se puede hacer en lugar de en lo que está saliendo mal.

Por ejemplo, si tiene un miembro del equipo que está luchando por cumplir con los plazos, tiene un problema práctico que debe abordarse y corregirse lo antes posible. Pero también tienes que profundizar en las soluciones: ¿por qué esta persona no está cumpliendo con las expectativas y cómo puedes ayudarla a tener éxito?

Tómese el tiempo para mirar más allá de la superficie de un problema y descubrir por qué sucedió en primer lugar. Recuerde, los líderes de proyectos son líderes de servicio. En el fondo, su responsabilidad es con el equipo y las personas que lo integran.

5 formas de demostrar que eres un líder de proyecto

En última instancia, si desea distinguirse como líder de proyecto, deberá demostrar que está a la altura de la tarea. Entonces, si esas listas de habilidades aún se sienten vagas, aquí hay algunas formas en que puede diferenciarse de los otros gerentes de proyectos en su empresa:

• Demuestre su interés y capacidad en la gestión de recursos humanos y dinámica de equipos.
• Establezca expectativas claras para usted y su equipo, y luego asegúrese de que se cumplan
• Contribuir a resolver, no a crear, conflictos
• Actuar como animador de cada miembro del equipo, asegurándose de que sean reconocidos y recompensados por sus logros.
• Asumir la responsabilidad de cada aspecto del progreso del equipo, demostrando que la responsabilidad se detiene contigo y que estás a la altura.

No siempre necesitas un título para ser líder

Un líder de proyecto no siempre se llama líder de proyecto. Como alguien con estas habilidades, naturalmente ascenderá a la cima y se separará de los otros PM.

Solo tenga en cuenta que ser un líder no se trata simplemente de alcanzar objetivos y entregar los productos. También se trata de proyectar la actitud correcta e inspirar a otros a hacer su mejor trabajo.

Todo el mundo necesita un buen gerente para mantener las cosas encaminadas y dentro del presupuesto. Pero un líder trascenderá esos elementos esenciales y ayudará a crear un mejor entorno de trabajo que permita que todos los miembros del equipo prosperen.

Por comentarios o consultas puedes escribirme a fabiancrosa@gmail.com