La Cartería del futuro: nuevos entornos de trabajo

Gestionar eficientemente la documentación y la información que envía o recibe un empleado de cualquier organización de forma segura y con trazabilidad, se ha convertido es uno de los grandes retos a los que se enfrentan en la actualidad muchas organizaciones.

Por qué no solo hablamos de los cambios derivados de la transformación digital de la logística documental. Tras la pandemia la implantación de nuevos modelos de trabajo, obligan a repensar como enviar o recibir documentación de forma eficiente, sin incurrir en sobrecostes.

La oficina convencional comienza a desvanecerse y las empresas apuestan por el teletrabajo, el “Hot Desking” o los modelos híbridos. Estas nuevas tendencias han derribado las “barreras” físicas del puesto de trabajo vinculado a un espacio predefinido (desde el cual, hasta no hace muchos meses, se enviaba o recibía un documento) que ahora se extiende, allá donde el empleado desarrolle su actividad.

El único camino para afrontar este reto es la tecnología. Tecnología qué debe integrar a los empleados con los procesos (flujos documentales) armonizando los mundos físico y digital, porque trabajamos en un entorno dual (físico y digital) en el que se puede recibir o enviar documentación física como un sobre de correo ordinario o un certificado tradicional, o en formato digital como una Notificación Electrónica o un correo electrónico certificado.

En definitiva, diferentes formatos y múltiples canales deben gestionados correctamente, porque no entregar o recibir la documentación a tiempo conlleva pérdida de agilidad en los procesos y puede acarrear graves consecuencias (económicas y reputacionales) si estamos hablando de documentación oficial con plazos.

La especialización y la tecnología deben garantizar que estos flujos de documentación e información sean óptimos, y la organización debe asegurar que la información sea recibida por la persona adecuada, de forma inmediata, eficiente y segura, o que el usuario pueda realizar un envío de forma ágil y sencilla con dos premisas:

1) Independientemente de su localización física

2) Con visibilidad y control para la organización

La Cartería del Futuro: inteligente, dual y multicanal

Las grandes corporaciones necesitan una solución de distribución interna de la documentación alineada con las nuevas tendencias en entornos y espacios de trabajo. El empleado ahora es el protagonista, y le convierte en decisor sobre en qué formato y localización necesita recibir la documentación, y lo anterior solo es posible con tecnología.

Las reglas de negocio preestablecidas (formatos de distribución por tipo y/o lote documental en la misma ubicación de la oficina), se transforman en acciones ad-hoc a petición de cada empleado (aunque también la automatización permite combinar ambos formatos). La Plataforma tecnológica GIO desarrollada por THE MAIL COMPANY, permite seleccionar entre cuatro formatos posibles de entrega:

1) Digitalización de la documentación y distribución electrónica segura con trazabilidad

2) Entrega física en un punto determinado, incluso fuera de las oficinas corporativas (con sistemas de workflows de aprobación si el proceso genera un coste)

3) Custodia de la documentación y recogida por parte del usuario en la Cartería

4) Locker: el usuario puede recoger la documentación en un Smart Locker (24/7) mediante un código QR único (trazabilidad) el día que el empleado se desplace a la oficina

Quieres saber más ? hola@themailcompany.es