¿La cola de qué?

Cola de gasto, long-tail, compras indirectas, no recurrentes, puntuales e incluso hay quien lo llama “el chorreo”. ¿Qué es eso? ¿Cómo funciona? ¿Cómo que hay tiendas que se dedican a vender aquello que nadie compra regularmente? ¿Cómo que resuelven un problema grave a las empresas?

Empecemos por el principio. ¿Qué compra una empresa? O mejor aún, ¿cómo compra una empresa? Cuando hablamos de negocios, lo primero que pensamos es en aquello por lo que los conocemos, es decir, lo que venden, sus productos. En cambio, la pregunta anterior nos la hacemos menos. Quizás solo aquellos que trabajan, precisamente, en Compras.

 Lo primero que debemos saber es que las compras de una empresa se dividen entre compras directas, aquellas relacionadas con la producción u objeto de su negocio (materia prima, maquinaria,...), e indirectas, aquellas no vinculadas directamente con la actividad productiva, pero que son necesarias para el correcto funcionamiento de la empresa (servicios, material de oficina, mobiliario, herramientas, recambios,...). 

Imaginemos que dirigimos una empresa con un volumen de compras total de 10 millones de euros al año. ¿Cuántas son directas y cuántas son indirectas? El cálculo es sencillo si aplicamos el válido para casi todo Principio de Pareto y nos encontramos la siguiente situación: El 80% de nuestras compras representará aproximadamente las compras directas que, a su vez, será suministrado por el 20% de nuestros proveedores, mientras que el 20% de compras restante serán las indirectas y allí se esconderán apretados la barbaridad del 80% de los proveedores con los que trabajemos. Plasmemos esto en el gráfico conocido por todos los clientes y proveedores de Mercateo.

En el eje Y vemos las compras de nuestra empresa y en el eje X el número de proveedores. Cada una de las barras representa el volumen de compras de nuestra empresa con un proveedor concreto. A la izquierda quedan, por tanto, los proveedores con los que mayor volumen de compras tenemos, los proveedores estratégicos. Con cada uno de estos primeros proveedores firmaremos seguramente un acuerdo comercial. Negociaremos qué productos, a qué precios, en qué tiempos de entrega y con qué formas de pago. Un esfuerzo en tiempo y personal importante que merece la pena, porque hablamos de sumas muy elevadas. 

Conforme nos vamos desplazando hacia la derecha, las barras disminuyen de tamaño y el volumen de compras que acordamos con cada proveedor va volviéndose más pequeño. Desgraciadamente, no se reducen los procesos necesarios para realizar las compras, ya que con todos deberemos negociar de nuevo qué productos, a qué precios, en qué tiempos de entrega y con qué formas de pago. 

Así pues, mientras disminuye la “importancia” del proveedor, el esfuerzo relativo necesario para adquirir sus productos comienza a ser mayor llegando al punto en que cueste más el tiempo que nuestro personal invierta en comprar un producto que el valor del mismo. Seguro que estamos de acuerdo en que negociar producto, precio y condiciones con un proveedor con el que quizá no volvamos a trabajar supone definitivamente un coste inasumible para empresas que se encuentran no ya con uno sino con cientos y miles de casos idénticos. 

Estudios sobre compras indirectas como el realizado por la Universidad HTWK de Leipzig en 2017 nos señalan que “al incorporar nuevos proveedores, especialmente en el caso de materiales indirectos, la gestión puede resultar más cara que el producto en sí. La gestión de datos en varios departamentos, las consultas y las autorizaciones necesarias por pedido pueden llegar a ocupar la mitad de la jornada a un empleado por cada proveedor y un coste total de hasta 250€.” 

Estamos hablando de, por ejemplo, que la semana que viene es la reunión de marketing y me faltan tazas. También de un ratón para zurdos para el nuevo gerente, que no tenemos ninguno. De un extintor o un perchero o aceite y sal, o quizá de un nuevo microondas… Día a día, semana a semana, esta cola de proveedores crece y crece hasta el infinito. Las demandas son esporádicas, no planeadas, no tenemos ningún poder de negociación sobre el proveedor, ni de control del gasto. No es descabellado acabar teniendo que buscar mil empresas para cubrir estas infinitas pequeñas necesidades imprevistas e imprevisibles que son nuestra cola de gasto.

 Y no perdamos de vista que estábamos hablando de nuestra “pequeña” empresa. Levantemos la mirada e imaginemos la cola de gasto de las empresas que facturen 50, 100, 1000 millones. ¿A cuántos nuevos proveedores tendrán que buscar año a año para cubrir imprevistos? ¿Con cuántos no facturarán más de 100 EUR? ¿A cuántos no volverán a comprar nunca después de haberlos dado de alta en sus sistemas? ¿Cuánto dinero está costando a esas empresas no gestionar sus colas de gasto?

 ¿La conclusión? A una empresa que no controle y gestione las compras de su cola de gasto le estará saliendo más caro el tiempo que dediquen sus CPO a adquirir esos artículos que el valor de los mismos. Estamos hablando de un problema importante. 

¿Existen soluciones? Sí, pero eso ya es otra historia para otro post en otro momento.