La frontera de eficiencia del cliente feliz en el sector de la distribución de alimentación

La creciente complejidad que están alcanzado las cadenas de suministro en el sector de la alimentación, está provocando que las empresas se den cuenta de que la gestión de la misma no pertenece exclusivamente a los dominios del responsable de almacén o director logístico, sino que constituye un elemento fundamental de la empresa. Pero incluso aunque las empresas estén adoptando estrategias de gestión de la cadena de suministro (SCM en adelante) en su esfuerzo por mantenerse al día, los expertos creen que muchas aún sufren un evidente retraso en lo que respecta a la cuantificación de resultados y al delicado equilibrio entre proporcionar un alto nivel de servicios y tener bajos costes.

En estos momentos, los principales retos de la distribución alimentaria (márgenes muy estrechos, competencia muy agresiva, surtido de miles de referencias, factor diferencial marcado por el “fresco”, externalización de actividades …), generan una tremenda complejidad en la cadena de suministro. Sin embargo, en la mayoría de los casos las empresas no han cambiado el modo en que gestionan esta parte fundamental de los negocios.

Maximizando el valor de la cadena de suministro

Antes de continuar, veamos que entendemos por SCM. Se trata de la compleja serie de procesos de intercambio o flujo de materiales y de información que se establece tanto dentro de cada organización o empresa como fuera de ella, con el fin de poner “el producto adecuado, en el lugar, momento y cantidad adecuada a un coste razonable”, todo ello medido desde el proceso de aprovisionamiento hasta la entrega al cliente final. Esto hace felices a nuestros clientes.

Una gran mayoría de empresas de la distribución alimentaria no dispone de conocimientos previos ni experiencia en la cadena de suministro y suelen considerar que es una especie de “caja negra” que no comprenden o no son capaces de ver claramente. La dirección cree que la cadena de suministro cuesta demasiado y no funciona muy bien. Suelen preguntar cosas como ¿Tan difícil es conseguir que los productos estén en el lugar adecuado en el momento adecuado? Bueno, la verdad es que no es fácil; lo sabemos por nuestros clientes, a los que ayudamos en esta ardua tarea.

Tres grandes factores han contribuido a aumentar las tensiones en la cadena de suministro:

• Fragmentación de las necesidades de los clientes, y en consecuencia una mayor selección de referencias dirigidas a segmentos específicos de consumidores, diferentes porcentajes de precios, ciclos de vida del producto más cortos y patrones de demanda menos predecibles.
• Presión sobre incrementos en los costes consecuencia de la competencia global.
• Un nuevo nivel de complejidad causado por modelos de distribución más complicados, una mayor externalización y nuevas tecnologías que prometen eficiencia pero pueden incrementar la complejidad.

Cada vez es más difícil gestionar las cadenas de suministro, y el entorno competitivo implica que la mayoría de las empresas necesitan reducir costes. En semejante entorno, una buena gestión de la cadena de suministro implica “conseguir mejores resultados con lo mismos o menos recursos”.

Equilibrio entre servicio y coste: ¿A qué hay que renunciar?

Si la esencia de la gestión de la cadena de suministro es proporcionar los productos adecuados en la cantidad adecuada en el lugar y momento correcto –y todo ello al coste adecuado-, entonces el concepto “frontera de eficiencia” constituye una herramienta muy útil para conocer la situación en la que estamos. Para cualquier función empresarial, la frontera de eficiencia refleja combinaciones de dos o más indicadores de resultados: si se mejora en uno necesariamente se tendrá que empeorar en el otro u otros. Si aplicamos este concepto a los resultados de la cadena de suministro, la frontera de eficiencia es un espacio de dos dimensiones donde en un eje está el nivel del servicio prestado y en el otro los costes. En un extremo tenemos un servicio maravilloso de enormes costes. O bien podríamos tener menores costes pero también un mayor tiempo de entrega o menor tasa de servicio. La cuestión es ¿dónde quiero estar exactamente dentro de esa frontera?

La estrategia de una empresa debería sentar las bases del diseño de su cadena de suministro. La frontera de eficiencia es un marco útil, pero la mayoría de las empresas no están consiguiendo el valor máximo de sus inversiones en la cadena de suministro. Por ejemplo, uno de nuestros clientes descubrió que era frecuente que su empresa, debido a diversos factores, enviase mercancía desde centros de distribución inadecuados. Esto significaba incurrir en costes de envío superiores y asimismo proporcionar a sus clientes un nivel del servicio inferior. Resolvimos este problema consolidando cierta mercancía de forma centralizada, mejorando tasa de servicio y costes.

Situarse “sobre” la frontera de eficiencia no es un objetivo sencillo. Tal vez no se estén gestionando los procesos correctamente, ni utilizando la tecnología adecuada; existe una amplia variedad de motivos para explicar por qué algunas empresas están “sobre” ella y otras por “debajo”.

Cómo situarse “sobre” la frontera de eficiencia: Lean SCM y Colaboración

Lean está considerado como uno de los principios básicos de organización, reducción de los tiempos de operación, incremento de rendimiento productivo y maximización de la eficiencia en el puesto de trabajo mediante la eliminación de “mudas” o desperdicios (entiéndase “muda” como actividades que no aportan valor al proceso). Se trata de hacer más con menos. A lo largo del tiempo, esta técnica ha sido aplicada en distintos sectores industriales y las empresas que la utilizan coinciden en la efectividad y sencillez de su implantación. Por extensión, aplicado a la cadena de suministro, se conoce como Lean SCM.

Mediante la aplicación de esta metodología, se han conseguido los siguientes resultados:

-     Mejora del plazo de entrega

-     Aumento de la fiabilidad del servicio

-     Reducción del nº de devoluciones

-     Reducción de los tiempos de espera

-     Reducción de las roturas de stock

-     Aumento del espacio útil de almacén

-     Aumento de la productividad

-     Reducción del volumen de inventario

-     Reducción del WIP (Work In Progress)

Por otra parte, la colaboración y coordinación es un apartado crítico en la estrategia de eficiencia. El primer obstáculo está entre las cuatro paredes de la empresa. La falta de colaboración interna e inteligencia empresarial es uno de los principales puntos dolorosos en la cadena de suministros. Algunos expertos llegan a decir que si una empresa no detecta estos  problemas –colaboración, coordinación y compartir información- , posiblemente vaya a desaparecer.

Un segundo obstáculo aparece cuando la empresa se enfrenta a este problema fuera de sus cuatro paredes. En lo que respecta a trabajar la colaboración y coordinación con los suministradores y otros agentes fuera de la empresa, suele ser más complicado, si bien la tecnología nos ha permitido acceder a una mejor información.

Un estudio sobre el sector alimentario en Estados Unidos estima que la mala coordinación entre los agentes que conforman la cadena de suministros supone pérdidas anuales de 30.000 millones de dólares.

Indicadores de eficiencia Lean SCM en la DISTRIBUCIÓN de ALIMENTACIÓN

Para el control de la eficiencia de nuestra cadena de suministro, existen ciertos indicadores relativamente sencillos de obtener, que nos pueden dar idea de nuestra posición en cuanto a frontera de eficiencia, además de ayudarnos a mejorar. Destacan entre ellos:

Eficiencia de Inventario = Valor Inventario Medio / Cifra de Ventas anual %. Este valor, de forma general, no debería ser superior al 9%.

Tasa de Servicio = Indica cuantos pedidos podemos servir “a la primera”, sin esperas ni errores. En el sector de alimentación esta tasa debe ser superior al 97%.

Eficiencia de Compras = Cifra de Compras periodo i / Cifra de Ventas periodo i % .

En el sector de la distribución alimentaria, esta cifra no debería superar el 65% de forma general.

Tasa de Posesión = Costes de Almacén / Valor Inventario medio %. Suele ser bastante común encontrar cifras del 15% en este indicador, o lo que es lo mismo, una empresa con un inventario medio de 1.000.000 € necesita 150.000 € de costes de almacén (amortización de instalación y equipos de almacenaje y manutención, personal, seguros, energía, indirectos …). Este indicador, no debería ser superior al 10% en ningún caso.

Manteniendo estos indicadores “a raya”, podremos situarnos “sobre” la frontera de eficiencia, lo que con toda certeza hará FELIZ A NUESTRO CLIENTE.