La Gestión de Compras y Aprovisionamiento

Ahora sí nos ponemos serios...

Dividir para conquistar es la clave. Aquí te presento una visión clara y concisa:

La Gestión de aprovisionamiento

Se centra en planificar y coordinar internamente para garantizar el flujo eficiente de los materiales desde la adquisición hasta la llegada de almacén.

¿Qué implica esto?

Principalmente, identificar las necesidades de material internas, programar las ordenes de compra, gestionar el inventario y coordinar con otras áreas de la empresa, como finanzas, producción, almacén, etc.

¿Cómo se planifica?

Si bien existen diversas herramientas, como los sistemas de gestión de inventario o los pronósticos de la demanda, el objetivo es el mismo: anticipar las necesidades de materiales con suficiente tiempo para obtener mayores beneficios.

Sin embargo, en la práctica, el proceso puede variar dependiendo de la naturaleza de las operaciones y las demandas del mercado.

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Después de definir qué, cuánto y cuándo comprar, surge la pregunta clave:

¿A quién? Este paso nos lleva a lo siguiente:

La Gestión de compras

Lo cual Implica buscar, evaluar y seleccionar estratégicamente proveedores. Asu vez, incluye la negociación de términos y condiciones de compra, así como gestionar los contratos, las relaciones y evaluar su desempeño.

Te muestro una secuencia breve:

¿Qué activa al área de compras y aprovisionamiento? → un requerimiento

¿Quién lo emite? → El cliente interno, que puede ser cualquier área de la empresa: el área comercial ante un incremento de la demanda, el almacén si falta inventario, entre otros.

Después se empieza a planificar para posterior a ello comprar, pero...

¿Qué se debe hacer antes de realizar cualquier compra? pues revisar en almacén la disponibilidad de inventario.  

Durante el proceso de adquisición (Compras), se llevan a cabo evaluaciones tanto cualitativas como cuantitativas de los proveedores para tomar decisiones más informadas.

El nivel de detalle varía según las características de la empresa.

Algunas empresas llevan a cabo procesos tan simples como:

• Buscar referencias
• Evaluar precios
• Considerar la marca
• Evaluar la disponibilidad del servicio (inmediata o en un plazo determinado) y
• Evaluar los términos de pago (por ejemplo, a 30 días).

Sin embargo, es importante destacar que existe un paso previo crucial, a menudo pasado por alto, relacionado con la verificación de la situación legal (indicador de autenticidad) y la gestión general del proveedor.

Por lo legal tenemos:

Consultar el RUC

Nos permite conocer si esta activa y autorizada para realizar transacciones comerciales, Además, proporciona información sobre el cumplimiento de sus obligaciones tributarias, lo que puede tener un impacto significativo en la carga tributaria de la empresa. Así como la información de sus representantes legales.

Incluso detalles simples como el estado "ACTIVO", "NO HABIDO" o "BAJA DE OFICIO" en el Registro Único de Contribuyentes (RUC) pueden impactar el derecho al crédito fiscal del IGV.

SUNARP - Registros Públicos

Nos permite confirmar la autenticidad de la empresa y su existencia en la dirección indicada. Esta verificación es crucial para evitar tratos con empresas fantasmas o fraudulentas que podrían inflar precios o no cumplir con los servicios o productos solicitados, lo que podría resultar en interrupciones operativas y pérdidas financieras para la organización.

INFOCORP - Registros financieros

Este último, nos permite conocer la capacidad financiera del potencial proveedor como su nivel de endeudamiento (indicador de solvencia) y su clasificación de riesgo (indicador de confiabilidad).

Con esto último, es posible que te estés cuestionando si toda deuda es negativa. Sin embargo, tiene sus matices:

La deuda no es necesariamente negativa, siempre y cuando esté gestionada adecuadamente. Sin embargo, un alto nivel de endeudamiento puede señalar posibles dificultades para cumplir con el suministro o los servicios acordados. Además, la clasificación de riesgo proporciona información sobre la confiabilidad del proveedor en términos de cumplimiento de los acuerdos comerciales.

En cuanto a su gestión general tenemos:

Sus estados financieros

Solicitar información financiera como el estado de resultados y el balance general, brinda información sobre la eficiencia operativa.

El estado de resultados muestra si genera suficientes ingresos para cubrir sus costos operativos y financieros, mientras que el balance general indica si tienen activos líquidos suficientes para respaldar estas operaciones. De esta manera, podemos determinar si el proveedor tiene la capacidad financiera para mantener una producción estable y cumplir con los compromisos de entrega.

Y Por último, tenemos la búsqueda de referencias que disminuye el riesgo al permitirnos conocer su reputación y desempeño en el mercado.

Una vez explicado, solo queda reiterar que los criterios aplicados dependen en gran medida del nivel de organización de la empresa, así como de la industria y los productos o servicios que ofrece.

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