La “Gestión por Procesos” como motor para la mejora

Toda organización tiene procesos que pueden definirse, medirse y mejorarse.

Si modelizamos a la organización como un conjunto de procesos que se interrelacionan para el desarrollo y logro de los objetivos, estaríamos empleando un “Enfoque a Procesos”. Este enfoque nos facilita el análisis y evaluación de la cadena de valor de manera integral, proporcionando una base sólida para su optimización y mejora.

Del Enfoque a la Gestión:

Para asegurar un desempeño eficiente y el logro de objetivos comunes, es esencial que las áreas de la organización y sus colaboradores, con sus responsabilidades y funciones específicas, así como la maquinaria, tecnología, proveedores, socios y subcontratistas, operen de manera sincronizada. Esto requiere enfocarse en la gestión y desarrollo de la cultura organizacional, dejando en un segundo plano la estructura funcional tradicional.

La gestión por procesos tiene diversas etapas que dependerán de quien lidere los proyectos de mejora.

En inProcess trabajamos con las siguientes fases:

1. Mapear los procesos de negocio y de soporte de la organización, permitiendo tener una visión clara de cómo fluyen las actividades dentro de la organización. Identificar las entradas, salidas, operaciones principales y recursos necesarios es fundamental para comprender cómo se crea valor y se pueden optimizar los procesos.
2. Estudiar la voz de los clientes de los procesos, sean internos o externos, ayuda a definir los parámetros de control que son críticos para la calidad.
3. Identificar desperdicios, fallas, cuellos de botella para optimizar el flujo de trabajo y, consecuentemente, hacer un uso eficiente de los recursos.
4. Estandarizar los procesos para facilitar la implementación de mejores prácticas y reducir la variabilidad en la ejecución de las operaciones.
5. Iniciar la medición del desempeño de los procesos a través de indicadores (KPIs) para monitorear la eficiencia y adaptabilidad de los procesos frente a los objetivos planteados.
6. Determinar un ciclo de mejora (PDCA) para implementar cambios de manera controlada, evaluar los resultados y realizar ajustes necesarios para mejorar de forma continua el desempeño de los procesos.

Más allá de la metodología, es necesario contar con sponsors, facilitadores y colaboradores que posean las siguientes habilidades para que la gestión por procesos agregue valor:

• Comunicación: Compartir ideas, expectativas y cambios de manera clara.
• Liderazgo: Inspirar y guiar a los equipos hacia la visión de la gestión por procesos. El liderazgo implica también motivar a los colaboradores durante los períodos de cambio, reduciendo las barreras interdisciplinarias.
• Trabajo en equipo y colaboración: Fomentar un ambiente de trabajo en equipo donde se compartan ideas y soluciones. La colaboración interdepartamental es esencial para la mejora de procesos.

¿Qué esperar de la gestión por procesos?

• Mayor eficiencia operativa: La optimización de procesos reduce los desperdicios y mejora el uso de recursos, centrando los esfuerzos en las oportunidades de mejora.
• Mejora de la calidad de los productos/ servicios: Un enfoque sistemático para gestionar los procesos lleva a resultados coherentes y previsibles.
• Satisfacción del cliente: La eficiencia y la calidad mejoradas proporcionan confianza a las partes interesadas.
• Adaptación de los cambios: Las organizaciones que entienden y gestionan sus procesos son más capaces de adaptarse a los cambios del mercado y a las demandas de los clientes.

¿Conocías la visión y gestión por procesos? ¿Qué lecciones aprendidas te ha dejado? ¡Contanos!

Aprovechamos el newsletter para invitarte a un webinar gratuito sobre “Estandarización y Mejora de Procesos” que tendrá lugar el próximo 12/03 a las 11 h (Argentina - Zona Horaria: GMT-3). Si queres participar de nuestra formación, inscribirte siguiendo el link a continuación en el cual también encontrarás el temario y otros datos de interés: LINK DE INSCRIPCIÓN

¡Te esperamos!

Eliana

inProcess Ingeniería

“Potenciamos a las organizaciones en el camino de la mejora”

#gestiónporprocesos #enfoqueaprocesos #gestión #proceso #organización #cliente #mejora #calidad #eficiencia