La Importancia del Efectivo en tu Empresa

Tu empresa puede vivir sin estrategia, con mala ejecución y un equipo mediocre, pero no puede sobrevivir ni un día sin efectivo.

Y con efectivo nos referimos a tener disponible los recursos para operar, o mejor aún, tomar las oportunidades que se te presentan.

Aunque pueda parecer un poco técnico al principio, este es un tema que todo empresario que se precie debe dominar.

En este artículo te platicamos sobre uno de los temas específicos que confirman este importante pilar de la metodología de Scaling Up: el Ciclo Completo de Conversión de Efectivo (CCC), así como una lista de recomendaciones prácticas para mejorarlo.

El CCC mide cuánto tiempo tarda un dólar gastado (en renta, herramientas, mercadotecnia, nómina, etc.) en recorrer toda la empresa y regresar a tu bolsillo.

Si lo ponemos por etapas, se ve algo como esto:

Sabemos que cada industria es diferente, pero probablemente sea algo muy similar a esto.

De algo estamos seguros: siempre puedes mejorar tu Ciclo (¡el de Dell es de menos 21 días!).

Te dejamos una serie de recomendaciones prácticas para comenzar:

• Primero, deja de decir: “es que así es como se hacen las cosas en este sector”.
• DIARIAMENTE recibe un reporte con la cantidad de efectivo disponible, con una pequeña nota de por qué se desplazó el dinero en las últimas 24 horas y compara la información con las cuentas por cobrar (CxC) y las cuentas por pagar (CxP) de cada semana. Sabrás mucho más sobre tu empresa cuando veas cómo fluye el efectivo diariamente.
• Si quieres que se te pague antes, pídelo. Las compañías pequeñas han descubierto que las grandes empresas (¡y los gobiernos!) pueden pagar considerablemente más rápido, o incluso por adelantado, si esto se les pide una y otra, y otra, y otra vez.
• Dé algo a cambio a los clientes que pagan a tiempo o por adelantado.
• Saca tus facturas lo más rápido posible. Contrata a una persona más en tu departamento de contabilidad, que no haga otra cosa más que asegurarse de que se facture a tiempo y se dé seguimiento a los cobros.
• Manda amables recordatorios cinco días antes de que se venza la fecha de cobro. Muchos clientes son desorganizados y apreciarán los recordatorios y esto hará que paguen más rápido.
• Si las facturas son recurrentes, obtén de tu cliente la autorización para que se hagan pagos recurrentes automatizados con tarjeta de crédito.
• Entiende por qué tus clientes no están pagando a tiempo. Podrían no estar contentos con tu producto o servicio. O quizás las facturas han presentado errores recurrentes o su estructura no fluye bien en el sistema automatizado de recepción de facturas del cliente.
• Entiende los ciclos de pago de cada uno de tus clientes y haz que tus facturas coincidan con los tiempos de pago.
• Paga la mayoría de tus gastos con tarjeta de crédito, de manera que los pagos se aplacen. Haz que tus clientes paguen con tarjeta de crédito, así podrán hacerlo rápido, aunque su flujo de efectivo sea lento.
• Ayuda a tus clientes a mejorar su flujo de efectivo para que puedan pagarle a tiempo. Por ejemplo, ofrezca opciones de pagos mensuales.
• Acorta los ciclos de entrega de su producto o servicio. Todas las empresas tienen algún tipo de “trabajo en curso”. Entre más rápido se concluyan los proyectos, más rápido se recibirá el pago.
• Ofrece un producto o servicio tan valioso que te dé poder de negociación con los clientes, para hacer que te paguen más rápido.
• Recuerda que al mejorar los márgenes y las utilidades, también se mejora la disponibilidad del efectivo.

Una excelente herramienta para mapear estas ideas es este formato llamado Estrategias para Optimizar el Efectivo (CASh, por sus siglas en inglés):

Ahora conociendo mejor tu CCC, te recomendamos seguir con estos pasos:

1. Calcula tus actuales ciclos completos de conversión del efectivo (CCC) en días.
2. Calcula la cantidad de efectivo que se requiere para financiar cada día adicional del CCC.
3. Organiza una tormenta de ideas sobre cómo mejorar su CCC. Asegúrate de explorar opciones en las tres categorías generales: acortar los tiempos del ciclo, eliminar errores y cambiar el modelo de negocios, para cada segmento del CCC.
4. Escoge una iniciativa de mejoramiento de efectivo cada 90 días e inclúyela en sus prioridades trimestrales.

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