Si navegas por la red podrás encontrar varios estudios que indican una gran parte de las PMOs fracasan en los primeros 6 meses de vida.
El uso generalizado de las PMOs es un tema que ha ganado presencia en últimos años, tanto a nível institucional como empresarial, y todavía existe cierta inexperiencia de la mejor manera de dar los primeros pasos a la hora de generar una PMO.
Aquí tienes algunas causas y consejos de cómo facilitar el éxito.
¿Cuales son las razones por las que una PMO fracasa?
- Mala estrategia: iniciar una PMO en una institución o empresa es siempre una árdua tarea. Y, además, muy sensible. Es muy posible, que esa PMO se encuentre con una fuerte resistencia de inicio y será necesario una gran cantidad de energía y paciencia para sacar valor. Recomendación: Analizar la situación de los proyectos/empresa/institución y focalizar los esfuerzos en los temas críticos de inicio.
- No aportar a la dirección: aquí nos vamos por otro derrotero. Cuando se está preparando la estrategia para iniciar la PMO, del análisis saldrán temas críticos pero la dirección tiene también que incluir su agenda. Recomendación: Encontrar un consenso PMO con Dirección sobre los aspectos en los que se va a trabajar desde el inicio.
- La PMO no es una policía de políticas: una PMO tiene varios beneficiarios y grupos de interés, entre ellos, los más importantes son los roles de la Dirección y Project Managers. Se tiene que encontrar un espacio útil para que ambos vean el valor añadido que aporta la PMO. Si no, existe el riesgo de que con el paso de los meses, ambos van a sentirse desencantados, por un lado, y agresivos y resistentes, por el otro. Recomendación: convertir la PMO en aliado/a del rol de PM y facilitar cumplir las políticas y procesos establecidos aportando a los proyectos.
- Ceder demasiado: ahora nos vamos a la esquina contraria. Para evitar posibles quejas o incumplimientos la PMO puede tomar una actitud demasiado laxa con lo que se intenta implementar. De forma que, la existencia de la PMO pierde uno de los valores fundamentales. Recomendación: La PMO no debe ceder en aquellos aspectos que ponen en peligro la empresa o el proyecto.
- Falta de apoyo por parte de dirección: es algo que ya he vivido y os aseguro que es una situación muy desagrabale. Cuando la dirección toma la decisión de formar una PMO tiene que entender que va a haber cambios y que existe la posibilidad de que lleguen quejas de roles de PM que temen perder su poder o que se hagan visibles problemas de sus proyectos. Recomendación: apoyar desde la dirección a la PMO. Sino no es así, la PMO durará poco tiempo.
Si los Diez Mandamientos de Moises se resumían en dos, aquí te voy a dar un único: la PMO debe adaptar sus acciones a la realidad. No debe imponer como norma, no ceder como norma, solicitar el apoyo de las áreas o dirección, ayudar cuando sea necesario y aléjarse cuando no sea su responsabilidad.
Aplicando estos consejos, las probabilidades de éxito serán mayores y los resultados serán visibles en un menos tiempo.
