La mejor política de digitalización auténtica es no digitalizar

Desde que se aprobó la nueva Ley de procedimiento administrativo 39/2015 veo con preocupación en diferentes foros que hay nerviosismo por cómo plantear la digitalización de la documentación en el momento del registro, para dar cumplimiento al artículo 16.5 sobre Registros:

"5. Los documentos presentados de manera presencial ante las Administraciones Públicas, deberán ser digitalizados, de acuerdo con lo previsto en el artículo 27 y demás normativa aplicable, por la oficina de asistencia en materia de registros en la que hayan sido presentados para su incorporación al expediente administrativo electrónico, devolviéndose los originales al interesado, sin perjuicio de aquellos supuestos en que la norma determine la custodia por la Administración de los documentos presentados o resulte obligatoria la presentación de objetos o de documentos en un soporte específico no susceptibles de digitalización" 

En este sentido, creo que hay que hacer algunas aclaraciones: 

1. La normativa concreta que se ha digitalizar la documentación aportada del ciudadano. No especifica que se haya de hacer siempre de forma auténtica/segura. De hecho, el ENI establece que únicamente se pueden hacer copias auténticas de documentos originales (de otra forma no tendría sentido: no podemos generar un documento equivalente al original a partir de una copia)

2. De acuerdo con la misma normativa (39/2015) no podemos pedir al ciudadano que aporte originales a menos "que, con carácter excepcional, la normativa reguladora aplicable establezca lo contrario". (art. 28.3). Por lo tanto, mayoritariamente lo que el ciudadano aporta seran copias, no documentos originales. De hecho, actualmente ya es así, si nos paseamos por cualquier catálogo de trámites de cualquier administración vemos que pedimos habitualmente copias. 

3. El ciudadano no tiene porqué aportar documentos elaborados por cualquier administración (art. 28.2). És más, salvo excepciones reguladas por ley, se presume que el ciudadano nos da el consentimiento para acceder/solicitar la información a las otras administraciones.

Por lo tanto, si analizamos los documentos que habitualmente pedimos al ciudadano, veremos que en su immensa mayoría:

- se trata de fotocopias a partir de las cuales no podemos hacer copias auténticas,

- se trata de originales (de los que hacemos copia compulsada) que con el nuevo marco normativo en su mayoría no podemos pedir (porque no lo establece de forma explícita una norma),

- o bien se trata de documentos elaborados por otras administraciones públicas, que tampoco podemos pedir.

Qué nos queda para digitalizar de forma auténtica/segura? Las excepciones: los documentos de carácter privado de los que la normativa nos obliga o regula que se ha de pedir el original o copia compulsada. 

En conclusión: 

LA MEJOR POLÍTICA DE DIGITALIZACIÓN SEGURA ES  "NO DIGITALIZAR"

Es decir, creo que la mejor forma de enfocar la digitalización segura pasa por  buscar las fórmulas que nos permitan incorporar la documentación en soporte electrónico; y cuando la digitalización segura es necesaria, articularla de forma fácil. 

De qué fórmulas estamos hablando?

1. Simplificar la documentación que se pide en los trámites ciudadanos:

• suprimir la aportación de documentación innecesaria,
• pedir únicamente compulsa o original en los casos en que la normativa establezca la excepción y únicamente si no se puede acceder a la documentación a través de otra administración
• no pedir la documentación que se encuentra en la propia administración o en otras. Por lo tanto, hay que conocer los documentos disponibles a través de la plataformas de intermediación de datos. 
• en los procesos de concurrencia competitiva, optar cuando sea posible por la declaración responsable (en lugar de presentar la documentación en fases iniciales) y requerir únicamente la documentación de las personas/entidades/empresas que han llegado al final del proceso.

2. Automatizar la descarga de documentos en poder de otras administraciones. El caso que conozco más cercano és Via Oberta (servicio ofrecido por el Consorcio AOC que permite la consulta del Catálogo interoperable de Catalunya), y a menudo se pueden hacer peticiones de datos en procesos masivos. 

3. Regular la digitalización segura de forma fácil. La normativa prevee que las copias auténticas de documentos privados en soporte papel se podran hacer  mediante funcionario habilitado o mediante actuación administrativa automatizada (esta última opción más fácil i seguramente económica). En este sentido en los últimos años he visto ejemplos realmente peculiares de como hacer compulsas electrónicas de documentos aportados en papel por el ciudadano. 

4. Impulsar la aportación de documentación de forma electrónica. Todo lo que nos entre electrónicamente nos ahorra hacer el proceso de digitalización.  

En resumen

Si ponemos en marcha estas medidas organizativas:

• simplificaremos la cantidad de documentación a digitalizar
• básicamente realizaremos copias simples, que se pueden realizar desde cualquier fotocopiadora multifunción
• reduciremos y simplificaremos la creación de copias auténticas (pues no será necesario un certificado personal de funcionario)

Al final, como en muchos aspectos de los proyectos de administración electrónica, el problema no es la tecnología (o no únicamente).