La optimización digital, prioridad en la agenda del director financiero.

La optimización no es un tema nuevo para los CFO, generalmente nos dejamos llevar y pensamos en solo optimización de costos, sin embargo, en la era de los negocios digitales, incluso la optimización de costos adquiere nuevas dimensiones. La estrategia no se centra en simplemente formas de recortar el presupuesto, se centra en maneras de optimizar digitalmente.

Mantenerse al día, en un mundo de negocios digitales, implica que los CFO deben entregar valor a un ritmo más rápido y de una manera diferente. No es admisible, perder tiempo en tareas de poco valor y repetitivas. En primer lugar los CFO, deben acceder a los datos más fácilmente, que les permitan tomar las decisiones correctas para crear una mejor experiencia de servicio, y luego tomar los datos de esta interacción y volver a comenzar, por que retroalimentar los procesos de la operación nunca fue tan valioso y necesario para la organización.

83 % de los miembros de CIMA, está a favor de una mayor automatización de las finanzas, siempre que permita ahorrar tiempo y dinero o bien ayude a la toma de decisiones. - CIMA (Chartered Institute of Management Accountants)

Digitalización de las finanzas

La mayoría de las funciones de un área de finanzas han adoptado tecnologías como el procesamiento de transacciones electrónicas, hojas de cálculo, ERPs y herramientas de planificación. Pero esto no es suficiente y no se trata de agregar otro software. A lo que realmente se refiere es que con la aplicación de nuevas y disruptivas tecnologías, haga su operación mas eficiente, optimice costos, aumente la productividad y además de agregue valor a sus clientes.

Por eso muchos CFO's están evaluando tecnologías emergentes como robótica e inteligencia artificial (IA) para modernizar, agilizar, y alinearse estratégicamente con el negocio.

En el estudio Digital Trust Insights de 2018, IoT (81%), AI (70%) y Robotic Intelligent Process Automation (69%), son consideradas tecnologías emergentes críticas para el negocio.

1. Opere eficientemente.

Existe una preocupación en algunos sectores y entre algunos trabajadores sobre la posibilidad de que la automatización o cualquier otra iniciativa de la Transformación digital, suponga una amenaza para sus carreras, pero no hay nada más lejos de la realidad. La realidad es que cambiará la forma en cómo se trabaja, porque de desde el día uno, la automatización liberará a los empleados las tareas más pesadas y repetitivas, les permite concentrarse en actividades más valiosas y en las estrategias futuras. Entonces de lo que realmente se trata es de aumentar la eficiencia.

Las organizaciones se caracterizan por tener "procesos", que no son un proceso en sí o que están definidos erroneamente pero que nadie advierte cómo hacerlo mejor. También en muchas ocasiones, nadie puede mejorarlo por la falta de un recurso finito muy valioso de una organización "el tiempo". La verdad es que muchas veces nos falta ese recurso porque mal empleamos el día y no de una manera consciente, en el día a día de nuestros procesos existen tiempos muertos, re-procesamiento, repetitividad de tareas de poco valor, errores y demoras propias de nuestra naturaleza humana.

Todo esto sin contar que muchas veces la cadena de valor de nuestra organización se ve afectada por corto circuitos entre las áreas y un proceso que en teoría debería fluir muy rápido se ralentiza por demoras causadas por la ineficiencia.

44% de los procesos de un área de finanzas pueden ser automatizables. -UiPath-

2. Optimice los costos.

Las organizaciones no pueden confiar en reducir los costos de TI como una estrategia de crecimiento. Los CFO a menudo son reacios a aprovechar las oportunidades de utilizar tecnologías digitales y de TI para impulsar la eficiencia en el negocio porque tales iniciativas traen cambios culturales y políticos. En cambio, los CFO progresivos usan una combinación de medidas de optimización de costos de TI y de negocios para un desempeño más eficiente mientras se preparan para el futuro digital.

Automatizar, ahorra entre un 35% a 65% de sus costos - NASSCOM-

3. Aumente la productividad

Si podemos producir más por menos, entonces podemos decir que se logró optimizar. La mala noticia es que todo tiene su limite y ya muchas organizaciones llegaron a la cuota de lo que podían en factores tradicionales (Electricidad, Materias primas, Salarios). La buena noticia es que aún se puede aumentar la productividad con opciones digitales, porque estas no están agotadas, por lo tanto la automatización, entre otras tecnologías emergentes cobran mucho sentido en esta asignatura.

4. Valor para sus clientes

Atraer un nuevo cliente es un logro para muchas compañías, lo que sucede es que ofrecer varios productos y servicios, hacer una correcta promoción de ellos, tener un buen precio o conocer las nuevas tendencias no son suficientes para crear valor. Ahora se trata de crear relaciones personales con los clientes, que se sientan parte de la compañía, esa interacción es demandante, porque hoy como nunca nuestros clientes están mejor informados, exigen calidad e inmediatez, que ya son usuales en el mundo digital.

Para responder con inmediatez a estas interacciones con el cliente, no hay mejor herramienta que la digitalización. (Automatización, AI, IoT).

Pero no se preocupe, todas estas iniciativas llevan un proceso evolutivo. Por ejemplo en el caso de la automatización, se parte de estandarizar y resolver tareas repetitivas con asistentes, algunas de ellas no productivas. Luego pasando a procesos operacionales más complejos. Una vez realizado estos pasos, es tiempo para evolucionar a procesos que sí involucran clientes.

En este punto ya se vivió un gran cambio en la organización y se considera que está mas cerca a un verdadero proceso de transformación. Lo que pasa naturalmente a continuación que se puede generar nuevas reglas en el negocio, Procesos disruptivos a partir de automatizar y finalmente se genera una transformación y optimización continua basada en una automatización inteligente.

Algunos mitos

Estos son algunos mitos que necesitará saber y que es de vital importancia que resuelva hoy y para siempre.

• Necesitas un ejército de robots para que valga la pena. No, una de las capacidades de de RPA es automatizar la "long tail" de los procesos de bajo volumen o de bajo valor que no sería económico abordar a través de otros métodos.
• Los robots son infalibles. En parte es cierto, porque pueden trabajar 24/7, pero pueden cometer errores debido a la escasa calidad de los datos de entrada. Por lo tanto es importante entrenarlo bien, abordar procesos bien definidos e identificar las desviaciones y distintas respuestas de un proceso es la clave.
• Los robots tomarán puestos trabajos. Como se mencionó anteriormente, esto causa temor. Sin embargo, la aplicación de esta tecnología en las empresas, se centran en aumentar la eficiencia y la efectividad de su fuerza de trabajo en lugar de eliminarla. En consecuencia, las personas quedan liberadas de las tareas rutinarias y pueden reorientarse hacia actividades más valiosas.

Ya resueltos algunos de los principales mitos, es tiempo de hacer una reflexión.

No olvide a su competencia, ellos ya se están transformando digitalmente y haciendo las cosas de forma diferente. Por otro lado en esta nueva economía digital, no solo observe a sus competidores tradicionales, sino a empresas digitales que no era su competencia, pero que ahora pueden serlo o aquella emergente que ya nació digitalmente y avanzará a pasos agigantados si usted lo permite (Si usted no se transforma digitalmente).