La PMO Estratégica como Catalizadora para la Entrega de Resultados de Negocio

El entorno empresarial está cambiando a gran velocidad como resultado de la revolución digital. Los nuevos modelos de negocio, las nuevas tecnologías, las demandas cambiantes de los clientes y el aumento de la competencia están obligando a las empresas a adaptarse a las nuevas circunstancias y al cambio constante. Las iniciativas de transformación estratégica deben implementarse de manera más rápida y eficiente.

La capacidad de las empresas para generar resultados empresariales estratégicos a través de proyectos y programas es clave para ser competitivos. Sin embargo, la entrega exitosa de los resultados de negocios no es evidente y debe ser gestionada. Los objetivos del proyecto deben ser claros y específicos para que puedan alinearse con la estrategia corporativa y la gestión de realización de beneficios debe aplicarse a los proyectos. 

Cuando las metas y los objetivos de los proyectos o programas están mal definidos, no son específicos o medibles, o no describen claramente el resultado, no solo existe un alto riesgo de fracaso del proyecto, sino que también es difícil validar y asegurar que el alcance y los resultados empresariales del proyecto están alineados con la estrategia.

La gestión de realización de beneficios es la práctica de asegurar que los beneficios se deriven de los productos y resultados del proyecto. Un proyecto siempre debe comenzar con un caso de negocio donde el valor estratégico y los beneficios esperados se traduzcan en metas y objetivos concretos. Los beneficios deben entonces ser rastreados y monitoreados durante y después del proyecto.

Cuando no hay suficiente enfoque en el valor de negocio en la fase de inicio y ejecución de los proyectos, una oficina de gestión de proyectos estratégica (PMO estratégica) puede ayudar a alinear los proyectos con la estrategia y monitorear la realización de los beneficios. Este artículo describe qué es una PMO estratégica y cómo puede asistir en el proceso de gestión de realización de beneficios.

¿Qué es una Oficina de Gestión de Proyectos Estratégica?

Para una mejor comprensión de qué es una PMO estratégica, primero se explica qué es una PMO. Una PMO es una función de negocio que ayuda en la entrega efectiva de proyectos. Dependiendo de cómo estén organizados, pueden tener diferentes funciones, servicios y responsabilidades.

Las funciones y servicios comunes de las PMO son:

• Estandarización de políticas, procesos y métodos: Ejemplos de estandarización son el uso de métricas e informes de estado de proyectos estándar, el uso de procesos y plantillas estándar para solicitudes de cambio y el uso de estándares de calidad de proyectos.
• Supervisión y gobernanza: El monitoreo y control de la entrega de proyectos y programas mediante el seguimiento, la revisión y la regulación de su progreso y desempeño. Las PMO también asisten en la coordinación entre proyectos y programas.
• Informar el estado: Se refiere a los informes del estado y el progreso de los proyectos con respecto a los planes. Mantiene informados a la alta dirección y a las partes interesadas sobre los aspectos críticos de la salud de los proyectos en relación con el cronograma, el alcance, los riesgos y problemas, los recursos y los costos.
• Aseguramiento de la calidad: La actividad de asegurar que los entregables del proyecto cumplan con los estándares de calidad planificados, así como con los requisitos técnicos y comerciales. También consiste en asegurar la adherencia a las metodologías de gestión de proyectos.
• Herramientas y técnicas: Es la provisión de software de gestión de proyectos y herramientas de colaboración para equipos de proyectos. Estas herramientas ayudan a los gerentes y equipos de proyectos a organizar el trabajo y administrar proyectos, actividades y tareas de manera efectiva.
• Sistemas de información: Ayuda a organizar el conocimiento de la gestión de proyectos en un depósito central, como la documentación del proyecto, las métricas de rendimiento corporativas y del proyecto, las plantillas y los formularios, las mejores prácticas y las lecciones aprendidas.
• Gestión de recursos: Incluye un espectro completo de servicios desde la asignación de recursos, la utilización, la planificación de la capacidad, el seguimiento y la elaboración de informes, hasta la adquisición, la complementación, la incorporación, la formación y el desarrollo.
• Asesoramiento: Es la facilitación de experiencia y entrenamiento para guiar a los gerentes de proyectos y equipos de entrega en la organización, planificación y entrega de proyectos para mejorar su gestión y resultados, y reducir los riesgos.
• Responsabilidad por los resultados del proyecto: Por lo general, los gerentes de proyecto son directamente responsables de los resultados y el éxito de sus proyectos. Sin embargo, en algunos casos, las PMO pueden asumir estas funciones y convertirse en responsables de la gestión de presupuestos, fechas límites y resultados del proyecto. Por ejemplo, en caso de que las organizaciones solo tienen unos pocos proyectos que son manejados por contratistas externos. Esto ayuda a la empresa a centrarse en sus actividades principales.

Las PMO se pueden colocar de forma centralizada o descentralizada dentro de una empresa. Es probable que una PMO descentralizada sea específica de un área, por ejemplo, una PMO para un departamento de TI o de marketing. Por el contrario, una PMO centralizada o PMO empresarial es responsable de todos los proyectos de una organización por las funciones o servicios que realizan.

La PMO estratégica, además de las funciones mencionadas anteriormente, también es responsable de alinear los proyectos y programas con los objetivos estratégicos y monitorearlos para garantizar que continúen abordando iniciativas estratégicas y la realización de beneficios de negocio. La PMO se convierte en un socio estratégico dentro de la empresa y pasa de ser un proveedor de servicios a un habilitador de negocios.

La PMO estratégica está ubicada centralmente en una organización para que se pueda administrar la cartera completa de proyectos y programas de la empresa. La gestión de cartera incluye actividades de selección y priorización de proyectos, e intenta optimizar el retorno de la inversión mediante el análisis de proyectos y programas propuestos y actuales, para determinar cuál de ellos iniciar, continuar o terminar.

Debe existir un proceso claro en caso de que la estrategia de la organización cambie durante la ejecución de proyectos o programas para garantizar que las metas y objetivos de los proyectos y programas se actualicen y se reflejan en el alcance para lograr una alineación continua con la estrategia. El progreso de la cartera se revisa periódicamente en reuniones ejecutivas.

Una PMO estratégica puede apoyar en la promoción y explicación de la estrategia de la empresa cuando no existe un entendimiento o apoyo común por parte de la dirección o los gerentes.

Monitoreo de la realización de beneficios de proyectos y programas

Una importante actividad de gestión de cartera por parte de la PMO Estratégica es monitorear la realización de los beneficios de los proyectos y programas de la empresa. El propósito de la realización de beneficios es maximizar el retorno real de la inversión (ROI) del cambio, incluida la realización de beneficios intangibles o no financieros, como la reducción de riesgos y la satisfacción del cliente.

La realización de los beneficios requiere seleccionar y priorizar proyectos que se alineen con la estrategia y los objetivos de negocio de la empresa y que generen la cantidad adecuada de valor frente a los recursos que se utilizarán. Si un proyecto no contribuye a los resultados de negocio y los beneficios que se esperan, la inversión debe redirigirse a otra parte.

Es importante distinguir los productos del proyecto de los resultados y beneficios de negocio. Los productos son entregables producidos directamente por un proyecto o programa. Los productos se convierten en resultados de negocio que crean valor y beneficios de negocio. Por ejemplo, la implementación de una nueva tienda en línea (resultado del proyecto) da como resultado la adición de un nuevo canal de ventas (resultado de negocio) que aumenta los ingresos (valor de negocio o beneficio).

La evaluación de beneficios y costos se realiza en el caso de negocio. Este describe la justificación del proyecto o programa en términos del valor que se agregará al negocio debido a la solución implementada, en comparación con el costo de desarrollar y operar la solución. Los casos de negocio deben actualizarse a medida que cambian las condiciones de negocio y deben ser validados por la PMO estratégica para garantizar que el proyecto continúe brindando valor.

Las preguntas clave sobre los beneficios en el caso de negocios son:

• ¿Los beneficios están alineados con la estrategia y los objetivos de negocio de la empresa?
• ¿Están definidos explícitamente los beneficios?
• ¿El caso de negocios describe cómo se medirán los beneficios?
• ¿El caso de negocios tiene una hoja de ruta que indica cuándo se entregarán los beneficios?
• ¿La selección de proyectos y/o las decisiones de financiamiento se basan en el impacto sobre los beneficios esperados?

Es importante que el equipo del proyecto o programa entienda cómo los productos a nivel de proyecto contribuyen a los beneficios de negocio y que los beneficios esperados se comuniquen claramente a las partes interesadas clave involucradas en la entrega. El progreso de la realización de los beneficios debe revisarse periódicamente durante la ejecución y después de la implementación de la solución con respecto a la hoja de ruta de la realización de los beneficios.

Si bien los beneficios se realizan en el lado comercial o de operaciones de la empresa, la gestión de la realización de beneficios es una responsabilidad compartida entre la PMO, los gerentes de proyecto, los propietarios de negocios, los patrocinadores ejecutivos y los líderes sénior, incluso cuando se asigna un propietario de beneficios dedicado para el proyecto o programa.

Sobre el Autor

Gerente de Proyectos Senior (PMP, SMC) con 10+ años de experiencia liderando proyectos estratégicos de negocios y de tecnología en el sector financiero en México. Puedes seguirlo en LinkedIn.