La Reflexión en el Trabajo

Cada año hago un stop. Me alejo, me retiro, tomo un respiro. Este año fue este pasado fin de semana (donde la foto). Para mí es necesario, no fluyo y no puedo avanzar si antes no me he detenido a pensar. En lo personal hago un retiro espiritual cada año (el año pasado no lo hice); pero cualquier parón o desconexión te puede servir igualmente.

Las organizaciones también necesitan parones para poder llegar lejos. Soy consciente que no puede parar la operación; así que tendrán que aprender a hacerlo en su realidad.

I. Observa tu realidad

Hace poco platicaba con una persona que está empujando la Transformación Cultural y Digital de una organización internacional de retail. Me contaba: "Luis, es que somos muy buenos apagando fuegos pero no nos pongan a ir más allá y hablar de futuro menos."

Sabemos que no es la única organización en esta situación. De hecho pasa mucho. Es verdad que estamos en un contexto complicado. Que hay costos fijos; que hay muchas personas trabajando; familias que dependen de la organización; que hay que vender. Pero, ¿hasta cuándo se puede mantener este ritmo? Diría el dicho castellano: "Pan para ahora, hambre para mañana."

Puedes hacer una pequeña prueba para ver qué tanto tu organización se la pasa apagando fuegos. Además que es una herramienta muy conocida y muy sencilla de usar.

Bien conoces la Matrix de Eissenhower (que por cierto el General Eissenhower no la creó por si las dudas).

a) Ya sabes que te puede ayudar para tomar decisiones. Con base en lo urgente e importante puedes tomar esas cuatro acciones, como lo explica mi colega Bud Caddell. Urgente e Importante: hacerlo; No urgente e importante: planearlo. Urgente, no importante: delegarlo. No urgente y no importante: deshacerlo.

Esto es si no sabes qué hacer ahora con todo lo que tienes por delante. Bien es una vía.

b) Puedes mapear tus proyectos ahora. ¿Cuántos proyectos son para apagar fuegos y se encuentran en urgentes e importantes? ¿Cuántos no son urgentes pero son importantes? Vale la pena que te hagas esa pregunta para ver si ya tienes proyectos a futuro que te puedan agregar valor. Valdría la pena también que te preguntaras si sólo estás delegando fuegos. Porque aunque delegues pero si delegas sólo fuegos por más que delegues, sigues en la misma situación.

c) Pensar a futuro. ¿Cómo me gustaría trabajar? ¿Cómo te gustaría que estuvieran distribuidos tus proyectos? ¿Qué exige tu trabajo? ¿Qué tipo de expertises estás teniendo? Hay personas que les gusta apagar fuegos y son buenos. Pero si tienes a algún visionario, que le gusta crear, lo estás atando de manos y te estás perdiendo un talento.

Si tienes puros apaga fuegos; ahí hay poco lugar para la reflexión. ¿Cuánto tiempo se puede sostener? Piensa que puede venir un cambio de legislación; un nicho de mercado interesante; una señal de cambio que ya se convirtió en tendencia; y no te va a dar tiempo para adaptarte.

II. Podrías aprovechar algo que ya tienes

Sí, llevar la reflexión a tu organización es una excusa perfecta para cambiar tu concepción que tienes de las juntas. Muchos piensan que hacer juntas es igual a trabajar y la verdad es que no o no necesariamente. Lo que sí, es que muchas juntas podrían dejar de ser juntas de seguimiento; si tuviéramos un mismo lugar donde compartir información; y tuviéramos los roles y reglas claras desde un inicio.

Las juntas también nos pueden servir a modo de reflexión.

Claro tenemos a las Scrum Meetings; que podemos tenerlas tanto de 15 minutos cada día (no tienes que forzarlas) Bien podemos tener una meeting al inicio y al final de cada sprint. Si trabajas por sprints semanales, pues eso lunes y viernes. Puedes conceder un momento de reflexión aterrizado, preguntando: ¿Qué es lo que nos está estorbando para hacer mejor nuestro trabajo en este sprint/semana/hoy?

Si te fijas; tanto la retrospectiva de proyectos como de equipos; pueden ser aún mejor momentos de reflexión más conscientes, prolongados y participativos.

La Retrospectiva de Proyectos; se puede realizar al final de cada proyecto. Puedes utilizar distintos frameworks. Desde el Stop, Start, Continue. Es decir: qué debemos de dejar de hacer; qué debemos comenzar a hacer; qué debemos continuar haciendo. Dejar un espacio para que cada uno pueda expresar sus ideas. Hacerlo en post its. Deja que cada uno se explaye, ve patrones, ahí hay mucho de valor.

Bien podrías utilizar: ¿qué hacemos bien? ¿qué podemos hacer mejor? ¿qué no sabes si añade valor? ¿qué cosas nuevas te gustaría crear? Misma dinámica. Si te fijas, no es nada del otro mundo; no es costoso y puede traerte muchos beneficios. Lo mejor es que puedes crear conversaciones sin necesidad de alzar la voz; sumar las voces del equipo.

Creo que en este mundo sincrónico y asincrónico no lo hemos aprovechado del todo bien. Podríamos incluso poner todos estos ejercicios de forma asincrónica; darle un plazo y ver qué sucede.

La Retrospectiva de Equipos; cada vez que sientas que las cosas no fluyen. Que ya van varias veces en que crees que todo se hace por inercia; robótico y sin soul; vale la pena alzar la mano y ver cómo podemos mejorar como conjunto. Por favor, no esperar a fin de año.

Bien lo que ocurrió el año pasado con la pandemia y el no saber qué seguía, fue un momento ideal. De hecho las facilitamos un montón de veces, las Sensing Meetings. Esta meeting se realiza, ante un cambio de contexto; o cambio de comportamientos de cliente; vale la pena hacer un alto. Vale la pena ver cómo trabajamos y qué ya no nos sirve en este nuevo contexto. Tal cual es como ir al médico y revisar; hacerte un check-up.

Incluso podríamos ponerlas visualmente en el tiempo estas juntas. Esos momentos de reflexión digamos con más calma se pueden hacer bimestralmente, trimestralmente. Dependiendo tu ritmo de trabajo. Quizás trabajas por quarters; por cada dos meses.

Estas meetings debería de ser la excusa perfecta para introducir; distintas maneras de traer la innovación a la organización para que no te quedes sólo en lo urgente y lo importante.

a) Por ejemplo podrías introducir un proyecto de Estrategia de Futuros. Ya comenzar a planear posibles escenarios futuros y cómo podríamos traer ese futuro al presente; y ver qué estrategias tendríamos que crear hoy para esos posibles escenarios.

b) Podríamos comenzar a crear Diseño Estratégico para analizar algún nicho de mercado nuevo en el que queremos entrar. Bien ligar la Estrategia de Futuros esos posibles escenarios con el Diseño Estratégico para hacer un foco especial ahí.

c) También se podría analizar los Jobs to be Done de tus usuarios. Qué necesidades no atendidas tienen tus usuarios; qué cosas tienen que realizar ellos ante algo que no ofrecer tu producto o los productos de tus competidores.

d) Ver si tienes los equipos adecuados para llevar a cabo esas innovaciones en tu organización.

e) Bajar a la Matriz de Eissenhower los distintos productos que están atacando lo urgente y lo importante o ver cuántos productos tienes en no urgente e importante. ¿Ya estás comenzando a abrir un mercado nuevo?

III. Darse un tiempo a nivel personal

Las prisas, la pandemia, la presión del mercado laboral y del mismo trabajo en sí pueden quitarnos la paz. Puede borrar las fronteras entre qué es lo importante y lo no importante; lo urgente a lo no urgente; lo que sí controlo a lo que no controlo.

En mi post anterior te contaba que hemos priorizado la productividad sobre la persona humana. Que en ese confundir a la libertad con el resultado de hacer cosas, de producir cosas; nos puede entre otras cosas saturarnos. Vale la pena que te des un tiempo para reflexionar y para desconectar.

Hay tantas opciones como la creatividad y gustos de cada quien. Por ejemplo: irse de vacaciones; algunos días como los que me di yo de retiro espiritual (de desconexión, el que gustes); unas horas al día. Mi colega, amiga y compañera de The Ready, Rodney Evans me contaba que ya se toma de entrada los miércoles (bloquea su horario y punto). Bien simplemente pedir días y no hacer nada; o darse tiempo para visitar a alguien. A lo largo de tu día: camina, no hagas nada, escucha música, toca un instrumento. Encuentra que te relaja.

A lo largo de tu día puedes reservar intencionalmente espacios de trabajo para terminar con tus pendientes; incluso espacios de estudio. Yo lo hago en mi semanas. Este puede ser un calendario típico de un servidor.

Créeme que he encontrado tanta inspiración corriendo, tocando música, viendo algún vídeo que no tenga que ver con el trabajo. Leyendo, escribiendo algo que no sea de negocios. Incluyendo inspiración para este post y el resto de posts.

En esta inercia de vida y en esta vida de "influencers" podemos creer que todas las recetas clásicas y estilos de vida que se promueven son también para nosotros y no tiene que ser así. Tienes que darte tiempo para descubrirlo.

IV. Golpes de vida o del mercado

Así como hay golpes de vida o puntos de inflexión para uno mismo. El mercado se puede encargar de darle uno a nuestras organizaciones. Claro, al final uno se puede levantar porque depende de uno. Pero una organización (que aunque sea un organismo vivo) se puede tardar más por ser más personas. Es un Sistema Colectivo Complejo y no es tan deseable llegar ahí. La reflexión es necesaria, al igual que una persona para madurar y crecer; a las organizaciones también le ayuda a madurar y a crecer. Así como podemos ver personas inmaduras que no reflexionan; hay organizaciones inmaduras que no reflexionan.

Sí, lo que dice la co-fundadora de Flickr, Caterina Fake; te puede pasar a ti y a tu organización.

Puedes tener estos síntomas:

a. ¿No sientes que tu organización trabajara como si siempre estuviera en crisis? Como que cada vez tuviera que hacer un extra esfuerzo para apenas llegar a una meta incluso no muy alta.

b. ¿Trabajas y no sabes muy bien porque estás haciendo lo que haces o no sabes cómo tu trabajo impacta a la organización?

c. Bien, hay muchos targets pero no sé sabe cuál es el verdaderamente importante.

Por eso y todo lo que te he dicho hacen tanta falta reflexionar. Hace falta detenerse por un momento para realmente hacer focus de a dónde quieres ir.

Tenemos una gran oportunidad y sería muy bueno que la tomaras para que te enfocaras en lo que realmente importa a tu organización. Ahí donde puede ser incluso la mejor y de dónde puede vivir de ello, como diría el ya conocido Concepto Erizo (The Hedgehog Concept de Jim Collins). Pero para eso vale la pena que habilites espacios de reflexión; será muy difícil hacerlo si no reflexionas; si sigues apagando fuegos.

Vivir bien como organización y no con respirador ni cuidados paliativos sino dónde pueda vivir, fluir y crecer como organización y con sus personas.

Esperemos que a partir de ahora reflexiones y te escuches. Que existan verdaderos mecanismos de escucha y actuación en tu organización.

Quizás puedas empezar contigo mismo.

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