La síndrome del trabajo que nunca se termina...

¿Eres del tipo de ejecutivo que llegas a la oficina muy temprano, eres el ultimo en salir, y el trabajo parece multiplicarse durante el día, en lugar de disminuir?

He conocido a muchos ejecutivos que están viviendo esto. Es más, no solo lo que planeó para el día parece no ocurrir, pero el propio trabajo se va reproduciendo como en la película de los gremlins, una gotita de agua y listo, ya nació otra actividad.

Hoy te invito a comprender algunas de las razones por las cuales eso puede estar pasando y lo que puedes hacer al respecto =)

Ciertamente, hay muchas causas para el exceso de trabajo, e intentar ilustrarlas todas acá, seria perdida de tiempo, puede ser que tengas jefes que cambian de prioridad todo el tiempo, o que tu seas un ejecutivo muy proactivo que quiere ayudar a todos y terminas con la agenda llenísima de juntas o, tal vez no estés sabiendo cómo delegar correctamente.

Decidí escribir hoy acerca del acto de delegar, porque este parece ser, que es lo que genera mayor confusión al dia de hoy.

Por cierto, si este es tu caso, no te sientas mal, la verdad es que a veces parece más sencillo repasar la tarea pensando que el otro hará tal cual tu lo harías, o repasar la tarea y olvidarse de ella, porque tienes muchas otras cosas que pensar. Parece ser más sencillo, pero al final, justo eso, es lo que te quitará más tiempo.

Cristina es una ejecutiva que pensaba que sabía delegar y a pesar de ello, los resultados no confirman esta premisa. Hemos estado trabajando en el tema, y llegamos a la conclusión que lo que hacía era repasar actividades (principalmente las que ella no quería hacer, por ser más operativas que estratégicas).

El modelo era algo así: ella decidía la tarea, llamaba al colaborador que parecía ser el más responsable de su equipo, le indicaba lo que debía de hacer, y cuando llegaba a la fecha (deadline), se sentaba con él para recibir lo que había solicitado. Resultado: mucha frustración, malos entendidos, y retrabajo.

La verdad, se ponía aún peor, porque después de recibir el trabajo hecho, ella dedicaba horas y noches para rehacerlo (porque obviamente ya no había tiempo suficiente para dar indicaciones). Cristina estaba agotada. Sentia que estaba haciendo su trabajo y también el de sus colaboradores. Los colaboradores también lo estaban, porque pese todo el esfuerzo, nunca parecían dar en el grano, acerca de lo que ella esperaba.

Cristina, después de nuestro proceso pudo darse cuenta de las brechas que existían y de la separación enorme que hay entre “repasar tarea” y “delegar efectivamente”. Te comparto acá, 8 de sus aprendizajes, para que también tú, puedas hacer un autoanálisis, acerca de si estás delegando de forma efectiva:

1. Al decidir una tarea, no olvides que seguramente, los colaboradores ya estaban con una fila de prioridades. Cristina les decía que hacer, y no se preocupaba con este punto, ya que ellos deberían decir si tendrían problemas para hacerlo. Mi recomendación: olvide que alguién debería/podría/tendría que hacer algo, y asegurate tu de traer el tema a la mesa. Tan sencillo cuanto preguntar, ¿cómo esto puede encajar dentro de tus prioridades? o ¿cuál es el impacto de asumir esta nueva responsabilidad frente a lo que ya tienes? Permite tu y al colaborador, saber el impacto y tener menor frustración futura.
2. El trabajador de mayor responsabilidad, no siempre es la persona más adecuada para el trabajo. La tentación de Cristina era repasar la tarea para quien ella sabía que la respondería a la altura, pero esta estrategia puede ser muy dañina. Es importante encontrar quién tiene el mejor skill y conocimiento para ejecutar la tarea y ayudarlo a hacerse responsable por lo que está recibiendo.
3. Al indicar que la tarea, diga que espera y para cuando. Deje que la persona se manifieste acerca del cómo y qué hará. Si estás tratando con alguien que aún no conoce tu estilo, o que aún no tiene experiencia en el tema, lo mejor es hacer un rápido esbozo acerca de lo que esperas como resultado final, dando chance para mencionar lo que añadiría o haría distinto. Actúe como coach, no hable todo el tiempo, deje que la persona demuestre lo que comprendió de tu petición y como le ocurre hacerlo.
4. FUNDAMENTAL: hacer acuerdos (puedes revisar otro artículo que he escrito acerca del tema aquí en linkedin). Sin acuerdos, ambos tendrán puras expectativas frustradas… acuerdo no es decir lo que se debe de hacer y cerrar la puerta. Es escuchar y encontrar un modelo ganar-ganar para el trabajo. Negocia fechas, negocia entregables, negocia el modelo de revisión, pero no la tarea.
5. Delegar no es pasar o librarse de lo que no deseas hacer. Cuando menciones el tiempo (deadline), recuerda que tendrás que hacer checkpoints con anticipación para asegurar que todo sigue en curso (esto puede tomar 5 minutos y evitará que tengas la decepción de saber al último día que la tarea no será concluida porque alguien no envió la información a tiempo al colaborador).
6. No permitas que te deleguen de regreso o cambien los acuerdos. Ayuda al colaborador a asumir la responsabilidad que le toca. Si algo sale de curso y el colaborador te pregunta si podrías cambiar la fecha de entrega, cuestiona acerca de lo que “él” piensa que será el impacto de cambiar la fecha y que te diga alternativas para no hacerlo. Cristina percibió que muchas veces, las cosas se quedaban atoradas por falta de una sencilla llamada telefónica o visitar a la persona, ya que no contestaba teléfono.
7. No seas el héroe (I). Cuando vengan a decir que algo está difícil, ayuda con recursos, con indicaciones, pero permite que el colaborador tome por sí mismo la acción (con tu respaldo), en lugar que tu pases a poner en tus prioridades la tarea que él debería hacer. Si tu ves algo que el colaborador aún no ve, ofrece retroalimentación positiva y cuestionalo acerca de lo que necesita para regresar al track.
8. No seas el héroe (II). Nada de tomar la tarea y re-hacerla … eso no te ayuda como líder, minimizas la confianza del equipo en ellos mismos y no es benéfico en ningún sentido. Cuando intentas re-hacerla tu mismo, vas a recordar cosas, querer hacer distinto, poner más información, cambiar el layout, y cuantas modificaciones las horas de la madrugada te permitan… el efecto gremlins se activará. Puedes dar tu toque personal (sin duda), pero es aún más positivo trabajar los últimos detalles con la persona que está elaborando el trabajo (se sentirá importante en tener tu retroalimentación y aprenderá para las próximas ocasiones).

Delegar efectivamente, es delegar responsabilidad y no solo tareas.

Haciéndolo bien, es increíblemente enriquecedor y benéfico.

Tendrás más tiempo en tus días y a tu alrededor, estarán personas más motivadas que sienten que el líder confía en ellas y que pueden aprender en la organización y crecer. Finalmente, no olvides dar crédito y reconocimiento a los que completen el trabajo y de tomar decisiones, cuando la delegación no está funcionando.

Ahora cuéntame acerca de ti…

¿Qué dificultades estás teniendo en el momento de delegar? ¿lo haces a menudo o prefieres hacer las tareas tu mismo, porqué los resultados siempre están debajo del deseado?

Hay muchas más alternativas, y estaré feliz en ofrecerlas si mencionas tus desafíos.

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Soraia Kutby es fundadora y CEO de Human Change, una compañía que trabaja para inspirar un cambio positivo en el liderazgo de CEOs y Directivos.