La Secretaría Legal

Toda institución, privada o pública, con o sin fines de lucro, se organiza generalmente en estamentos, cada uno con determinadas funciones y atribuciones, cuyos actos y decisiones están sujetos a determinadas reglas para su validez y eficacia, definidas en normas legales y en sus propios estatutos y reglamentos; estas decisiones, especialmente en el caso de los órganos conformados por un número plural de personas –como un directorio, juntas (de socios, accionistas o asociados), comités, o incluso el Consejo de Ministros– deben constar en actas, las mismas que deben ser redactadas de manera clara y reflejar adecuada y estrictamente las opiniones vertidas y los acuerdos adoptados, siendo por lo tanto relevante que dicha función, que denominaremos Secretaría Legal, sea confiada a un profesional del derecho, específicamente un abogado con conocimientos de derecho corporativo.

Llevar ordenadamente los libros de la institución, en los que consten los acuerdos, es de gran importancia, no solo porque se trate de una obligación del gerente general o funcionario con cargo equivalente, sino porque es una muestra de cómo la institución lleva su gobierno corporativo, permite sustentar los acuerdos ante los diferentes stakeholders –tanto internos como externos­– y particularmente ante entidades financieras a las que se pudiera acudir solicitando un financiamiento.

Un primer elemento que se debe cuidar en la labor de la Secretaría Legal es conocer los estatutos que rigen la institución, así como los reglamentos relacionados al funcionamiento de sus estamentos, pues ello es requisito indispensable para la validez de los acuerdos.

Respecto de las funciones de la Secretaría Legal, la primera labor que le compete es la de realizar la convocatoria a las personas que deben participar en determinada sesión de cada estamento, comunicando el lugar y hora de la reunión –en primera y/o segunda convocatoria–, verificando la recepción del aviso de convocatoria y remitiendo la información completa y ordenada de la agenda de los temas a tratar; la forma de realizar la convocatoria y los plazos para la misma serán los establecidos en el estatuto y los reglamentos aplicables.

En la fecha y hora establecidas para el desarrollo de la sesión de que se trate, la Secretaría Legal deberá confeccionar la relación de asistentes, verificar su derecho a participar, los poderes de quienes participen como representantes de terceros –en los casos que sea posible–, las personas que asistan en calidad de invitados y determinar a partir de ello si se cuenta con el quorum necesario para la toma de decisiones.

Seguidamente se deberá abrir el acta de la sesión, precisando la fecha, hora y lugar de la reunión,  consignar los nombres de quienes actúan como presidente y secretario y procederse al desarrollo de la agenda, anotándose los informes, las intervenciones, preguntas y absoluciones de las mismas, que servirán de base para la toma de las decisiones respecto de cada punto de la agenda.

Asimismo se deberá consignar la forma en que se adopta cada acuerdo, bien sea por unanimidad o por determinado porcentaje.

Terminada la sesión se deberá consignar la hora de término y firmarse el acta por quienes hayan participado o por quienes determine el estatuto o reglamento aplicable.

Nota aparte corresponde a las juntas universales o reuniones análogas de otros estamentos, en las que no habiendo convocatoria previa se debe verificar la presencia de todas las personas con derecho a participar, la decisión unánime de reunirse en junta –o el estamento que corresponda– y en los puntos de agenda a desarrollar.

Es necesario señalar asimismo que las reuniones de juntas u otros estamentos podrán desarrollarse de manera física o mediante el uso de medios electrónicos, como videoconferencias o plataformas dedicadas –siempre que ello esté previsto en los documentos de gestión de la institución–, siendo en ambos casos plenamente válidos los acuerdos que se tomen.

Las reuniones virtuales, utilizando medios electrónicos, pueden facilitar en gran medida el desarrollo de las sesiones de los estamentos de una institución, evitando a las personas la necesidad de trasladarse –lo que supone cuando menos ahorro de tiempo– debiendo en estos casos contarse con los medios adecuados, que brinden absoluta seguridad respecto del registro de la reunión y de los acuerdos que se adopten, pudiendo emplearse además certificados de firma digital, entre otros.

Es importante agregar que el servicio de Secretaría Legal puede ser prestado por terceros, externos a la institución, que desarrollen las funciones aquí mencionadas, tanto para reuniones físicas como virtuales, debiendo acordarse, conjuntamente con los términos del servicio, un acuerdo de confidencialidad que salvaguarde la información de la institución.

La tercerización del servicio de Secretaría Legal puede generar mayores eficiencias en cuanto al gobierno corporativo de las instituciones, tanto porque sus abogados podrán dedicar ese tiempo a los asuntos esenciales de la propia institución, como porque podrán contar con un servicio especializado en este rubro; asimismo, respecto de las reuniones virtuales, debiera ser la empresa que brinde el servicio de Secretaría Legal la que provea la plataforma dedicada, la misma que no se recomienda que sea una de uso público, sino una que asegure confidencialidad e inmutabilidad de la información.