La tecnología y el bienestar financiero

Asistimos en estos meses a múltiples debates relativos al uso de la tecnología en todos los ámbitos. No es algo nuevo, pero probablemente debamos hacer una reflexión sobre lo que entendemos por tecnología y sus aplicaciones en la mejora de los procesos implicados.

Como resultado del análisis de las políticas de bienestar financiero que deben implantar las empresas para mejorar la situación de sus empleados, quiero compartir con vosotros diversas reflexiones que ayudarán a explotar en mejores condiciones las posibilidades que nos brinda la tecnología.

Hace unos años, el envío de documentación a través del email supuso un avance relevante en la forma de comunicarnos, facilitando enormemente el acceso a la información disponible. Posteriormente se produjo un auge en la creación de portales de RRHH, que facilitaban información a los empleados y empezaron a implantar procesos sencillos de comunicación: de altas y bajas en determinados beneficios, solicitud de vacaciones, acceso a las nóminas, información de beneficios y otros aspectos relacionados.

Después de acumular experiencia relativa a la implantación de los procesos y comunicaciones en el ámbito de RRHH, es posible que muchos lleguemos a conclusiones similares o a hacernos preguntas comunes:

¿Estamos utilizando la tecnología de forma adecuada? ¿Tenemos una combinación óptima entre información mostrada y tiempo disponible del empleado para acceder a dicha información? ¿Estamos considerando la necesaria segmentación y personalización de los mensajes para que el empleado reciba lo que realmente le interesa? ¿Utilizamos sistemas suficientemente dinámicos para que la implantación del programa sea eficiente? ¿Acceden los empleados a la información para adquirir el conocimiento y cumplir los objetivos de las herramientas, o tenemos sistemas a veces demasiado estáticos que no incentivan su uso e interacción con el empleado?

En definitiva, estamos ante la cuestión común y recurrente de preguntarnos si estamos haciendo lo correcto y cómo podemos mejorar los programas, sin incurrir en un coste elevado y aprovechando los desarrollos existentes. 

Está claro que la tecnología debe llevar asociado un cambio de mentalidad y un análisis de objetivos, muy diferentes a los que nos fijábamos en otras épocas. Ahora la explotación de la información nos permite implantar sistemas que incentiven al empleado y que pongan realmente en valor las ofertas de beneficios sociales de las empresas, aspecto diferencial, que permite sin duda atraer y retener talento en las empresas.

Cuando recientemente nos comentaron en una empresa que un empleado se quejó airadamente por desconocer, después de trabajar durante 5 años, que la empresa tenía un plan de pensiones de empleo, no queríamos creerlo, pero es algo que puede pasar. Aun siendo un aspecto crítico, no debemos quedarnos en la mera comunicación, hay un proceso de comunicación de beneficios y también un proceso de acompañamiento del empleado durante su vida laboral, que debemos optimizar, en coste y tiempo. Por eso tenemos que plantearnos aspectos como los siguientes:

• Debemos analizar la posibilidad de definir una solución que centralice la oferta de beneficios, conectando todas las aplicaciones y fomentando su uso conjunto. La desconexión de las diferentes herramientas dispersa la percepción del empleado de la oferta global de la compañía.
• Hay que reflexionar sobre la productividad y el tiempo disponible del empleado, considerando todas las aplicaciones implicadas, a nivel personal y profesional, vivimos en un entorno de saturación informativa. Debemos crear un mensaje sencillo pero cualificado, fácil de asimilar y que consuma el tiempo justo. Calidad mejor que cantidad.
• Es importante entonces segmentar los mensajes, que cada empleado reciba la información que se adapte a sus necesidades, preferencias y situación personal. De esta forma leerá lo que realmente le interesa, facilitándole conocimientos en los ámbitos que sean más útiles para su situación.
• Al facilitar información a los empleados conviene mostrar inicialmente conocimientos generales, sin ventas asociadas, para facilitar un conocimiento objetivo, y posteriormente se debería vincular la oferta real de productos para el empleado, lo que requiere conexiones eficientes entre aplicaciones. Si vinculamos educación financiera directamente con productos, se produce en ocasiones una desconfianza por parte del empleado, que no aprecia el potencial de adquirir conocimiento sino una venta directa de productos.
• Debemos tratar de estructurar la información de menos a más, de un conocimiento básico a uno más desarrollado, sin limitaciones, combinando el contenido de las propias herramientas con cursos o seminarios complementarios, si fueran necesarios, aportando una visión complementaria de todos los servicios relacionados con los beneficios sociales.
• El empleado necesita que le guíen, recomendarle artículos e información asociada, todos necesitamos ayuda, no sólo en la forma de navegar, sino en relación con los conocimientos que debemos adquirir, debemos tratar el uso de las herramientas como un viaje, un proceso con unos objetivos. El proceso de comunicación usando diferentes canales como WhatsApp, Slack u otros canales propios, facilitará mucho el aprovechamiento del programa. 
• Un buen análisis del uso de las herramientas, adecuadamente segmentado, permitirá mejorar su contenido, adaptarlo a las necesidades de los usuarios y seguir evolucionando en las materias de cara al futuro. Captar sensaciones del usuario también es fundamental, tener una comunicación fluida que permita realizar encuestas, solicitar opiniones y recopilar impresiones facilita mucho el mantenimiento del sistema, que debe tener capacidad para adaptarse de forma sencilla a los cambios.   
• Con una buena explotación de la información podremos también decidir el mejor momento para comunicar algo, diferente probablemente por colectivo, categoría, edad, etc. En definitiva, debemos ser lo más eficientes posibles en el proceso de comunicación de beneficios y de adquisición de conocimientos relacionados.    

No debemos conformarnos con poner a disposición del empleado información que facilite su bienestar financiero, tenemos que analizar su situación para diseñar un proceso de acompañamiento, que mejore su bienestar desde el día que accede a las herramientas, sin dejar nunca de evolucionar, de esta forma aprovecharemos todas las bondades de la tecnología, combinado adecuadamente tecnología y bienestar financiero.