La UX de un evento de UX

El 2022 comenzó con un gran desafío. Shei Schuster, mi líder, me confió la hermosa tarea de organizar un evento de UX, con distintas dinámicas y charlas. No tenía muchos lineamientos más y eso me motivó mucho porque podía darle la forma que quiera. Todo estaba por crearse. 

Crecer en comunidad 🌎 

Para mí, que crecí profesionalmente en el mundo UX gracias a los distintos eventos que hacían las comunidades como IDF, IxDA o Product Tank, esta era una oportunidad de devolver un poco de todo lo que había recibido. Era el típico personaje que iba a todas las charlas presenciales, especialmente a las de Despegar porque siempre tenían buen catering. Aprovechaba esos espacios para aprender, compartir, conocer profesionales y, también, que me conozcan.  

Desde el 2020, las diferentes comunidades fueron mutando: pasaron de presencial a virtual y, con el tiempo, la intensidad de ese tipo de eventos bajó. De enero a junio de 2022, ¡no hubo ninguno! Ese vacío se notó mucho.  

Por eso, desde UX Santa, quisimos generar y reconstruir ese espacio para reunir de nuevo a UXers que sentimos un poco de nostalgia del pasado y darle la posibilidad a las personas que entraron recientemente al mundo de UX que puedan vivir su primer evento, un evento que sea inolvidable. 

Lo primero es el equipo 🫶🏼 

Durante febrero comencé a darle vueltas a la idea, una de las primeras cosas que pensé fue: ¿a quiénes puedo sumar al equipo? Seguí con eso en la cabeza y me di cuenta de que había varias personas a las que había referido para sumarse a Santander, pero que no forman parte de mi equipo y por esa razón no tenía la posibilidad de trabajar en el día a día, esta era una buena oportunidad. Charlé con cada una y les conté sobre la oportunidad que teníamos. Sin pensarlo, ¡todas se sumaron y armamos un #DreamTeam! Conformado por: Liz Nenning, Ever Ropaldo, Euge García Gil, Caro Aponte y Dani Lallopizzo.  

Entre todo el equipo teníamos patrones que nos unían: A Liz la conocí en un evento de IxDA Buenos Aires allá por el 2019. A Ever en una revisión de porfolios que organizaba IDF en 2020. A Caro, por LinkedIn, nos contactamos y organizamos enseguida para que venga a dar una charla sobre research. Con Euge nos conocimos en el trabajo, pero fuimos juntos a muchos eventos de las distintas comunidades y tuvimos la posibilidad de compartir nuestros conocimientos en workshops sobre behavioral economics en IDF y la UP. Nos unió la comunidad UX, las ganas de compartir y eso era lo que queríamos contagiar y potenciar en el UX Day. 

Honrando el proceso de design thinking 💡 

Con muchas dudas y pocas certezas emprendimos el viaje para pensar la UX de un evento de UX. Obviamente, como marca la metodología, empezamos por entender y observar: 

• Hicimos investigación interna, entrevistas y encuestas con las personas del equipo para definir expectativas y dinámicas. 
• Buscamos speakers internos y contactamos a colegas que queríamos que formaran parte. 
• Investigación externa, realizamos encuestas a través de nuestro Instagram para definir día y horario. Así como también testear la necesidad de la comunidad sobre eventos y networking (¡pues post pandemia!). 

Todo esto, solo fue el primer sprint de trabajo #TEAMS. 

Recalculando: ¡vamos por más! 🚀 

Tras 2 semanas intensas de entrevistas y encuestas, comprendimos que el evento iba a escalar mucho. Y eso fue como una bola de nieve, ¡pero de las buenas! En principio pensábamos que iban a ser 2 o 3 charlas por zoom, pero después de nuestra investigación descubrimos que las personas tenían mucho entusiasmo por participar de un evento presencial. 

Empezamos a pensar diferentes espacios como charlas, mesas de debate y workshops e intentamos generar una grilla para explorar muchas formas de evento. También lo hicimos con las temáticas, queríamos buscar variedad y diversidad. La idea era que puedas diseñar tu propio UX Day eligiendo la dinámica y el tema que quieras.  

Ya en marzo, las reuniones de sincronización que teníamos cada dos semanas pasaron a ser una por semana y luego a dos por semana. Como somos el equipo UX más manija del mundo se siguieron sumando personas para ayudar y también incorporamos más features a la experiencia: 

• Bolsitas de bienvenida con mucho merchandising para compartir. 
• Tagname rompe hielo para iniciar conversaciones. 
• Desayuno para poder tener pilas en la intensa jornada. 
• After para celebrar y descontracturar. ¡Con música en vivo que pasó nuestra genial UX Content y DJ, Vito Casado! 

Estábamos a un mes del evento y el trabajo que comenzó con equipo de 6 personas se convirtió en el compromiso de todo el equipo de UX. Cada persona aportó su granito de arena, porque crear un evento de esta magnitud requiere de mucho trabajo colaborativo y mucha pasión.  

¡Salimos a producción! 😎 

Sin una agenda 100% confirmada lanzamos las inscripciones y explotaron. Tuvimos más de 200 personas inscriptas en el primer día. A medida que íbamos confirmando speakers y temáticas, el interés por el evento iba creciendo. 

Nos propusimos tener un espacio para cada disciplina: investigación, contenido y diseño. ¡Y lo cumplimos! Generamos un evento en donde personas de nuestro equipo, desde juniors hasta managers, pudieran compartir sus conocimientos. También invitamos a referentes de otros grandes equipos UX de Argentina.  

A dos semanas del evento, la expectativa de la gente empezó a sentirse: 

• Superamos las 600 inscripciones presenciales (y solo teníamos cupo para 300). 
• Recibimos cientos de mensajes que pedían transmisión en vivo del evento. 

Como conté anteriormente, el evento se pensó primeramente solo para modalidad presencial, pero tras el pedido de la comunidad trabajamos para que sea híbrido y que pueda seguirse en vivo a través de YouTube. Finalmente, ¡logramos transmitir todas las charlas que se hicieron en el auditorio principal!  

Entonces, ¿qué hicimos en el UX Day? 

Después de tanto trabajo, el día del evento solo quedaba disfrutar. Las personas que asistían, igual de manijas que nuestro equipo, empezaron a llegar un poco antes de las 9 de la mañana, hora a la que empezaba la acreditación. Fue muy emocionante ver cara a cara a cada una de esas personas. Ni bien llegaban, pasaban por la acreditación, les dábamos sus tagnames, sus bolsitas y ¡empezaban este gran día con una sonrisa! 

En resumen...  

• Ofrecimos 8 charlas de referentes nacionales e internacionales, 4 mesas de debate y 5 talleres en paralelo. 
• Borramos las fronteras de la competencia con un panel de liderazgo que reunió a referentes UX de Mercado Libre, Naranja X, Ank, Galicia y Santander Tecnología. No nos importa donde trabajan las otras personas sino la pasión que nos une por UX. 
• Compartimos junto a Marta Del Río y Freddy Linares la presentación del libro UX LATAM: historias sobre definición y diseño de servicios digitales, en donde se documentaron distintos casos de éxito de equipos UX en empresas latinoamericanas.  
• Cerramos con un after entre música, bebidas y mucho networking. 

 ¿Cómo nos fue? ✅ 

• Recibimos más de 300 participantes presenciales (profesionales, estudiantes universitarios que quieren insertarse en el rubro, integrantes de la fundación Pescar y Fundar, entre otras). 
• Tuvimos más de 4300 vistas en YouTube. 
• Recaudamos 1692 platos de comida para el Banco de Alimentos. 

Bonus track ✅ 

• El 100% de las personas que asistieron dijeron que les gustaría volver a participar. 
• El 72% valoró el evento como muy satisfactorio. 
• Dato random. A cada persona que estuvo en la organización, el contador de pasos les marcó más de 8km de caminados el día del evento. 

Este día nos movimos con un objetivo en común y mucha pasión. Salimos de nuestras tareas diarias, porque UX está muy lejos de solo hacer pantallas. Nos abrimos a aprender, conducir eventos, trabajar en la parte técnica de la transmisión, hacer fotografía, coordinar el catering, ser parte del staff de bienvenida y guía de la gente y muchas otras cosas más que ningún curso enseña.  

Hacer UX para nuestro equipo es todo, por eso siempre damos más de lo que se pide y pensamos que lo mejor es compartir con las demás personas lo que sabemos y lo que nos apasiona. El UX Day nació como el día para festejar el cumpleaños del equipo, pero se transformó en una celebración para toda la comunidad de UX. 

Y si te estás preguntando si va a haber un UX Day en el 2023... ¡preparate! Ya te contamos que el equipo es muy manija: ni bien terminamos el evento, empezamos a pensar en el del próximo año 🚀 .

PD: Nada de esto hubiera sido posible sin la colaboración de cada una de las personas que se sumó a esta gran iniciativa tanto de UX como las diferentes áreas dentro de Santander que nos ayudaron en la organización y logística.

Organización: Caro Aponte , Liz Dahiana Nenning (ella) , Evelyn Ropaldo , María Eugenia García Gil , Daniela Lallopizzo , Pilar Laidlaw , Celina Vilouta , María Belén Liuzzi y Mónica Cecilia Mendoza Rosales  

Conducción: Mauro Gianzone y Mercedes Segura

Apoyo: Juan Dematei , Florencia Costantini , Pilar Desperes , Gisela Guolo , Natalia Torres Blair , Ayelen A. , Ana Bello , Valentín Gamboa ,  Mariana Garro , Abril Garcia Florez , Roc Carmona y Luci Lane Taborda Oliveira .

Fotografía: Carla Pascualini , Florencia Artazcoz , Juan Cruz Arias Bazo , Fernando Escobares y Daniela Álvarez . 

Técnica: Luz Vicente Galdames , Sebastián C. , Alejandro Kim y Leandro Marcos (Tato) .

Redes: Camila Guglielmino , Agustina Picaza , Brenda Romero y Sara Carrizo .

Dj: María Victoria Casado . 

Ayuda incondicional: Julieta Tejera , Fiorella Pertusati , Celina Bouilly , Hector "Tito" Sanchez, Sheila Schuster , Alexander Roganovich , Gabriel Lopatin , Mariana Varela y Norberto Geiler .