Las claves del Smart Working. Retos y nuevos modelos relacionales

Se especula constantemente sobre cómo será el mundo post-covid y qué cambios experimentaremos a nivel socio-cultural y empresarial. Algunos pronósticos serán certeros, otros no. Pero en lo que seguramente todos coincidiremos, es en que el COVID dará el empujón definitivo a la digitalización de la economía productiva, así como de los procesos que la hacen viable.

De transformación digital se ha escrito mucho, pero de su aplicación en el modelo laboral, no tanto. Hoy quiero hablar del Smart working y la forma en cómo lo entendemos en KingEclient.

“Shock de realidad”: Nos han sacado la venda y algunos no se han gustado en el espejo

La coyuntura actual de teletrabajo forzado ha permitido hacer patente aquello que ya era viable hace una década gracias al uso de la tecnología: la posibilidad de que una empresa trabaje a distancia sin afectaciones en la productividad de la misma.

Y si bien el mercado iba muy lentamente hacia allí, había muchas reticencias y perjuicios entre los directivos a poner en práctica políticas reales de trabajo a distancia.

Así pues, el COVID ha sido un “shock” que nos ha puesto ante el espejo y nos ha enseñado nuestras fortalezas y flaquezas obligándonos a hacer stress tests a nuestras organizaciones. Si bien el hecho de gobernar micro-empresas sin procesos ni un entorno en cloud puede ser viable y éstas se pueden adaptar de forma relativamente rápida; cuando hablamos de empresas de más de 50 empleados, esto cambia radicalmente y las puede evocar, si lo pudieran medir, en unas bajadas de performance notables.

La coyuntura ha hecho patente dos tipos de ligas: las que casi ni se han despeinado por estar preparadas, y las que han / están sudando para adaptarse la “nueva realidad” que convivirá con nosotros hasta, posiblemente, mediado de 2021 o 2022.

El COVID nos ha empujado a definitivamente hablar de un cambio de época. Desde el lanzamiento de internet, mucho se ha hablado de si habíamos cambiado de época por los cambios socio-culturales y económicos que ha traído, pero aún era demasiado reciente históricamente hablando para que expertos lo oficializaran. En este sentido, el “shock” provocado por las medidas de contención del COVID permitirán acelerar el proceso y oficializar que hoy ya no estamos en la época contemporánea, sino en la era digital.

De golpe, nos hemos encontrado en un contexto nuevo que promoverá cambios de rumbo en las estrategias de las altas corporaciones para adaptarse. Centrando esfuerzos hacia procesos en cloud, el trabajo en remoto y repensando el uso y necesidad de disponer alto apalancamiento en activos físicos tales como las oficinas o centros productivos. ¿Vamos a un escenario en el cual escuchemos que grandes multinacionales están cerrando plantas o edificios por haber apostado por otros modelos más eficientes? Yo creo que sí.

¿Qué es el Smart working?

Podríamos afirmar que "teletrabajar" pueden todas las empresas, pues si no trabajas físicamente y trabajas en remoto, técnicamente estás teletrabajando. La pregunta es, ¿Puedes teletrabajar de forma colaborativa, eficiente, productiva y sin fricciones de pérdidas de competitividad como si en estuvieras en la oficina?

Si la respuesta es afirmativa, entonces podemos afirmar que estáis practicando Smart working.

Dimensiones para afrontar correctamente el Smart working

Hemos vivido con anterioridad ejemplo en los que se usa una palabra de forma tan diversa para definir un concepto, que a final le acabamos quitando su propio significado (véase Transformación digital).

Podríamos afirmar que una empresa sólo puede definir y disfrutar de las ventajas plenas del Smart working si cumple los requisitos de 4 dimensiones diferentes:

1) Cultura corporativa y personas: La cultura organizacional, de gestión de talento y de definición de procesos es clave. El Smart working no va sólo de instalar herramientas y definir unos procesos. No podemos hablar de smart working sin:

• Un equipo que haya interiorizado la necesidad de trabajar por objetivos (y no por horas)
•  Un equipo que sepa cómo aplicar los procesos en cada momento y entienda cómo trabajar en remoto (por ejemplo: saber subdividir, gestionar y ejecutar tareas en herramientas de task management de forma correcta para poder trabajar en equipo y usar los datos posteriormente a nivel de management),
• Sin una cultura a nivel de management enfocada a la transparencia y comunicación constante a sus equipos (cubriendo así la falta de comunicación y contacto con los equipos si nos estás físicamente en las oficinas).

2) Toolkit de herramientas: Formado por un ecosistema modular en cloud que posibilite trabajar en remoto de forma eficiente cubriendo las necesidades de análisis, previsión, organización y monitorización en tiempo real de la performance de los equipos y negocio. Para que sea eficiente, debemos cubrir:

• Herramientas de eMeetings: Que permitan comunicarse, realizar anotaciones, escribir en pizarras virtuales, grabar etc.
• Gestor documental: Para facilitar la búsqueda y centralización de todo el conocimiento de la empresa así como documentación corporativa o de proyectos.
• Gestores de tareas: Herramientas en las que TODAS las actividades deben de estar puestas de forma eficiente para poder planificar, gestionar y supervisar la organización en tiempo real.
• Integración y sistemas de monitorización: Conseguir una visión holística de la empresa integrando diferentes fuentes de datos.
• Sistemas de control de versiones y backups centralizados: Permitiendo solucionar errores humanos o de fallos de plataforma de forma automática.
• Otros: Directorio activo de empleados, gestores de contraseñas, sistemas de firma documental en remoto, herramientas de customer service en cloud etc.

3) Procesos: Definición y/o adaptación de los procesos de la empresa para la posibilitación de trabajos en remoto. Sin procesos bien definidos y 100% permeabilizados en toda la organización, el Smart working no funcionará. Listemos algunos:

• Procesos enfocados a asegurar una comunicación fluida entre equipos de toda la organización de forma eficiente
• Procesos enfocados a tener la trazabilidad de cualquier tarea y en el que se vea dónde está parado
• Procesos enfocados a incentivar el cambio cultural mediante la búsqueda de embajadores para cada iniciativa
• Procesos de los equipos Talent enfocados a mantener la percepción de ser “un equipo”, pertenencia a la empresa y incentivar lazos personales incluso en la distancia.
• Procesos de quality assurance
• Procesos para asegurar compliance y la protección de datos trabajando en remoto
• Otros muchos

4) Experiencia digital: Somos seres emocionales, es por ello que la experiencia es otro factor crucial a tener en cuenta. Esta 4ª dimensión se puede aplicar de forma óptima si se cumplen las 3 anteriores. Una vez una empresa domina las anteriores, puede centrarse en la experiencia a nivel interno (empleados) y externo (clientes y partners). Debemos ser conscientes, una vez más, que tenemos tecnología suficiente para no intentar replicar las experiencias físicas en el mundo digital. Sino que la tecnología nos permite reinvertarnos y crear nuevas experiencias disruptivas que deleiten empleados y clientes.

Nuevos modelos relacionales con clientes y empleados

El Smart working también implicará una reinvención / adaptación en el modelo relacional con nuestros clientes y compañeros. A mayor número de personas trabajando a distancia, mayor necesidad de buscar nuevos modelos relacionales entre los empleados y los clientes.

Este hecho implicará definir nuevos sistemas para:

• Relacionarnos con los clientes y compañeros: Antes situaciones en que los trabajadores trabajen principalmente a distancia, los directores de RRHH y directores comerciales de las organizaciones deberán ser capaces de buscar nuevos “puntos de encuentro” más allá del email o la conference call. Situaciones que permitan cubrir nuestras necesidades sociales y relacionales de proximidad y calidez. Pues no olvidemos que el Homo Sapiens es un ser principalmente social. Esto implicará la definición de nuevas estrategia y acciones de comunicación en este sentido para cubrir necesidades profesionales y de relación personal.
• Nuevos sistemas para realizar presentaciones y eventos a nivel digital que permitan cubrir las necesidades de show off, libertad de movimientos y de punto focal que sí nos permite una presentación física, así como tener la opción de visualizar el contexto que nos rodea. Las soluciones de video-conferencing actuales no cubren dichas necesidades.
• Creación de espacios donde compartir: Un espacio donde compartir materiales, recomendaciones, visualizar presentaciones y entregables, ver reviews, así como poder visualizar KPIs de proyecto en tiempo real.

En este sentido, haber diseñado una estrategia relacional y change management con un discurso y mensaje consistente serán claves para conseguir con éxito los objetivos buscados.

Nuestra experiencia personal: KingEclient

En KingEclient hace más de 10 años que tenemos equipos en remoto y hemos ido perfeccionando poco a poco metodologías, herramientas, procesos y experiencias con nuestros compañeros y clientes. Lo hicimos de forma natural por necesidades de nuestra actividad y zonas geográficas en las que operábamos. Aprendimos muchísimo y ha sido la base de una cultura sostenida en innovación aplicada al entorno laboral.

Pero desde hace un par de años empezamos un proceso de transformación corporativa en profundidad que iba encaminada a sacar partido de los aprendizajes pasados y centrarse en una profunda redefinición focalizada en procesos, herramientas, gestión del conocimiento, experiencias y comunicación enfocadas a disponer de una estructura corporativa digital centrada en el Smart working.

Al vivirlo, te das cuenta que el hecho de pasar de la teoría a la práctica hay un gran paso y también tiene una gran vertiente cultural con la que hay que lidiar. Fuimos pioneros y muchos no veían el uso práctico hasta hace bien poco. Pero lo hemos conseguido y hemos adquirido un conocimiento y experiencia que ahora podemos explotar y compartir con otros.

En KingEclient la coyuntura del COVID no sólo no nos ha afectado a nivel de productividad de los equipos, sino que nos ha permitido fortalecernos como empresa, puesto que estábamos preparados. Este hecho nos ha permitido no sufrir en adaptarnos, sino en focalizar esfuerzos en aportar valor y compartirlo. Punto que nuestros clientes y partners agradecen y nos están pidiendo consejo. Un gran orgullo como empresa que entre todos hemos conseguido.

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