Las piezas de los procesos.

RL-PRO-002

Trabajar bajo procesos marca la diferencia en las empresas, es un parteaguas, literal será un antes y un después que se empezará a notar de inmediato, no hace falta esperar a que estén todos los procesos documentados, con un solo proceso se notará la diferencia. Bajo esta primicia, es muy importante que la dirección general y los altos mandos estén convencidos de los beneficios de implementar procesos; este cambio generará un choque en el ambiente laboral y cultural de la empresa por lo cual deberán estar preparados.

Dicho lo anterior, si en tu empresa han decidido iniciar con la documentación de procesos o bien, te han contratado en una empresa que trabaja bajo procesos, y todo esto es nuevo para ti, tranquilo que no cunda el pánico, aquí te presento alguno de los documentos más comunes con los que te toparas:

A.  Diagrama de flujo: A simple vista podría verse complicado de entender y leer, pero créeme se convertirá en tu best friend, nomás dale chance. El diagrama de flujo es una representación visual de la secuencia que lleva el proceso y generalmente indica quien realiza cada actividad. Está conformado por cuadros y flechas, donde cada cuadro indica la actividad y la flecha el paso siguiente. También puede que encuentres rombos que indican una decisión y que hacer si la respuesta es SI o si la respuesta es NO. OJO: Pueden leerse de izquierda a derecha (horizontalmente) o de arriba a abajo (verticalmente).

B.   Procedimiento: Muy seguramente será un archivo de unas 4-5 páginas que no te darán ganas de leer, sin embargo, es muuuuuuuy importante que lo hagas. En el procedimiento se describe cada una de las actividades marcadas en el diagrama de flujo, aquí te explica el cómo se tiene que realizar la actividad. Se especifican características como: tipo de archivo o formato a llenar, de quien o a quien enviar la información, por que medio (correo, chat, entrega física) etc.

C.   Formatos: es un archivo que define y organiza la información que será necesaria para que el proceso fluya; ósea, ¿cómo?

Un ejemplo sencillo: Solicitar vacaciones, comúnmente para solicitar vacaciones tendrás que llenar un formato de vacaciones, en el cual se definió la información necesaria para que tu jefe directo y recursos humanos puedan procesar y autorizar tu solicitud. Imagina que no existiera ese formato y cada quien enviará la información que cree conveniente, ¿te imaginas a tu jefe directo o a recursos humanos buscando a cada colaborador para completar la información? Sería medio caótico, ¿no? Ahí la magia de los formatos.

D.  Políticas: Es el conjunto de directrices donde se establecen normas y comportamientos alineados a los valores de la empresa. En otras palabras, son las reglas del juego, en este caso las reglas del proceso y las sanciones en caso de no cumplir. Como dato curioso, es posible que cada proceso cuente con sus propias políticas, así que mucho ojo.

E.   Manuales e Instructivos: Estos documentos seguramente ya los conoces, son muy comunes en electrodomésticos y en muebles tipo “listo para ensamblar”. Son indicaciones, paso a paso, para llevar a cabo una acción determinada, por ejemplo: operar un sistema, una máquina, incluso hasta el llenado de algún archivo o formato.

Desde antaño y pasando de generación en generación son los documentos mas ignorados de la historia; sin embargo, en el mundo laboral son de suma importancia, no seguir las instrucciones para operar una maquina puede ocasionar graves y fatales accidentes, y aunque en cuestiones administrativas puede que no atente de manera física si puede tener consecuencias graves en seguridad informática.

Ahí los tienes, las piezas que conforman un proceso (las más comunes). Identifica tus procesos, consulta tus diagramas de flujo, si tienes duda corre a tu procedimiento, asegúrate de usar los formatos correspondientes, cumplir las políticas y seguir las indicaciones de los manuales e instructivos; USA oportunamente tus piezas ¡¡¡MARCARÁS LA DIFERENCIA!!!