Logrando eficiencias con Excel en Empresas Familiares

Este artículo tiene como finalidad comentar y explicar las importantes eficiencias que se pueden lograr diseñando e implementando planillas Excel (de Microsoft), en el marco del proceso de profesionalización de la gestión de empresas familiares.

Teniendo siempre presente que en un escenario ideal lo más conveniente será encontrar la solución o desarrollar la mejora a través de un sistema informático, la realidad nos indica que los tiempos y/o los presupuestos de las empresas familiares no siempre permiten la implementación de un sistema (o de un nuevo módulo de un sistema ya utilizado), y ante la inacción y falta de solución, la utilización de Excel en muchos casos será una muy buena alternativa.

Se detallan a continuación casos de implementaciones exitosas desarrolladas con Excel por nuestra consultora para distintos clientes:

Caso 1: Valorización del Stock en Empresa del Rubro Gastronómico.

Situación previa: se imprimía (en papel) un listado de más de 50 hojas con el registro de todas las compras realizadas por las distintas sucursales de la empresa. Una persona buscaba hoja por hoja, para cada artículo, cuál era el último precio al cual se lo había comprado (pues ése iba a ser el precio al cual se iba a valuar el stock). Se colocaba el precio encontrado para cada artículo en una planilla Excel. Luego se recibían planillas en papel completadas a mano por los Encargados de las distintas sucursales. La misma persona registraba en la misma planilla Excel la cantidad en stock para cada uno de los artículos en cada sucursal. Como producto de los precios registrados y el stock, se obtenía la valorización del stock de cada sucursal y total.

Solución desarrollada: se creó una planilla en Excel que, a partir del reporte de compras realizadas que antes se emitía en papel (y ahora se exporta desde el sistema informático a Excel), identifica el precio correspondiente a la última compra para cada uno de los artículos, haciendo verificaciones de la consistencia entre precios de compra de distintas fechas y distintas sucursales, alertando al encontrar diferencias significativas. Por otro lado, las planillas que anteriormente los Encargados de las sucursales enviaban completas en papel, comenzaron a ser completadas en un formulario Excel por cada uno de los Encargados, y enviadas para ser consolidados en una única planilla Excel, de la cual luego se pueden obtener los stocks correspondientes a cada uno de los artículos en las distintas sucursales. Luego, tomando los datos correspondientes a los precios, y los datos correspondientes a los stocks, el Excel calcula la valorización del stock de cada sucursal y total.

Mejora lograda: el trabajo que antes llevaba días a una persona, pasó a llevar la dedicación de sólo algunas horas, y mientras originalmente la tarea principal de dicha persona era la carga de datos, el foco pasó hacia el análisis de los datos (contando con análisis y controles que con el anterior método utilizado eran imposibles de realizar), mejorando el resultado final, y enriqueciendo el puesto de trabajo.

Caso 2: Control de Gestión de Marketing y Ventas en Desarrollista Inmobiliaria.

Situación previa: en un área de Ventas de una Desarrollista Inmobiliaria cada uno de los Vendedores llevaba el registro de las gestiones (llamados, citas, etc.) realizadas sobre sus contactos en planillas o soportes propios (con formatos distintos), que estaban en los discos duros de sus propias PC. Ello no permitía al Gerente de Ventas llevar una información consolidada de la gestión de su equipo de ventas. Por otro lado, estaban trabajando fuerte con una agencia de marketing, realizando campañas que los “alimentaban” de nuevos contactos para hacer llamadas. Al no contar con información consolidada, no se tenía una adecuada apreciación de la efectividad de las campañas de marketing realizadas, y por ello no se podía dar adecuado feedback a la agencia de marketing sobre los resultados obtenidos, y para realizar los ajustes convenientes en las campañas que se estaban realizando.

Solución desarrollada: se diseñó una única planilla (la cual se ubicó en la nube), que los Vendedores utilizan de manera compartida en simultáneo, con un formato simple, donde con pocos datos que se ingresan para cada contacto se va dejando asentadas las distintas gestiones realizadas con los distintos resultados obtenidos (al estilo CRM). Luego a través de distintas tablas dinámicas, el Gerente del área puede apreciar en cualquier momento el resumen de las gestiones realizadas y los resultados obtenidos, totales o por campaña.

Mejora lograda: los vendedores lograron contar con un formato “más amigable” y práctico para la carga de datos de sus gestiones y principalmente el Gerente logró contar con reportes de gestión y de resultados de su equipo de ventas en tiempo real, para poder hacer un adecuado seguimiento y análisis de la gestión de su equipo, y poder retroalimentar a la agencia de marketing con la información requerida para poder reforzar o reorientar sus campañas.

Caso 3: Gestión de Cuentas Corrientes en Distribuidora.

Situación previa: la información relativa a las cuentas corrientes de los clientes era emitida por 3 empresas distintas (de las cuales la Distribuidora comercializa sus productos), en formatos distintos (Excel, Word, cuadros de Excel “pegados” en un mail). Dicha información corresponde las cuentas corrientes de clientes de 4 vendedores de la empresa. Al recibir la información de distintas empresas, en distintos formatos (en algunos casos muy complejos para procesar), la Administrativa que consolida la información para luego emitir el reporte de estado de las cuentas corrientes para cada Vendedor, debía dedicar excesivo tiempo a dicha tarea, y así y todo no lograba enviar un reporte claro, de fácil lectura para los Vendedores.

Solución desarrollada: se creó una planilla que en la cual la administrativa puede “pegar” de manera directa los reportes que recibe en distintos formatos de las distintas empresas, y la propia planilla “se encarga” de “traducir” la información llevando los distintos reportes a un mismo formato, y consolidando toda la información en una hoja, desde la cual luego se obtiene una tabla dinámica, a la cual cada vendedor tiene acceso (a través de la nube, si lo desean desde sus propios celulares), y donde pueden apreciar de manera ordenada y resumida el detalle de las facturas adeudadas por cada uno de sus clientes, desagregado en cada caso por cada una de las 3 empresas sobre las que comercializan los productos. A su vez, el Gerente puede visualizar en cualquier momento el estado de las cuentas corrientes general, y el correspondiente a los clientes de cada uno de los Vendedores.

Mejora lograda: se redujeron al mínimo los tiempos de procesamiento de la información proveniente de las distintas empresas, y se logró que los Vendedores puedan acceder en cualquier momento a la información de las cuentas corrientes de sus propios clientes, de una manera ordenada y clara, lo que evitó que se produjeran inconvenientes en cuanto a vender a sus clientes sin que se hayan regularizado las deudas (cosa que anteriormente ocurría con regularidad). Se permitió el acceso al Gerente a la información de las cuentas corrientes resumida y por vendedor, de una manera clara y prolija (que antes no se tenía).

Caso 4: Gestión de Pedidos en Panificadora.

Situación previa: los pedidos de clientes se registraban en papeles individuales (“papelitos”), que a su vez se iban adjuntando a “un pinche”. Luego alguien tomaba estos papeles, y los pasaba en limpio en una hoja para saber cuánto era lo que había que producir en el día, y qué pedidos había que entregar a cada cliente.

Solución desarrollada: se creó una planilla en Excel en la cual se registra de una manera simple el detalle (cantidades y productos) del pedido del cliente, consignando si el pedido se entrega a domicilio o por despacho, y la fecha de entrega. Al cargar el pedido la misma planilla muestra de manera automática el precio (individual y total) correspondiente a cada producto, así como la aplicación de descuentos por producto o cliente según el caso. Luego, utilizando tablas dinámicas se cuenta con dos reportes, uno que muestra lo que hay que producir cada día para cumplir con los pedidos recibidos, y otro que muestra lo que hay que entregar cada día, identificando el pedido de cada cliente y si el mismo debe entregarse a domicilio o por despacho. La planilla también permite registrar los cobros realizados, los pendientes, y contar con un reporte de la caja diaria.

Mejora lograda: se logró sistematizar con Excel una gestión que se hacía de manera totalmente manual, ordenando de esa manera la información y la gestión, mejorando los controles, y obteniendo reportes que en la situación previa no eran posibles de obtener, o demandaban una importante dedicación de tiempo para confeccionarlos. El cliente tenía en mente como plan alternativo realizar una importante inversión en un sistema, para el cual en el momento no contaban con el presupuesto requerido.

Estos 4 casos comentados en los párrafos anteriores nos sirven para ilustrar importantes eficiencias que se pueden lograr con Excel. (Hay más casos exitosos que no se desarrollan en este artículo por una cuestión de extensión del mismo).

No se puede dejar de mencionar que, para poder lograr estas mejoras, no es tan sencillo como “mandar a capacitar” en Excel a algunos de los empleados, y luego pedirles que diseñen e implementen las correspondientes planillas, sino que será necesario contar con algún empleado que tenga un manejo avanzado de la herramienta y el tiempo para poder dedicar al desarrollo, o lo que termina siendo más práctico y eficaz, contar con la colaboración de un consultor o asesor externo con dominio en la materia.

Si bien como se mencionó al comienzo del artículo, siempre lo más recomendable será sistematizar la gestión empleando un sistema informático ya existente, o uno a ser adquirido por la empresa, Excel (como se demostró con los casos explicados) puede ser una muy buena solución provisoria hasta tanto la empresa se encuentre en oportunidad de implementar la solución a través de un sistema. En algunos casos incluso, las soluciones implementadas terminan siendo complementarias a funcionalidades de un sistema instalado en la empresa que no tiene posibilidades de brindar solución a lo requerido por el cliente (obviamente que en esos casos siempre estará la posibilidad de analizar la conveniencia de un cambio de sistema).