LOS ALCANCES DE LOS SERVICIOS ADMINISTRADOS DE IMPRESIÓN

Managed Print Services (MPS) por sus siglas en inglés o los Servicios Administrados de Impresión, son un conjunto de elementos diseñados para maximizar la productividad y reducir costos de las impresoras, sus insumos, gestión de usuarios y toda una gama de oportunidad de alcance.

Los MPS son una mezcla de servicios de mantenimiento, herramientas de software, soluciones y estrategias personalizadas con la capacidad de transformar tu organización del papel a lo digital, con la única finalidad de ahorrar y descargar trabajo en el área de TI para que su enfoque sea hacia otras oportunidades de mejora de la empresa.

Una de las premisas de los MPS es sin duda el ahorro en papel que gastamos; de acuerdo al Conservatree, se obtienen 17  resmas de papel de un árbol. Una resma es una unidad de medida para contar hojas de papel. Consiste en veinte manos de papel; a su vez, una mano equivale a cinco cuadernillos, y un cuadernillo equivale a cinco pliegos. Por lo tanto, una resma son 500 pliegos (u hojas).

Entonces, por el consumo anual de una empresa que usa una resma de papel por semana, mueren al menos tres árboles. Consecuentemente, el impacto y el alcance no solo son hacia las empresas sino directamente al medio ambiente.

Impactos que se agradecen.

Gracias a los Servicios Administrados de Impresión, vislumbramos una gama de posibilidades de gestiones para las empresas reduciendo en un 50% las huellas de carbono. También, una de los impactos más significativos es la transición de los archivos a la parte digital. Con las diferentes nubes electrónicas, softwares y aplicaciones, el alcance de innovación se hace presente con estos MPS.

Y es que derivado de la pandemia por COVID-19, donde las compañías tuvieron que trasladar sus operaciones a sus hogares, el negocio de impresión, al igual que otros, tuvo una caída relevante, aunado a la tendencia que ya existía de imprimir menos contenido y concentrarse sólo en los documentos de valor, así como el hecho de que la mayoría de los proyectos de impresión figuran en las compañías como iniciativas de ahorro, el área de oportunidad de los MPS es la arte digital. Parece algo contradictorio, que la administración y gestión de estos esté a la baja y nosotros incentivemos para su adquisición, sin embargo, los alcances son muy grandes como por ejemplo:

·     Mantenerse actualizado en las últimas tecnologías, tendencias de fuerza laboral y las tecnologías móviles.

·     Aumento de la productividad de los empleados.

·     Aumento de la competitividad para estar al día con las tendencias tecnológicas.

·     Conservación de la seguridad de la información confidencial como sueldos, direcciones, familiares etc.

·     Ahorro de tiempo de espera de los clientes, proveedores y socios comerciales.

·     Facilitación del trabajo de forma remota.

·     Mayor eficiencia en las entregas de las tareas.

·     Ahorro de tiempo del equipo TI, con menos tickets y llamadas que atender relacionados con el tema.

·     Visibilidad en tiempo real de la flota de impresoras.

·     Información clara sobre consumo de recursos e impacto en costos y CO2 (huella de carbono).

·     Informe de sustentabilidad de la impresora en uso.

·     Mejor control de gastos.

·     Reducción riesgos de incumplimiento.

·     Reducción gastos de impresión.

·     Control y seguimiento de impresiones y copias.

·     Límite de cuotas de impresión de usuarios y de cuentas presupuestarias.

·     Firmas electrónicas.

·     Escaneo de documentos.

·     Utilización de nubes.

Optimiza tu empresa.

En Optimización Corporativa, estamos seguros que los beneficios económicos, son un gran aliciente para tu empresa, pues ahorramos hasta en un 30% el costo de egresos en tareas relacionadas directamente con documentación. Estos es posible gracias al monitoreo de los equipos, facilitando la administración en tu negocio desde el área técnica, pasando por consumibles y gestión de TI. Por otra parte, garantizamos que el alcance ecológico se convierta en una gran  responsabilidad ambiental.

Asimismo, la rentabilidad empresarial no es excluyente y tu organización puede satisfacer ambas demandas con las soluciones correctas, esto se logra con el debido asesoramiento, gestión y claro con el software de Servicios Administrados de Impresión personalizado para tu compañía.

Al obtener una gestión adecuada el impacto directo se ve reflejado en la reducción de consumo de papel, energía eléctrica y minimizando los desperdicios. El número promedio de impresiones de una PyME en México es de 1500 impresiones (según el giro de la empresa). Así pues, lo alcances de los MPS son grandes y que se traducen en beneficios y ahorros directos; son la necesidad de una empresa, son las soluciones para la innovación y evolución empresarial.