Los límites en un proceso de Debida Diligencia en temas de LA/FT

En tiempos de los sistemas de administración riesgos, sea Sarlaft 4.0, Sagrilaft, las normas anticorrupción, las relacionadas con el medio ambiente y también las que buscan proteger los derechos humanos, existe un denominador común, es la necesidad de aplicar procesos de debida diligencia, un concepto que en general se entiende como una serie de actividades que nos permiten conocer información sobre un tercero o contraparte, la cual nos permite conocer bien sea su reputación, su capacidad, su ubicación, su experiencia, su solidez, sus antecedentes o anotaciones legales y toda esa información que nos permite a través de la aplicación del procesos de tratamiento del riesgo, identificar, medir, controlar y monitorear las operaciones de una compañía con un enfoque basado en riesgos.

Ahora bien, son diversas las metodologías que en medio de una debida diligencia y/o una debida diligencia ampliada o intensificada se pueden implementar con el propósito de buscar información relevante de nuestros potenciales clientes o proveedores, o de quienes ya lo son y deseamos monitorear su comportamiento, estas van desde buscar a través de herramientas gratuitas en la web como google earths para corroborar la ubicación e imágenes de un establecimiento o domicilio de una sociedad, hasta la visita a la misma por parte del personal de cumplimiento o un tercero contratado para eso, solo para dar inicio a un proceso de conocimiento del cliente o proveedor, pasando por las muy conocidas listas restrictivas vinculantes y otras que nos puedan indicar algún dato público sobre los terceros materia de verificación, incluso investigar sobre su comportamiento en el vecindario, otros clientes, búsqueda en prensa y otras fuentes también públicas que permiten validar su perfil de riesgo, todas estas por supuesto fuentes públicas.

¿Cual es limite de una debida diligencia incluso ampliada o intensificada? Si la respuesta la esgrime un experto en riesgos este dirá, depende del apetito de riesgo, si la da un abogado seguramente diría todo lo que le esté permitido, algún otro agregaría que todo lo que se le ocurra a alguien preguntarle despues el porque no lo hizo si lo podía hacer. Pues bien tengo una postura menos extremista y es una serie de pasos que de manera eficaz logren responder algunas preguntas que la autoridad le pueda preguntar en el futuro, por ejemplo ¿Ud. verificó y documentó la existencia real de la empresa, sociedad o domicilio de su contraparte? ¿Ud. verificó las listas restrictivas, nacionales e internacionales, tiene como demostrarlo? ¿Usted documento el procedimiento que utilizó cuando se presentó una operación inusual, aclaró sus dudas? ¿Usted hizo ajustes a su matriz de riegos, cual fue la causa de las acciones de mejoramiento de sus proceso de control, quedó todo documentado? ¿Usted aplicó en algún momento un proceso de debida diligencia a las contrapartes de sus contrapartes? ¿Continuo o suspendió usted las operaciones comerciales con terceros o contrapartes que no quisieron entregar información de actualización o despejar dudas o inquitudes presentadas como oficiales de cumplmiento y docuemento esto? ¿informó usted a la gerencia o junta directiva de este incidente, inconveniente, dudas o recomendaciones del área de cumplimiento y esto está documentado?

Como se puede observar el denominador común es documentar sus procesos y procedimientos de debida diligencia, así como los resultados obtenidos, cualquiera que se la metodología que aplique debe documentar todo lo que hace, las actividades son infinitas, pero si tiene un límite, el límite legal, lo que ud no puede hacer es lo que está prohibido en la ley, usted no puede acceder a información reservada o confidencial de su contraparte sin previa autorización, usted no puede vulnerar la confidencialidad de los despachos judiciales o información de bases de datos de la Fiscalía General de la Nación para conocer información reservada, usted no puede extraer información de los bancos, en resumen las metodologías aplicadas en los procesos de debida diligencia si tiene un límite.