Los plazos cuando vendes a la administración.
Luis Gracia Adrián
Refuerzo a contratistas para mantenerse al día, licitar aprovechando las zonas grises y ejecutar contratos sin cruzar lineas rojas.
Resumen en 259 palabras - 2 minutos de lectura
En la Ley de Contratos del Sector Público hay hasta 182 menciones a plazos, 113 de ellas medidas en días.
Entre esos 182 plazos hay algunos que afectan directamente, que conciernen especialmente, otros que interesan aunque no dependan del licitador, y otros... que nunca nos afectarán.
No hay que conocerlos, ni memorizarlos. Porque cuando haya un plazo que se debe cumplir estará siempre escrito, en el requerimiento que haga el órgano de contratación, en el Pliego de Cláusulas Administrativas, o en el Pliego de Prescripciones Técnicas.
Basta con leerlos, para tenerlos en cuenta y gestionarlos.
Es un fastidio que la administración no cumpla los plazos. Queremos que la actuación de la administración sea ejemplar, excelente, precisa, impoluta, justa, y por supuesto puntual.
Pero es que en muchos casos nos olvidamos de que detrás de cada plazo, de cada trámite, hay personas. Y dónde está la persona está el peligro.
Un expediente de contratación estándar tiene en torno a 20 pasos que necesitan entre 3 y 6 meses para completarse, y que además dependen de varias personas. Es normal que moleste que se incumplan plazos, tanto como normal es que pasen cosas y haya retrasos cuando hay personas de por medio.
Está claro que algo tan obvio no justifica los retrasos. Aunque no es difícil entender porqué ocurre.
Menos mal que, al fin y al cabo, lo normal es que los plazos se ajusten a lo previsto, a lo que puede entenderse como normal y razonable.
Especialmente en el caso del plazo que más importa: el de cobrar las facturas.
Hasta aquí el resumen.
Este artículo resume/transcribe el episodio 65 del podcast ‘Contratación Pública’ que se puede escuchar a través de Spotify, Apple Podcast, iVoox, y en cualquier reproductor de podcast.
Esta cuestión de los plazos es relevante porque toda la actividad administrativa que acompaña a la tramitación de la adjudicación de un contrato público, incluye plazos. Hay plazos para todo.
Y es que aunque puede parecer que quienes hacen las leyes, los legisladores, no acaban de confiar en la diligencia de los funcionarios que han de llevar a cabo los trámites que son necesarios para adjudicar un contrato público.
Más bien lo que se hace en la ley es poner plazos para que haya una certeza sobre cuándo han de pasar las cosas, y también sobre cuándo podemos esperar que pasen.
El caso es que, sea una u otra la voluntad del legislador: la Ley de Contratos del Sector Público contiene abundantes y continuas referencias a los plazos.
Los plazos en la contratación pública
Traigo este tema a raíz de una consulta que me hizo hace unas semanas Carmen, una antigua alumna.
Su empresa había presentado una oferta a mediados-finales de enero para una licitación que fue convocada en el mes de diciembre.
El contrato les interesa mucho, hay una facturación importante en juego, y sabían que el órgano de contratación también tenía interés en que aquello se empezase a hacer pronto, tampoco tenían especial prisa o urgencia, pero en la licitación se preveía que el contrato estuviera en marcha en primavera.
Sin prisa, pero sin pausa.
Además, en diciembre de pensar en tener el contrato en marcha en primavera era algo perfectamente posible. Había tiempo suficiente para que eso pasase de forma natural.
Todo hacía prever que en el mes de febrero, a lo sumo primeros de marzo, se conocería a la empresa adjudicataria del contrato, y que efectivamente el contrato estaría en marcha para finales de marzo o primeros de abril.
Presentaron su oferta a mediados de enero, las semanas fueron pasando, se hicieron algunos trámites, se publicaron algunas actas de la mesa de contratación en el perfil de contratante, pero aquello no se movía.
Algo pasaba con la adjudicación, se consultó al órgano de contratación, y su respuesta fue que sí, que todo sigue adelante, que pronto se adjudicará el contrato.
Sin saber porqué no adjudican, y ya en mayo, así estaba la situación.
Y esta antigua alumna, me pregunta:
Y las respuestas son: sí, y sí.
Para responder a estas dos cuestiones y también para hablar de plazos comentaré lo siguiente.
El comportamiento que esperamos de la administración
Pero antes, déjame llamar la atención sobre una cosa:
Normalmente exigimos, o esperamos, de la administración una actuación precisa, impoluta y ejemplar.
Perfecto, ya que:
Por tanto estamos pidiendo en la misma medida en que se nos exige, y por eso esperamos un comportamiento ejemplar y, por supuesto, ajustado a derecho.
En el sector privado admitimos, hasta cierto punto, informalidades, retrasos, errores, fallos, aceptamos de todo.
Ahora bien, cuando se trata de una administración, o un ente público, la cosa cambia, medimos de otra manera. Nos ponemos rigurosos.
Pero lo público y lo privado tienen una cosa en común: personas.
Y como decía mi abuela: Donde está la persona, está el peligro.
La cuestión es que, siguiendo el ejemplo de lo de ir a 140 por la autovía, cuando todos los coches sean autónomos, cuando sean conducidos por ordenadores y no por personas, ninguno pasará de 120 kilómetros por hora, ni se acercará a menos de 100 metros del coche de delante.
Mientras tanto, personas, y peligros.
La posición del licitador o contratista frente a los plazos.
Nosotros somos licitadores, contratistas, y también nos afectan los plazos.
Esto es algo que está bien conocer, aunque es algo sobre lo que poco se puede hacer, excepto cumplirlos y respetarlos escrupulosamente.
Los plazos son algo que no depende de nosotros, y si bien es cierto que en algún momento podemos jugar con ellos, algo que hay que hacer con sumo cuidado, lo normal es que nos vengan impuestos, o por la ley, o por el órgano de contratación, o por lo que se haya establecido en el Pliego de Cláusulas Administrativas o el Pliego de Prescripciones Técnicas de cada licitación.
Está claro que tener conocimiento sobre los plazos ayuda a comprender cómo funcionan las cosas. Esas cosas que pasan en la administración y que aunque no sean de nuestra competencia, nos acaban interesando porque nos afectan, y porque nos ayudan a entender cómo funcionan las cosas.
Así que aún siendo sujetos pasivos, aún siendo meros cumplidores de plazos, está bien conocer cuales son y cómo se manejan, ya que hay plazos prefijados para casi todo.
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Los plazos en la Ley de Contratos del Sector Público
Y es que, en la ley hay hasta 182 menciones a plazos, 113 de ellas medidas en días.
Algunos de los plazos más interesantes desde nuestro punto de vista.
Estos son solo algunos de los plazos que se manejan en la Ley de Contratos del Sector Público, los que más afectan o interesan a los licitadores o contratistas.
No hay que aprenderlo, hay que saber que existe, que la Ley de Contratos del Sector Público establece plazos para casi todo, y que cuando exista un plazo que afecte se verá escrito donde tenga que estar escrito.
Volviendo a la historia de Carmen vamos a contestar a las preguntas que me hizo sobre el caso de la licitación sin adjudicación.
Recapitulemos:
Las preguntas que hizo Carmen fueron:
Primera pregunta: ¿Pueden hacer esto?
Y la respuesta es NO. La Ley de Contratos del Sector Público establece unos plazos para abrir las ofertas y adjudicar el contrato. El órgano de contratación debe cumplir con los plazos que le manda la Ley.
Si claro. No pueden hacerlo… pero... ¡lo hacen!
¿Es un incumplimiento grave de la ley? No, es un retraso que tendrá sus motivos.
¿Consecuencias? Ninguna.
¿Puedo quejarme? Sí, pero no servirá de nada.
¿Por qué se retrasan a sabiendas de que incumplen una ley? Pues porque no es nada grave ni que perjudique a nadie. Por eso, y porque un retraso es algo normal, habitual. Porque todo el mundo asume que las cosas de palacio van despacio, unas veces más que otras, eso sí.
La segunda pregunta era: ¿hay un plazo para adjudicar el contrato?
Efectivamente, hay un plazo.
Una vez recibidas las ofertas el órgano de contratación tiene que abrirlas en un plazo de 20 días naturales. Cosa que sabemos que en este caso el órgano de contratación hizo.
Una vez abiertas y conocidas las ofertas, la mesa de contratación tiene que proponer un adjudicatario en los siguiente 15 días, 30 días si es que hay criterios de adjudicación subjetivos, sujetos a juicio de valor.
Osea que si todo hubiera sido normal este contrato tendría que haber sido adjudicado para mediados-finales de febrero, lo que hubiera permitido formalizar a primeros de marzo y empezar a ejecutar en la misma fecha. Tal y como se había previsto.
Respondidas las preguntas, y para que conozcas el fin de la historia de Carmen con esta licitación: El contrato se ha adjudicado esta misma semana. Con un retraso de unos... tres meses.
Y por lo que hemos podido saber, el motivo del retraso fueron dos bajas laborales de dos personas distintas: la que tenía que hacer el informe sobre los criterios sujetos a juicio de valor, y otra persona que formaba parte de la mesa de contratación.
La baja de estas personas, y el trabajo acumulado durante su ausencia, que el contrato tampoco era algo urgente, dan como resultado los tres meses de retraso.
Plazos y trámites en un expediente de contratación.
Una cuestión que no nos ocupa, pero que nos preocupa.
Por eso está bien que entendamos que tramitar un expediente de contratación es algo complicado. Y complicado es algo que es complejo y difícil a la vez.
En este caso, complejo, porque está compuesto por muchas partes, que aunque sean partes similares entre sí y que tienden a un mismo fin, son muchas.
Y difícil por el esfuerzo que cuesta sacarlo adelante. Un esfuerzo que depende de muchas personas y que sobre todo es largo en el tiempo.
Y es que un expediente de contratación tiene en torno a 20 pasos, y todos esos pasos necesitan entre 3 y 6 meses para llevarlos a cabo.
Lo que para nosotros empieza y acaba prácticamente con la presentación de la oferta, para las personas del órgano de contratación empezó hace un par de meses, y acabará unos dos meses después de que se hayan presentado las ofertas.
Todas estos plazos dependen del procedimiento de contratación que se emplee, de los criterios de adjudicación, y de alguna cosa más, pero puede durar entre 3 y 6 meses. Es mucho tiempo.
La ley no ha previsto un proceso de compra ágil, lo ha previsto seguro, transparente, fiscalizado, con fondos suficientes para pagar las facturas, y todas esas garantías cuestan tiempo.
Es preferible lento y bien hecho, que rápido y chapucero. Si un proceso con muchos pasos y garantías jurídicas sirve para garantizar un proceso transparente y fiscalizado, además de que existan fondos para pagar las facturas, es mejor para todos.
La solución a todo esto de los plazos es sencilla. Se trata de anticiparse, de organizarse un poco. Que en un expediente de contratación estándar hay en torno a 20 pasos que dependen de varias personas y llevan su tiempo, y que por eso es normal que pasen cosas y que en algunos casos los plazos se alarguen.
Lo habitual viene siendo que los plazos se ajusten a lo previsto, a lo que puede entenderse como normal, razonable. La excepción son las demoras e interrupciones como las que motivaron las preguntas de Carmen.
Plazos importantes, y plazos de interés en la contratación pública.
Plazos “línea roja” son, para nosotros:
Si nos saltamos cualquiera de estos plazos, nos quedamos fuera.
Por eso, todos los plazos son importantes, pero estos más.
Aunque, cuando haya plazos para hacer algo el órgano de contratación siempre lo hará saber, siempre se podrá leer. No hace falta memorizar ni conocer todos estos plazos, ya se encargará el órgano de contratación de recordarlos.
Hay que saber que existen plazos y que hay que cumplirlos, por interés propio.
También hay algún plazo que el órgano de contratación incumple y que cuando lo hace es en nuestro beneficio, como es el caso del plazo para pedir información adicional sobre los pliegos y la documentación de una licitación.
Un plazo que es de hasta 12 días antes de que finalice el plazo de presentación de ofertas, pero que normalmente los órganos de contratación se saltan contestando dudas hasta 3 y 4 días antes de la finalización del plazo de presentación de ofertas.
Así que en este caso, que el órgano de contratación no sea riguroso con el control de los plazos nos beneficia.
Y un plazo muy importante, el plazo más importante, y que también se viene cumpliendo, el plazo para pagar las facturas.
Y es que en tanto en la administración general del estado como en la mayoría de los Ayuntamientos y gobiernos regionales lo normal es cobrar antes de que se agote el plazo de 60 días que prevé tanto la Ley de Contratos del Sector Público, como la Ley 3/2004 por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales.
Este artículo resume/transcribe el episodio 65 del podcast ‘Contratación Pública’ que se puede escuchar a través de Spotify, Apple Podcast, iVoox, y en cualquier reproductor de podcast.