Los requisitos para los Recursos Humanos en la Norma ISO 9001:2015
Dentro de la nueva estructura de la Norma ISO 9001:2015, podemos encontrar algunos apartados que están relacionados directamente con la estructura organizativa y los requisitos para las personas que intervienen en los procesos de la organización.
Los principales apartados son:
- 5.3 - "Roles, responsabilidades y autoridades en la organización."
- 7.1.2 - "Personas."
- 7.1.6 - "Conocimientos de la Organización"
- 7.2 - "Competencia"
5.3 "Roles, responsabilidades y autoridades en la organización"
Tanto la responsabilidad como la autoridad con la que cuenta cada persona debe ser acorde con las funciones que desempeña dentro de los procesos establecidos, esto quiere decir, que la persona debe poseer el poder de decisión suficiente para lograr los resultados esperados.
Cuando las interacciones entre áreas, departamentos, unidades de negocio, y/o procesos se tornan complejas, creemos que es necesario la descripción adecuada de las funciones, responsabilidades y autoridades. Esta descripción, no debe admitir duda o equivocación, la misma debe ser clara.
Es importante determinar las responsabilidades cuando:
- Se lleva a cabo una modificación en la estructura de la organización, creándose nuevas áreas o puestos de trabajo.
- Se desarrollan o implementan de nuevos procesos.
- Se produce la modificación en un proceso.
- Se planifican nuevos objetivos.
- Etc.
La asignación de funciones, responsabilidades y autoridades es una parte indispensable para el desarrollo normal de los procesos de un sistema de gestión de la calidad.
Para conservar la información documentada apropiada y lograr el cumplimiento de este apartado, será la misma organización la que podrá decidir hasta donde desarrollar formalmente la definición de este requisito. Por ejemplo, podemos optar por definir:
- Descripciones de perfiles de puestos.
- Organigramas.
- Incorporación en los procedimientos, instrucción, registros o diagramas de flujos,
- Capacitaciones.
- Etc.
5.3 "Personas"
Para este apartado, cabe preguntarnos ¿Cómo y cuándo establecemos la necesidad de personas dentro de la organización?
Una adecuada asignación de las personas, resulta indispensable para realizar una correcta planificación de los procesos y durante la revisión por la dirección se deberá definir y tomar acciones sobre los recursos humanos.
7.1.6 "Conocimientos de la Organización"
El conocimiento dentro de la organización debe ser gestionado para asegurar los resultados esperados.
Cada vez que se inicia un proceso debemos establecer las necesidades de conocimientos que deben poseer las personas involucradas en el mismo.
Debemos tener en cuenta, que el propio desarrollo de actividades y la experiencia de las personas, generan un conocimiento adicional.
Para desarrollar los conocimientos en nuestra organización podemos:
- Realización capacitaciones.
- Realización de reuniones de equipos de trabajo.
- Documentación compartida.
- Identificación de las fuentes de conocimiento.
- Etc.
7.2 "Competencia"
Un sistema de gestión de la calidad es más efectivo cuando todas las personas se involucran, entienden y aplican las habilidades, formación, educación y experiencia necesarias para desempeñar sus roles y responsabilidades en los procesos.
Es responsabilidad de la dirección proporcionar las oportunidades a las personas para desarrollar estas competencias necesarias y se deberá evaluar el desempeño de las mismas de acuerdo con sus funciones.
CHECKLIST
A modo de auto evaluación para nuestra organización, nos podremos preguntar:
- ¿Cómo se definen y comunican las responsabilidades y autoridades del personal?
- ¿Se han definido las habilidades y conocimientos necesarios?
- ¿Cómo registramos la capacitación de las personas?
- ¿Cómo nos aseguramos de la competencia de las personas? y ¿Cómo se evalúa la eficacia del proceso que determina la competencia?
- ¿Existe evidencia del análisis de las necesidad de contar con las personas necesarias para llevar a cabo los procesos y cumplir con los resultados esperados?