Los seis pasos para la evaluación de un ERP en la nube.

Actualmente estamos viendo que las empresas en México están en una importante disyuntiva y que es el hecho de que ha surgido una buena y nueva oferta de soluciones ERP que sacan ventaja de la nube y que les permite iniciar un proceso de evaluación para cambiar las soluciones on premise que tienen actualmente o quitar sus sistemas contables que cubrían solo una parte de la problemática.

El principal generador de esta necesidad es el que las empresas y sobre todo sus áreas de sistemas están recibiendo mucha presión para la disminución de costos y quieren hacer que los presupuestos que se venían gastando en tecnología disminuyan.

Ante la mencionada situación aquí exponemos cuales deben ser esos criterios que el director de sistemas debería vigilar para asegurar saca provecho de esta nueva tecnología y renovarse sin olvidar la innovación que con lleva el tener soluciones en la nube.

Nube / On Premise

Seguramente habrá dudas de si debe o no irse por una solución en la nube y esa respuesta será difícil de responder hasta tener un caso de negocio terminado, por lo cual la mejor alternativa es que se declaren los objetivos de negocio que perseguimos para iniciar una evaluación, los cuales en muchos casos podrían ser por falta de funcionalidad o quizá por buscar una disminución en el costo total de propiedad.

Así pues, con los objetivos de negocio en mente proponemos que se sigan los siguientes pasos para la evaluación de ERP.

1.      Objetivos de negocio

2.      Funcionalidad requerida                                   

3.      Rango de presupuesto                                     

4.      Proceso de evaluación

5.      Caso de Negocio

6.      Socio tecnológico

Al tener claros los objetivos que persigue el negocio la recomendación es definir cuál es la funcionalidad que requerimos y tener claro que queremos que haga el sistema. Para resolver este tema muchas empresas tienen entrevistas con todos los usuarios con el fin de conocer que requieren y ponerles prioridades, inclusive en ciertos casos de aquí se deriva un RFP (Request for Proposal) que puede ser enviado a los concursantes para asegurar cubren todos los requerimientos.

La funcionalidad que definamos debe quedar bien documentada y autorizada por la dirección para efectos de tener claro lo que se buscará con los diferentes jugadores del mercado.

Posteriormente debemos definir un presupuesto o un rango de presupuesto que deseamos destinar para resolver los objetivos de negocio, el cual debe incluir la inversión en hardware, software, servicios de puesta en marcha y servicios continuos para mantener toda esta operación funcionando.

Antes de iniciar el proceso de evaluación hay que decidir el equipo de trabajo de nuestra empresa que participara en la evaluación y definición de la solución tecnológica, vale la pena contar con gente de varias áreas de la empresa para darle el punto de vista holístico de toda la empresa.

El siguiente paso será el iniciar el proceso de evaluación donde se envía a los diferentes proveedores el detalle de requerimientos y que dado que no hemos decidido si es en la nube o no, es recomendable incluir dos tecnologías on premise y dos en la nube; vale la pena evaluar desde el inicio al socio tecnológico que implementa dicha tecnología.

El proceso de evaluación no debe ser demasiado amplio se sugiere tomar un máximo de 3 meses donde los concursantes presenten sus soluciones que responden a los requerimientos que tenemos, buscando siempre enfocarnos en dicho requerimiento a pesar de las diferentes sugerencias que vendrán en el camino.

Como cierre del proceso de evaluación debemos incluir el caso de negocio, el cual se convierte en la herramienta medular para la toma de decisión ya que incluiremos en ello todos los datos y costos, por lo que se sugiere incluir los siguientes:

-         Capacidad (usuarios) y funcionalidad

-         Update y actualización de las versiones del software

-         Herramientas móviles (interfaz de usuario)

-         Futuro crecimiento nuevos módulos

-         Integración con otras aplicaciones

-         Mejores prácticas (flexibilidad)

-         Costos de implementación

-         Medición de cómo lograr los factores críticos de éxito

-         Herramientas de inteligencia de negocios

-         Aprovechamiento de la nube (disminución de costos)

Tomando en cuenta estos factores tendremos una definición de que tecnología seleccionar, y el cierre del tema será la selección del socio tecnológico donde debemos buscar una empresa que se convierta en mi asesor de confianza y me acompañe en este camino a la nube, dándome consejo a lo largo de la travesía.

Para la definición de que empresa debemos considerar sus experiencias en empresas similares, platicando con sus referencias que nos den la tranquilidad y apoyo.