Media Training: Cuando te preparas para que la gente te crea

 

El media training (entrenamiento en medios) es la capacitación que reciben los miembros que deben representar a su organización -empresarial o política- ante los diferentes medios de comunicación con el objetivo esencial de comunicar los mensajes claves sobre ella, especialmente en momentos de crisis o cuando la planificación estrategia de comunicación de la institución así lo amerite.

 Su principal propósito es lograr que los portavoces entiendan cómo funcionan todos medios de comunicación, pero sobre todo, como piensan y actúan los periodistas de manera que puedan lograr satisfacer sus necesidades de información sin dejar a un lado el objetivo esencial de la organización con esa entrevista.

La primera pregunta 🤔

¿Tenemos algo que decir? Por favor que sea de interés general: novedoso y de actualidad. La recomendación es que solo vaya a una entrevista o envíe una nota de prensa cuando tenga algo importante que comunicar. Si es cierto que la comunicación construye la imagen de una organización no es menos cierto que una mala gestión de ella puede destruirla.

No es que el Media Training esté reservado para lo que tienen algo que decir a los medios, sino que los medios si están reservados para los que tienen algo importante que informar.

¿Quién será tu portavoz? 🗣

Recordemos que si el mensajero no es creíble el mensaje tampoco. El portavoz o vocero de una entidad debe reunir las características necesarias para que con su sola presencia se genere un ambiente de confianza, interés y credibilidad las que a tu vez sirvan como tierra fértil a los mensajes que queremos posicionar en la mente de nuestros públicos.

Otras características indispensables:

·         Autoridad

·         Ausencia de protagonismo: el protagonista es el mensaje no el mensajero

·         Capacidad de síntesis

·         Disciplina y control de nervios

·         Empatía e identificación con la organización que representa

 Así se comunican un portavoz 🙏

El mensajero siempre tiene claro que su razón de ser es el mensaje, que existe por él y que está en los medios para entregarlo, sabe que el mensaje en todo momento se revelará al inicio de su intervención.

Su lenguaje es simple, pero impacta:

·         Sin tecnicismos

·         Breve y conciso

·         Va de inmediato grano

·         Aporta ejemplos

·         Ofrece las cifras imprescindibles: usa porcentajes y suele redondear 

·         Al final reitera el mensaje

 Cuando va a la televisión 📺

El portavoz sabe que la televisión es uno de los medios de comunicación más influyentes: el que más comunica por integrar sonido e imagen, de ahí que siempre tenga en cuenta los siguientes puntos a la hora de participar en una entrevista de televisión:

·         Llega temprano al estudio de TV para conocer el terreno.

·         Viste de forma confortable y con ropa en buen estado: conoce los colores que le quedan y lo que comunica cada uno, pero sobre todo sabe que las rayas y los cuadros no son amigos de este medio de comunicación.

·         Se maquilla para evitar el brillo de la piel frente a las cámaras.

·         Sabe que es profesional preguntar de que trata la entrevista y que esto le ayudará a preparar mejor su participación.

·         Está seguro de que es determinante conocer cuál será la primera pregunta que le harán; podría definir el curso de la entrevista.

·         A la hora de sentarse lo hace erguido, con la espalda recta y con las manos visibles para trasmitir confianza y transparencia.

·         Evita los tics que puedan ser sinónimos de nerviosismos.

·         Sus respuestas son breves y claras

·         Mira al entrevistador en lugar de a las cámaras, pues esta consciente que desviar la mirada podría interpretarse como evasión o inseguridad.

·         Nunca mira su reloj, mirarlo sería una demostración de impaciencia.

 Conoce perfectamente la radio 📻

Al igual que a las entrevistas de televisión, el portavoz llega temprano a la cabina donde se realizará la entrevista, esto para sentirse más cómodo y hacer un reconocimiento del lugar.

Tiene todo su interés en el micrófono y por eso le habla a él, pues conoce que en su voz está toda la atención de los radioescuchas, los destinatarios finales de su mensaje, ellos constituyen la razón de su puesta en escena por lo que no puede permitirse no ser escuchado o ser mal interpretado.

Al final tiene siempre presente que cuando visita un medio de comunicación no debe decir lo que no le gustaría que se reprodujera en él, esto, aunque haya terminado la entrevista y los equipos de grabación luzcan apagados.

Sus estrategias en los medios escritos 📜

En el mundo de los medios de comunicación, los periódicos y otros informativos de formato escrito son los que aún conservan mayor credibilidad ante la opinión pública, esto amen de los golpes que han provocado las redes sociales a esta credibilidad con la fácil propagación de los infundios a través de ellas; el portavoz lo sabe y por eso tiene sus estrategias a la hora de comunicar en ellos.

Muestra especial interés en la línea editorial del medio en cuestión y el alcance del mismo; sabe que es fundamental para formular sus respuestas.

Piensa en función de titulares: usa expresiones cortas que por su interés y valor periodístico podrían convertirse en el titular del medio, esa era su intensión como vocero.

Siempre tiene a mano toda la información (estadísticas, informes, estudios) necesaria para apoyar sus respuestas y toda la intensión de compartirla con el periodista, no solo de forma oral, sino también una copia de estos escritos.

Para él es importante que la entrevista quede grabada y así tener constancia de sus respuestas en caso de que haya sido sacado de contexto o para una posterior evaluación, esto le permitirá estar preparado tras la publicación de la entrevista.

Aunque se cuida, respeta mucho el trabajo del periodista y no le exige ver su trabajo antes de ser publicado, sino que confía en su preparación como portavoz y en la fidelidad de las informaciones que ofreció.

 Su experiencia no lo traiciona 🔑 

Aunque por años haya enfrentado diferentes situaciones en los medios de comunicación, tiene siempre presente la frase del exsecretario de estado de los Estados Unidos, Henry Kissinger, durante una rueda de prensa en la Casa Blanca: “Espero que tengan preparadas sus preguntas para mis respuestas”.

Finalmente, busca ayuda 👊🏿

El portavoz conoce su organización y está identificado con ella, pero está consciente de que no lo sabe todo y puede perfectamente identificar los momentos en que debe buscar la ayuda de un especialista que le haga entender los temas que no domina y otro que le de las técnicas para comunicarlos de forma efectiva.

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Por Miguel Otáñez, especialista en visibilidad y posicionamiento.